Как ускорить приёмку товара на складе за счёт EDI
Большинство компаний, у которых есть собственный склад, сталкиваются с проблемой задержки приёмки и отгрузки товара. Причины – от слабой компетентности работников до малоэффективной системы хранения товаров. Какой-нибудь незначительный фактор в функционировании склада может приносить бизнесу ощутимые убытки и избыточную нагрузку на персонал, влиять на операционные расходы и ограничивать развитие.
Эксперт Ediweb Алексей Митин рассказывает, как можно оптимизировать и ускорить работу складских работников, используя электронный обмен данными.
Не стоит рассчитывать на автоматизацию проведения данных в ERP как универсальный способ ускорения работы склада. Как быстро заявка из ERP попадает на склад и как скоро склад начинает комплектование – зависит от внутренней организации бизнес-процессов. Даже если компания переходит на обмен EDI-сообщениями с контрагентами, это не гарантирует мгновенного ускорения отгрузок и приёмки. Несмотря на использование EDI технологий, у склада может быть своя жизнь.
Встречаются ситуации, когда поступившие до 12 часов дня заявки отгружаются сегодня же, а всё остальное – только следующим утром. И это считается хорошей работой склада. Есть компании, чьи склады отгружают заказы, поступившие к ним в обработку несколько дней тому назад. В своё «оправдание» склад может сказать, что там проходила инвентаризация, шли списания и велась работа с дополнительными партиями или же так устроены бизнес-процессы работы склада.
Если компания работает на рынке FMCG, то логистика с существованием «позавчерашних» заказов не будет востребована рынком. Это приведёт компанию к позиции аутсайдера. Когда клиент просит привезти молоко, хлеб или любой другой скоропортящийся товар, он не должен приходить через три дня. Максимум на следующий день. Только для бытовых товаров логистическая цепочка длиной в несколько дней может быть оправдана.
Предположим, что внутри компании решены вопросы о графике и регламенте работы склада. Достаточно ли этого? Ещё нет.
На приёмку влияет, в каком виде идут сопроводительные документы. Если на склад пришла большая фура, то приёмка может длиться и час, и три часа. Переход на электронный документооборот может значительно сократить время оформления приёмочной документации. По моей экспертной оценке, сокращение времени обработки доходит до 90%, но это не является главным мотивом. В ситуации с объёмными поставками гораздо важнее другие преимущества электронного обмена данными.
В логистических цепочках используются типы сообщений DESADV («Уведомление об отгрузке») и RECADV («Уведомление о приёмке»).
В DESADV содержится информация о факте отправки груза и другая детальная информация: идентификатор отгрузки, физические характеристики товара, идентификаторы получателя и отправителя, штрих-коды, информация о транспортировке. С этим уведомлением не нужно вбивать цифры вручную с накладных. Они могут автоматически поступать сразу в учётную систему. Предварительное извещение о поставке товара помогает подготовиться к приёмке. Ещё до приезда машины поставщика покупатель уже имеет список отправленных товаров. Приёмщику достаточно только сверить фактически прибывший товар с имеющимся у него списком.
Ответным сообщением на DESADV, которое подтверждает приёмку товара, выступает RECADV. «Уведомление о приёмке» передаётся от покупателя поставщику. В нём указывается перечень полученных или неполученных, принятых или не принятых товаров, а также другая сопроводительная информация. На RECADV поставщик может составить счёт на оплату.
EDI повышает точность работы с поставками и снижает количество человеческих ошибок при оформлении документов на складе. Поскольку данные приходят ещё до поставки, то бригада может начать разгрузку немедленно. Если привезён однотипный товар, тогда приёмка ускоряется.
На приёмке часто используется принцип «Доверия к поставке» (Proof of delivery). Тогда фура просто разгружается, а товар в коробках не пересчитывается и не проверяется на качество. Большой грузовик проходит за 20-30 минут, а маленькие грузовые «Газели» буквально за 5-10 минут. Последнее актуально для Москвы, поскольку в центр города фуры не пускают. Также EDI сопровождается применением SSCC-кодов, дающих возможность автоматизировано считывать информацию по содержимому палет, вне зависимости от количества ассортимента. Стоит упомянуть и про большие ворота для машин, оснащённые сканерами для считывания SSCC.
В таких ситуациях 10-15 сэкономленных минут оператора на заведении данных с товарных документов без участия бумажного носителя уже играют весомую роль.
Для поставщика, работающего с торговой сетью или другой дистрибьютором, возможно использовать как веб-платформы электронного документооборота, позволяющие отправлять и принимать DESADV c RECADV, так и автоматизированные решения. Интеграция учётной системы с платформой ЭДО актуальна, если таких сообщений более 100 в месяц. Для покупателей же ускорить работу склада поможет только интеграция. Среди российских ритейлеров нет сетей, которые бы работали через веб-платформы и делали в них свои заказы. Для большого документооборота нужны решения, автоматически обрабатывающие десятки и сотни тысяч документов. Тогда можно говорить о значимом ускорении работы склада.
Для заглавной иллюстрации использован фрагмент фотографии Сергея Прокудина-Горского «Отправка вод. Боржом».
