Почему выездных сотрудников нужно избавить от ведения отчётов

В 90% случаев отдел выездных сотрудников создаётся в компаниях для увеличения продаж или оказания сервисных услуг. Рост лояльности, получение обратной связи от контрагентов и конечных потребителей – лишь вспомогательные цели. Поэтому при изучении результатов работы таких сотрудников можно смело опираться на точные показатели.

Но как организовать поставку задач и создание отчётов выездных сотрудников, если они отсутствуют в офисе? И с помощью каких инструментов оценивать результаты? Рассказывает эксперт Ediweb Алексей Митин.

Выездному сотруднику необходим план работы (маршрут и перечень задач), а также сопутствующие и служебные материалы (каталоги, путевые листы, планограммы, бланки заказов, промо-информация). Обычно подобные данные и инструменты для работы передаются в рамках ежедневных или еженедельных «планёрок». Также руководство общается с выездными сотрудниками через мессенджеры, по телефону, электронной почте.

В подавляющем количестве ситуаций мобильный сотрудник, получая данные на местах и заполняя различные бланки, вынужден по завершении разъездной работы прибывать либо в офис для сдачи бланков и оформления отчётов, либо проводить работу с отчётами дома.

Что имеет руководитель в результате такой организации работы? В первом случае сотрудник общается гораздо меньше с клиентом, во втором случае у сотрудника появляется острое желание максимально быстро закончить работу с отчётами, в связи с чем появляются ситуации подтасовки данных. Руководитель, получая от сотрудников отчёты, также тратит на их сведение очень большое время.

Некоторые компании запускают некоммерческие средства автоматизации для сбора и обработки данных на базе корпоративных приложений (SharePoint, OneDrive, G Suite и т. д.) или больших excel-файлов, но это в целом не решает проблемы из-за трудоёмкости работы.

Крайне важно соблюдать баланс между отчётами и основной работой мобильных сотрудников. Отчёты должны составлять не более 10% от общей деятельности.

Помимо общеизвестных коммерческих решений, в случае отсутствия бюджетов, можно временно использовать подручные условно бесплатные решения. Но только временно.

Неизбежно компании со стабильным штатом выездных сотрудников приходят к необходимости внедрять веб-приложения для служебных телефонов и планшетов. Такие приложения предполагают предварительное создание шаблонов отчётов и их быстрое заполнение на местах буквально в несколько кликов. Данные из отчётов передают в режиме реального времени, что позволяет оперативно принимать управленческие решения.

При выборе такого софта руководителю следуют ориентироваться на следующий набор опций:

• Отслеживание по GPS
• Планирование маршрутов
• Отправка внутренних сообщений
• Работа с отчётами
• Создание скриптов работы
• Постановка заданий.

Это позволит сократить рутину по проведению планёрок и общение через мессенджеры, выстроив стройную систему организации работы и контроля. За счёт освободившегося времени и ухода от «бюрократии» выездные сотрудники смогут посещать больше точек за тот же рабочий день.

Но поскольку для разных типов выездных сотрудников могут потребоваться совершенно особые функции таких веб-приложений, следует ориентироваться на ключевые моменты:

Для торговых представителей:

• Создание заказов
• Проведение продажи
• Забор денежных средств
• Возврат товаров.

Для мерчандайзеров:

• Проведение мерчандайзинга
• Проведение опроса.

Для сервисных сотрудников:

• Работа с пользовательскими документами
• Фотографирование
• Работа с заявками.

В качестве заглавной иллюстрации использован фрагмент репродукции картины Леонида Пастернака «Муки творчества».