Как сделать закупки более разумными с помощью технологий

Любая компания-дистрибьютор, чья бизнес-модель предполагает массовые закупки для пополнения складских запасов, старается повысить их экономическую эффективность. Неуправляемые процессы могут привести даже здоровое предприятие на грань краха – нехватка наиболее востребованных позиций в товарной матрице, приобретение неликвида в больших объёмах, затраты на обслуживание инфраструктуры – от этих рисков умный бизнес пытается уйти с помощью технологий.

На технологии возлагают надежды по анализу и снижению расходов, согласованию стратегии закупок с реалиями рынка, их управлению и консолидации. Но простой веры в чудо автоматизации и цифровизации может оказаться мало.

Когда простой автоматизации недостаточно

Одним из способов, с помощью которых технологии делают закупки более интеллектуальными, является сокращение времени на выполнение повседневных и рутинных задач. Вместо выполнения повторяющихся действий при закупках и работе склада персонал освобождают для решения стратегических или нетривиальных вопросов. Это может касаться создания и обработки документов, проведения инвентаризации, формирования повторяющихся заказов, сбора большого объёма данных о движении товаров в цепочке поставок. Автоматизации способствует внедрение электронного документооборота, а также расширение функционала складских и учётных систем.

Важно понимать, что это лишь первые шаги, которые подходят для повторяющихся и предсказуемых процессов. Сама по себе автоматизация не поможет, если компании требуется принять решение о закупках в краткосрочной или среднесрочной перспективах. Тем не менее технологические решения прогрессируют до такого уровня, что способны помогать в закупках человеку или даже брать эту работу полностью на себя.

Основная задача на пути к успеху заключена в сборе и управлении данными. Имея под рукой оперативную и точную информацию о состоянии запасов, конкурентах, ценах, спросе, логистических условиях, можно отслеживать тенденции, быстрее принимать решения и оценивать результаты своих усилий.

Переход от базовой автоматизации к интеллектуальным закупкам начинается с использования более глубоких способов обработки данных. Для начала необходимо уйти от исключительно описательного характера аналитических материалов о закупках. Например, компания может собирать данные о том, сколько различные подразделения и филиалы тратят средства компании ежемесячно, какие поставщики соответствуют приемлемым показателям по закупочным ценам и какие товарные категории более востребованы.

Но по мере сбора аналитики требуется перейти к прогнозной модели, сделав её использование нормой. Опираясь на аналитические данные прошлых периодов, можно определить – какие подразделения компании, вероятно, превысят бюджет в следующем месяце, какие поставщики могут столкнуться с проблемами в следующем году, какой товар будет востребован в ближайшем будущем, и где закупочные цены будут стабильны в долгосрочной перспективе.

Возможность сбора и изучения данных становится критично важным в условиях растущей конкуренции и давлению со стороны крупнейших игроков. Технологии могут научить цепочку поставок наилучшим образом управлять широкой сетью поставщиков, чтобы гибко вносить коррективы в зависимости от ситуации на рынке.

Что есть в арсенале

Крупные предприятия для управления закупками чаще всего используют серьёзно кастомизированные модули учётных систем и отдельные интеграционные системы. Микробизнес об автоматизации не задумывается в силу естественных причин – слишком малый объём закупок, высокий ценовой порог входа для внедрения технологии и отсутствие ощутимой выгоды «здесь и сейчас».

Средние и малые предприятия подходят к автоматизации со стороны создания решений на базе уже имеющихся «коробочных» платформ. Основной технический пул выглядит следующим образом:

• CRM – для управления контрактами с участниками закупок;
• ECM – для создания, согласования и хранения документов по закупкам;
• ERP – для планирования финансовой составляющей и объектов закупок;
• BPM – для автоматизации закупочных процедур, их проведения и контроля;
• EDI-платформы – для электронного обмена данными в цепочках поставок;
• Интеграционные системы – для связи потоков информации из различных источников и автоматизации обработки данных.

В стандартном виде автоматизация закупок может заключать в себе создание планов, формирование и согласование заявок, выбор поставщиков, заключение контрактов, подписание договоров, создание заявок на оплату и т. п. На различных этапах проведения закупок технологические решения могут взять на себя выполнение каких-то повторяющихся действий. Но для перехода к более глубокой автоматизации, нужно несколько иной взгляд.

