Где хранить электронные документы: локально или в облаке?

Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Но как выбрать подходящее решение для организации электронного архива? Выделить под эти задачи специальный сервер в офисе или завести облачное хранилище на стороне? Разбираем ситуацию.

Зачем вообще хранить документы

Юридически значимый документооборот строго регламентируется государством, поскольку служит доказательной базой при подтверждении коммерческой деятельности и сбора необходимых налогов.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки — подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные между сторонами сделок. Бухгалтерское и налоговое законодательства России описывают сроки хранения «первички» — документы следует хранить в течение пяти лет. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы, поскольку они юридически равнозначны.

Для хранения бумажных документов компании используют классические бумажные архивы — папки, коробки, шкафы, которые при значительном объёме могут занимать целые склады. Это несёт в себе большие неудобства — архив нужно обезопасить от воздействия внешних рисков — от пожара и наводнения до кражи и утери бумаг. Ещё один минус связан с тем, что оперативно искать конкретные документы в большом бумажном архиве за короткий срок — задача трудозатратная.

При работе с электронными документами таких проблем обычно не возникает, поэтому компании с большим объёмом данных традиционно стараются перейти на архив электронный. Правильно организованный электронный архив хранит все необходимые документы со всеми электронными подписями, что позволяет обезопасить себя от проблем при проведении налоговых проверок.

Что нужно для организации электронного архива

Хранение электронных документов потребует содержания определённой технической инфраструктуры. В самом начале стоит решить, на каких носителях держать данные — локально или в облаке. С одной стороны, современные физические носители имеют свойство стареть и подвержены внешним воздействиям, с другой — облачные архивы должны также обладать высокой защищённостью, а доступ к ним обязан быть стабильным.

Просто хранить электронные документы в каком-нибудь электронном пространстве ради самого факта хранения недостаточно. Электронный архив незаменим в работе бухгалтерской службы, обеспечивая возможность мгновенного формирования необходимых подборок первичных документов по запросу ФНС, например, счетов-фактур по контрагенту, с возможностью вывода скан-образов документов на печать.

Особенно это актуально, если у компании множество территориально распределённых филиалов или речь о холдинговой компании с несколькими юрлицами. В таком случае электронный архив позволит централизовать службу.

Базовые преимущества электронных архивов «первички» выигрывают у любых характеристик формата работы с бумажными архивами.

• Меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве
• Сокращается ФОТ, который до этого тратился на специалистов по работе с бумажными документами
• Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
• Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами
• Жёстче контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
• Можно автоматически составлять подборки документов по требованию ФНС.

Облачный архив. Плюсы и минусы

За

Основной плюс перевода хранилища документов в облако — уход от необходимости закупки дорогой техники с высокой производительностью и большим объёмом памяти. Сервера обычных компаний в среднем загружены не более, чем на 15 — 20% их мощности. В отдельные периоды может появиться потребность в дополнительных вычислительных ресурсах. Сервера либо простаивают, либо не справляются со своей работой. При переходе на облачные вычисления эта неразумная трата ресурсов будет решена. Такие архивы не нужно обслуживать своими силами, тратя на это бюджет. Кроме того, они не занимают места в офисе, а для работы с ними подойдёт даже компактный ноутбук. Компания может использовать только нужное количество вычислительных ресурсов. При хранении информации на сервере пользователи могут забыть об ограничениях жёстких дисков. Облако очень гибко подстраивается под нужды пользователя.

Если же большая компания озабочена, что её данные обрабатываются «на стороне», то для такого случая можно организовать личное облако.

Против

Для организации облачного архива потребуется постоянный и скоростной доступ в интернет. Если соединения нет, то можно работать лишь с теми документами, которые были загружены на локальный компьютер. Впрочем, организация стабильного канала связи — достаточно тривиальная задача.

Теоретически при использовании облака данных может оказаться под угрозой. Поэтому особенно тщательно следует подходить к выбору решения. Если ваше облако шифрует данные и делает постоянные резервные копии, ИТ-подрядчик надёжен, имеет все необходимые лицензии и сертификаты, то никаких сложностей не должно возникнуть.

Локальный архив. Плюсы и минусы

За

Основное преимущество локального хранения данных в том, что это один из наиболее простых и доступных вариантов. Не имеет принципиального значения, через какое решение идёт обмен электронными документами — данные можно хранить на своих дисках и серверах. Это одновременно подходит как небольшому бизнесу (у которого объём документооборота невысок), так и крупным холдингам (для которого важно хранение данных на своей территории). Вопрос только в объёме информации.

Против

Большой минус этого типа хранения электронных документов в том, что редкая компания может сама себе гарантировать безопасность. К локальным дискам получить доступ не сложно, кроме того, всегда есть риск вмешательства внешних форс-мажорных факторов. Жёсткие диски плавятся и горят не хуже бумажных папок. Надёжность локального архива придётся контролировать самостоятельно.

Локальный архив без организации системы внутреннего поиска и управления данными может стать такими же бесполезным, что и бумажный. Как только он разрастётся, бизнес столкнётесь с трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам. Внедрять же специальную СЭД или ECM может оказаться избыточным для небольших компаний.

Как выбрать архивное решение

Проекты создания электронных хранилищ данных или электронных архивов по-прежнему востребованы. При внедрении такого архива бизнес-пользователь фактически получает единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании.

Крупный бизнес экономит бюджет, особенно в тех сферах, где приходится регулярно обрабатывать «тонны» документов — в розничной и оптовой торговле, логистике, финансовой сфере. У лидеров рынка экономия может составлять миллиарды рублей.

К выбору подходящего решения следует подходить из особенностей бизнеса, его целей и приоритетов:

• Если компания готова потратить ресурсы для создания и обслуживания замкнутого хранилища на своей стороне, то оптимальным будет выбор локального электронного архива. Главное — правильная организация внутренних потоков документооборота и наличие подходящего функционала.
• Для экономии на самом факте хранения оптимальнее обратиться к облачным решениям. Но здесь стоит позаботиться о стабильном доступе к нему и репутации выбранного поставщика решения.