Как предприятия получают выгоды при переходе на электронный документооборот с контрагентами

По оценочным данным налоговой инспекции, в России ежегодно создаётся более 12 миллиардов счетов-фактур, а с учётом другой бухгалтерской «первички», объём документооборота превышает 25 миллиардов. Кроме того, документы приходится по закону хранить в течение пяти лет. Это не только большой объём бумаги, но и значительные расходы на ведение документооборота, а также ощутимые риски убытков из-за человеческих ошибок.

Первая волна развития электронного обмена данными в России была связана с переводом внутреннего документооборота компаний в электронный вид. А в последние несколько лет аналогичный тренд наметился и в сфере внешнего документооборота – с поставщиками, покупателями, деловыми партнёрами, госорганами.

Широкое распространение получил обмен логистическими EDI-сообщениями в основном для быстрой и точной передачи данных по заказам и поставкам. Однако, наибольший интерес представляет переход предприятий на новый формат работы, где счета-фактуры, товарные накладные и акты передаются в электронном виде, подписываются электронной подписью и при этом являются юридически значимыми.

Документооборот такого рода внедряется уже не только для удобства и скорости, но и для полного избавления от бумажных аналогов. Особенно тех документов, которые требуют подписи и могут быть доказательством в суде. По некоторым документам возможна сдача электронных версий в налоговую, что уже становится обязательным требованием ФНС.

Универсальные помощники в передаче таких документов – провайдеры электронного документооборота, имеющие необходимые технические инструменты и лицензии. 

Работать с документами, как правило, можно через личный кабинет в интернете, либо прямо в учётной системе предприятия, если она интегрирована с платформой электронного документооборота.

Чтобы электронный документ обладал полной юридической значимостью, нужна электронная подпись, определяющая личность подписанта, его должность и компанию. Современные технологии гарантируют, что по подписи можно чётко определить её подлинность – относится ли она именно к данному оригинальному документу или нет. При попытке подменить подпись или сам документ этот факт легко проверяется.

Электронные счета-фактуры

В России с начала 2010-х годов активно внедряются электронные счета-фактуры. Их используют торговые сети, производители и дистрибьюторы, принимает для отчётности налоговая. Бумажные версии документов несут массу неудобств, начиная от невозможности быстро исправить возникающие ошибки при поставках, затянутости пересылки счетов во времени и заканчивая большими операционными расходами на канцелярию и хранение документов.

Электронные счета-фактуры избавили бизнес от многих проблем. Документы стало возможно высылать в считанные минуты сразу же после приёмки товара, чтобы закрыть сделку. Предприятия смогли отказаться от хранения бумаги до востребования налоговой. Новые технологии помогли автоматически вводить данные в учётную систему и также их автоматически проверять. Это позволило уменьшить затраты на курьеров, экспедиторов, печать и обработку документов.

Особую выгоду смогли извлечь плательщики НДС, избежав ряда ошибок, которые были причиной отказов в вычетах. Электронные счета-фактуры помогли минимизировать риски при кросс-проверках книг продаж и покупок.

Товарные накладные

Электронные товарные накладные (или ЭТОРГ12) являются следующим логичным этапом перехода предприятия на полный цикл электронного документооборота, когда внедрение электронных счетов-фактур проходит успешно. Впрочем, перевод этих документов в новый вид можно проводить одновременно со счетами-фактурами. Технически этому ничего не препятствует.

Накладная предназначена для оформления операций по отпуску и приёму товарно-материальных ценностей. В идеале, при обеспечении кладовщиков и экспедиторов электронной подписью, бумажные аналоги накладных вообще не нужны. Накладная в электронном виде передаётся напрямую через каналы связи получателю, отдавать её водителю на руки не требуется. Одни из основных преимуществ, кроме экономии затрат на бумагу, связаны с защитой покупателей от недобросовестных поставщиков и сокращением времени для получения полного пакета документов в электронном виде.

Если провести интеграцию учётной системы с платформой ЭДО, то можно добиться лёгкой конвертации документа в формат ФНС, подписывать документы автоматически, хранить всё в электронном виде, доступном в любое время. Выгоды для своего предприятия каждый предприниматель может подсчитать самостоятельно.

