Как сверять документы без трудозатрат

Проведение сверок взаиморасчётов – достаточно стандартная и распространённая процедура в практике бизнеса. Она помогает выявить задолженность и договориться сторонам о её погашении. Хорошо, если таких сверок – единицы и десятки. Но когда документооборот с контрагентами достигает отметки в тысячи и десятки тысяч единиц, компании не обойтись без автоматизации сверок.

Нужно, но не обязательно

Согласно положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в России, перед составлением годовой отчётности организациям нужно в обязательном порядке проводить инвентаризацию своих активов и обязательств.

Инвентаризация расчётов с покупателями, поставщиками, кредиторами и дебиторами заключается в проверке обоснованности сумм задолженностей, которые числятся на балансе. Она помогает достоверно оценить правильность отражения сумм долгов. Процедура оформляется актом сверки взаиморасчётов. Данные в акте от компании-организатора сверки должны совпадать с той информацией, что предоставляет контрагент.

Фактически акт сверки является техническим документом, использование которого зависит от инициативы бухгалтерии. Сверка расчётов фиксирует сложившуюся ситуацию во взаимоотношении сторон сделок и служит подтверж­дением, что в учёте всё верно отражено. Сам по себе акт не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Если деловой партнёр уклоняется от составления актов, то формально он ничего не нарушает (хотя существует вероятность, что он хочет скрыть какие-то факты). В нормативных документах содержится кос­венное указание на необходимость оставлять акт сверки. Более того, не существует единой утверждённой формы акта. Хотя компания может договориться со своими контрагентами и использовать относительно произвольную форму, в которой будут зафиксированы реквизиты первичных документов.

Как предотвратить причины расхождений

Если речь идёт о документообороте, связанном с закупкой и продажей товаров, то бухгалтерии при работе с документами бухгалтерии приходится выполнять значительное количество рутинных операций, чтобы минимизировать расхождения при последующих сверках. Поэтому проще привести ежедневный обмен данными к максимальной точности, чем в конце отчётного периода заниматься поиском и исправлением тысяч случаев расхождений. Это происходит даже в тех случаях, если компания использует электронный документооборот (ЭДО), который сам по себе не сильно облегчает работу при больших объёмах данных.

Например, бухгалтерия зачастую делает следующие задачи:

• Просматривает и забирает входящие документы с платформы ЭДО
• По каждому входящему документу ищет данные о приёмке
• Сравнивает документы с проведённой приёмкой
• Просит контрагента перевыставить или исправить счёт, если обнаруживаются ошибки, либо корректирует приёмку у себя.

Каждый документ приходится проверять: по той ли цене физически пришла конкретная доставка, расходится ли она с подписанным раннее соглашением. Бухгалтер контролирует такие вопросы в ручном режиме, поскольку нельзя быть полностью уверенным в том, что деловой партнёр не допустит ошибку или не укажет иную цену.

Оптимизировать сверки по документообороту, который идёт на базе бумажных документов, можно только после перевода этих процессов в электронный вид. Дальновидные компании фиксируют наиболее трудозатратные процессы и перекладывают рутину с человека на сторону информационной системы.

Если между деловыми партнёрами настроено EDI-соединение через соответствующего оператора электронного документооборота, то при любом входящем документе (например, при подтверждении отгрузки или приёмки), можно достаточно просто проверить – принят ли товар в полном соответствии, выполнены ли все проверки по ценам, корректно ли указаны сроки поставки, суммы и другие показатели. Если всё это сходится, то участие человека в дальнейших процессах не требуется – компания может сразу же формировать первичные документы.

Основная проблема бухгалтерии в таких случаях связана с низкой степенью автоматизации. Поэтому при большом количестве заказов оптимально проводить интеграционное соединение между учётной системой предприятия и платформой электронного документооборота. Это позволит убрать ручные операции по проверке данных по поставкам и отгрузкам в веб-кабинете ЭДО-платформы. Вся информация будет сразу же поступать в учётную систему, где с ней можно будет работать в дальнейшем.

Этот подход позволяет максимально снизить возможные расхождения ещё на стадии проведения заказов, отгрузок и закупок.

Другой вариант уменьшения трудозатрат связан с формирования необходимых документов на базе двух EDI-сообщений: RECADV («Уведомление о приёмке») и INVOICE («Счёт»). Можно настроить и внедрить в практику бизнеса такие условия, что документы контрагенту выставляют только в том случае, если корректность приёмки полностью подтверждена, нет претензий по количеству и качеству. В таком случае учётная система, ведущая складские операции и поступление товара, будет управлять документами в очереди на внесение. Управление этими процессами позволяет дополнительно сократить сроки оплаты и выдерживать строгий график поставок.

Если своевременно загружать каталоги цен через EDI-сообщение PRICAT («Каталог цен»), то это практически исключит возможность появления иных цен при приёмке. С помощью сообщения DESADV («Уведомление об отгрузке») можно автоматизировать заведение документов прихода и исключить ошибки ручной приёмки при вводе данных. Автоматизация управлением цепочек продаж с помощью INVRPT («Отчёт об инвентаризации») и SLSRPT («Отчёт по продажам») облегчит работу с поставщиками и сэкономит время на логистике. Наладив процессы с помощью электронного документооборота, информацию, введённую кладовщиками, можно считать за верной в 100% случаев.

Про автоматизацию

Следующий уровень снижения трудозатрат при возможных сверках связан с передачей самого процесса сверок – автоматике. Для этого используются специальные модули интеграционных систем и шин, которые используются бизнесом для обработки электронных документов и EDI-сообщений.

Эти модули могут проводить сверки в фоновом режиме, выгружая из учётных систем предприятия данные по поступлениям и заносить записи актуального статуса принятия электронных документов по поставкам, а также обмениваться необходимыми квитанциями. Обыкновенно модули для сверок разрабатываются с учётом реальной практики крупнейших российских торговых сетей и дистрибьюторов. Они должны содержать в себе возможность настройки логики обработки документов по типовым или индивидуально настроенным алгоритмам.

Интеграционная шина с модулем сверок обыкновенно помогает:

• Получить точный результат, когда нужно сверить корректировочные документы вместе с оригинальными
• Установить допустимые погрешности и округление сумм
• Получать готовые консолидированные отчёты по документам, прошедшим сверку
• Перенастраивать правила при необходимости, когда этого требует ситуация
• Проводить побочные сверки по дополнительным документам для внутренних потребностей предприятия
• Поддерживать запасы на актуальном уровне и сверять ассортимент
• Оптимизировать работу поставщиков.

Когда сверки проводятся вручную, то всегда присутствует человеческий фактор. Невозможно избежать ошибок, даже если на содержание штата операционистов и бухгалтеров тратятся значительные суммы фонда оплаты труда. Автоматизация вскрывает и легко исправляет многие сопутствующие проблемы в сверках, считавшиеся ранее трудноразрешимыми.

Средняя оценка ритейлеров и оптовиков, использующих автоматизацию сверок, заключается в сокращении ручных операций до 60-70%. Мультипликативный эффект достигается за счёт снижения издержек и повышения общего качества работы с документами, а также отказа от бумажного архива.

Освободившие трудовые ресурсы оптимально перенаправить на решение более интеллектуальных и нетиповых задач с документами, которые заложенная в автоматику логика сверок не может разобрать при причине необходимости привлечения квалифицированного специалиста.

В качестве иллюстрации использован фрагмент репродукции неизвестного художника голландской школы «Бедные родители, богатые дети»