От точных данных к точным прогнозам

Принимая во внимание повсеместно используемый электронный обмен данными между компанией-покупателем и компанией-дистрибьютором, следует обратить внимание на возможности, которые дают EDI-технологии. Повышение уровня качества закупок возможно только при существовании быстрого и точного канала по обмену информацией о состоянии товарных запасов и ситуации со спросом. А EDI выступает как источник максимально релевантных данных.

Есть несколько типичных примеров применения EDI с получением результата без внедрения машинного обучения и сложных систем.

Один из вариантов касается проведения закупок на основе реального спроса. Для этого компания-дистрибьютор настраивает электронный обмен данными со своими b2b-покупателями или собственными точками сбыта. Речь идёт о сообщении SLSRPT («Отчёт по продажам»). Оно содержит информацию о фактических продажах товара в конкретном магазине или на складе. В таком отчёте учитываются: местоположение торговой точки; период, за который совершены продажи; количество проданного товара; отпускные цены; сумма; количество возврата и т. п.

Сообщение может отправляться в полуавтоматическом режиме, используя реальные данные продавца. Анализируя спрос, можно оценивать собственную товарную линейку:

• Представлен ли в продаже весь ассортимент, который закупает компания-дистрибьютор? Или часть продукции лежит «мёртвым грузом» на складах?
• Достаточен ли объём промо-товаров и топовых позиций? Не следует ли увеличить закупки, чтобы не упустить возможную выгоду?

Ручной сбор отчётов здесь не поможет, поскольку затраты времени и усилий на сбор и сведение данных в удобочитаемый формат могут быть слишком велики. В то время как бизнесу в условиях жёсткой конкуренции такие данные нужно собирать регулярно: раз в неделю, раз в день, чтобы успеть вносить корректировку в закупочную политику.

Традиционно в комплекте с SLSRPT может внедряться ещё один тип EDI-сообщений – SLSFCT («Прогноз продаж»). Он включает аналогичные данные, но которые считаются прогнозными на конкретный отрезок времени в будущем. Это сообщение обычно отправляется b2b-покупателями или более мелкими поставщиками в адрес ключевого дистрибьютора, стоящего в начале логистической цепочки. Собирая информацию о прогнозных своих контрагентов, дистрибьютор может анализировать данные для принятия решения о закупках в будущем, сравнивать их с реальной ситуацией.

С другой стороны, EDI-технологии позволяют быстро собирать данные об остатках товара в магазинах и на складах, чтобы на их основе управлять спросом и закупками. Речь о INVRPT («Отчёт об инвентаризации»). В таком сообщении может содержаться информация о количестве открытых запасов, фактических запасах, максимальных и минимальных запасах, повреждённых запасах, поступлении и изъятии товаров за определённый период времени. Данные о количестве продукта и упаковки можно детализировать по партиям, сериям, производителю, местоположению, срокам годности и т. д.

Используя эти показатели, предприятия могут контролировать свои запасы сырья, изделий, возвратной тары в реальном времени, разрабатывать оптимальные маршруты по доставке товара клиенту, график пополнения каждого из складов и рассчитать издержки по доставке товара.

Один из востребованных вариантов повышения уровня интеллектуальности закупок связан с формированием двух точек – минимального и максимального уровня запасов, данные о которых компания быстро и оперативно может получать из EDI-обмена. Алгоритм закупок строится следующим образом: если количество товара на собственном складе или на складе компании-покупателя падает ниже заранее выбранной точки возобновления заказа, то с помощью передачи сообщения INVRPT можно автоматически формировать отгрузку или заказ новых партий товара.

Обыкновенно разница между точкой возобновления и минимальным уровнем запасов зависит от сроков доставки, объёма оборота продукции, изменении спроса. Это оперативный запас, позволяющий использовать складские мощности с высокой эффективностью. Наличие этого промежутка предотвращает возникновение негативных последствий, когда спрос на товар есть, а самой продукции нет в наличии. Поэтому точка возобновления должна находиться несколько выше минимального запаса.

Если компания работает по системам Just In Time («Точно в срок») и Quick Response («Быстрое реагирование»), то запасы можно поддерживать и на меньшем уровне. Но в этом случае ключевыми факторами станут достоверность передаваемых данных и рост скорости движения материальных потоков к назначенному сроку в необходимом количестве.

Для иллюстрации текста использован фрагмент репродукции картины Флориса Герритса ван Схотена «Натюрморт с фруктами, овощами и сценой ужина в Эммаусе».