Акты приёма-передачи

Электронная форма Акта приёма-передачи используется как дополнительная возможность оперативно зафиксировать результаты передачи товарно-материальных ценностей. Это намного быстрее, если документ отправлялся бы с водителем-экспедитором. Кроме того, зафиксированные в Акте данные прозрачны, что позволяет упростить учёт.

Акт выполненных работ

Помимо передачи товаров, есть точно такие же возможности по быстрой фиксации результатов оказания услуг через электронный документооборот. Для этой цели используется формат Акта выполненных работ, отдельно зафиксированный в налоговой.

Подписанный электронной подписью и переданный через провайдера, такой документ полностью пригоден как полноценная заменой бумаге. В том числе, при проверках любого рода.

Документ свободного формата

Это весьма интересный тип документа, позволяющий перевести в электронный вид любой документ в свободном читабельном формате – MS Word, Excel, PDF, сгенерированные печатные формы, TXT, файлы с изображениями JPEG, BMP и т. д.

Переданный через сертифицированного провайдера с применением электронной подписи, такой документ будет признан, например, арбитражным судом. Эта возможность законодательно обеспечена уже давно, а сегодня уже наблюдается её повсеместное использование.

Например, такую опцию используют компании, которые дистанционно подписывают договоры, выставляют счета, отправляют отчёты и официальные уведомления в свободной форме, заверяя их электронной подписью.

Любая «бумажная» подпись при должном подходе может быть заменена на электронную, со всеми вытекающими преимуществами. Для этого не требуется специальных и дорогих программ, кроме небольшой утилиты для использования самой подписи.

Компании, которые внедрили у себя перечисленные типы электронных документов, в комплекте с основными видами EDI-сообщений, сопровождающие бизнес-процессы в цепочке поставок, могут с полным правом назвать себя прогрессивными и предусмотрительными.

Пионерами внедрения электронных счетов-фактур и других юридически значимых электронных документов стали крупные российские ритейлеры. Компания X5 Retail Group, в которую входят сети «Карусель», «Пятёрочка» и «Перекрёсток», начала переводить на новый формат работы своих поставщиков ещё в 2012 году.

Приступая к реализации проекта, X5 Retail Group ставила перед собой цели: сократить время обработки одного документа с 30 до 5 минут, значительно снизить затраты на бумагу, оргтехнику и пересылку документов, ввести единый каталог продукции для работы с разными поставщиками и, наконец, свести к минимуму число ошибок, обусловленных ручным вводом информации.

При поиске решения X5 Retail Group поставила высокую планку и провайдерам услуг электронного документооборота. Ediweb стал одним из них, предложив для работы собственную платформу.

Это сотрудничество переросло в запуск масштабного проекта по электронному факторингу — запуск независимой мультибанковской площадки FactorPlat. Через FactorPlat стали проходить трёхсторонние сделки между фактором, торговой сетью и поставщиком с подтверждением поставки в день отгрузки товара. Сервис позволил верифицировать 100% поставок за счёт использования электронного документооборота и электронной подписи. Это помогло не только ускорить проведение финансирования, но и обезопасить стороны сделок от возможных рисков.

Интересен проект по переводу торговой сети «Детский мир» на полный цикл электронного документооборота, проходивший в 2014-2016 годах. Широкая география распространения магазинов, а также большое количество поставщиков – всё это накладывало трудности в оптимизации работы сети. Ежемесячно ритейлер отправлял контрагентам десятки тысяч заказов, обрабатывая ответные EDI-сообщения, передавал закрывающие бухгалтерские документы по поставкам. На помощь пришла интеграционная платформа LinkServer, позволившая автоматизировать обработку документов. Сеть стала обмениваться не только электронными счетами-фактурами, но и товарными накладными, актами выполненных работ и другими документами в электронном виде. При этом, отпала необходимость в их дублировании на бумаге.

Оптимизация расходов, сокращение трудозатрат, снижение рисков – это важные конкурентные преимущества в непростых экономических условиях. Тем более, что успешное применение ЭДО в России уже доказало свою эффективность на практике.