Работа с «Договором X5» от компании X5 Retail Group на CorePlat

«Договор X5» используется для работы с коммерческими и некоммерческими договорами с X5 Retail Group. Инициатор договоров – компания X5 Retail Group.

Содержание:

  1. Описание бизнес-процесса при работе с «Договором X5»
  2. Настройка оповещений на эл.почту
  3. Обработка «Договора X5» на стороне получателя:
    1. Просмотр полученного документа от X5 Retail Group
    2. Отклонение документа
    3. Подгрузка доверенности и подписание документа
  4. Обработка «Договора X5» на стороне отправителя
  5. Изменение доверенности получателя при запросе X5 Retail Group
  6. Печать «Договора X5»
  7. Экспорт архива «Договора X5»

Описание бизнес-процесса при работе с «Договором X5»

Процесс по проекту «Договор» X5 Retail Group выглядит следующим образом:

  1. Компания X5 Retail Group отправляет «Договор X5».
    На стороне контрагента (КА) «Договор X5» отображается со статусом «Получен».
  2. КА ознакамливается с полученным «Договором X5» и обрабатывает его:
    1. Просматривает «Договор X5».
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Прочитан».
    2. В случае согласия КА подгружает доверенность и подписывает «Договор X5».
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Обработка отправителем».
    3. В случае несогласия КА отклоняет «Договор X5» с указанием причины.
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Отклонён».
  3. Компания X5 Retail Group обрабатывает на своей стороне «Договор X5» с подруженной доверенностью:
    1. Подписывает со своей стороны «Договор X5» с подруженной доверенностью.
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Завершён».
    2. Отклоняет со своей стороны «Договор X5» с подруженной доверенностью.
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Отклонён».
    3. Если некорректная доверенность, X5 Retail Group может запросить новую доверенность со стороны получателя.
      На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Необходимо обновить доверенность».
  4. При запросе X5 Retail Group новой доверенности, КА в том же «Договоре X5» заменяет подгруженную доверенность. В этом случае подписание не требуется, статус документа изменится автоматически.
    На стороне КА «Договор X5» изменяет статус на «Обработка отправителем» (п. 2.2) и далее обрабатывает отправитель по п.3.

Настройка оповещений на эл.почту

В рамках проекта «Договор X5» можно настроить оповещения на электронную почту о новых документах и изменению статуса документов с типом «Договор X5».

Для настройки откройте главное меню CorePlat, выберите раздел «Панель управления» → «Настройки организации» → «Оповещение по электронной почте» (Рис. 1).

Рис. 1. Главное меню CorePlat

Важно

Если параметр «Оповещение по электронной почте» на платформе не отображается, обратитесь в поддержку Edisoft.

В окне «Оповещение по электронной почте» нажмите кнопку «Добавить» (Рис. 2).

Рис. 2. Оповещение по эл.почте

Откроется окно «Редактирование уведомления пользователя по почте». Укажите данные согласно таблице (Табл. 1).

Номер уведомления Направление Тип документа Статус документа Партнёр Email лист для оповещения
Уведомление 1 Входящее Договор x5 Получен АО «X5 СИНЕРГИЯ», X5 Retail Group N.V., АО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «ПЕРЕКРЕСТОК» Адрес эл.почты поставщика, например:
info@test.ru
Уведомление 2 Завершён
Уведомление 3 Отклонено
Уведомление 4 Необходимо обновить доверенность

Табл. 1. Статусы документов для настройки оповещений

 

Затем нажмите кнопку «Сохранить» (Рис. 3).

Рис. 3. Пример создания уведомления под номером 2

Таким образом создайте необходимые уведомления с указанием разных статусов документа. В окне «Оповещение по электронной почте» будут отображены созданные уведомления (Рис. 4).

Рис. 4. Оповещения по поступлению документов и смене статусов 

Пример оповещения на электронной почте (Рис. 5).

Рис. 5. Уведомление о входящем документе

Просмотр полученного документа от X5 Retail Group

Новый поступивший документ по типу «Договор X5» в разделе документов будет отображаться со статусом «Получен». Для просмотра документа дважды кликните по нему (Рис. 6).

Рис. 6. Список документов

В режиме просмотра «Договор X5» автоматически сменит статус на «Прочитан». В форме документа можно просмотреть идентификаторы от отправителя: DOC ID и CARD ID (Рис. 7).

Рис. 7. Просмотр «Договора X5»

Документ с типом «Договор X5» может содержать «Договор поставки» и «Доверенность отправителя». Для экспорта вложенных файлов и их просмотра нажмите соответствующую кнопку (Рис. 8).

Рис. 8. Экспорт вложенного файла от отправителя

Формирование печатной формы доступно только для «Договора поставки», т.к. подписывается только это вложение.

Отклонение документа

В случае, если не согласны с содержимым «Договора X5», в режиме просмотра документа нажмите кнопку «Отклонить» (Рис. 9).

Рис. 9. Режим просмотра документа

В открывшемся окне укажите причину отклонения и нажмите кнопку «Отклонить» (ограничение до 432 символов) (Рис. 10).

Рис. 10. Заполнение причины отклонения

Статус документа изменится на «Отклонено». В режиме просмотра документа можно просмотреть причину отклонения (Рис. 11).

Рис. 11. Просмотр причины отклонения документа

Подгрузка доверенности и подписание документа

В случае, если согласны с содержимым «Договора X5», в режиме просмотра документа требуется подгрузить доверенность. Для этого нажмите кнопку «Выбрать» (Рис. 12).

Рис. 12. Выбор доверенности

Откроется окно «Загрузка файла документа». Проверьте тип документа – Доверенность получателя, выберите файл и нажмите кнопку «Создать» (Рис. 13).

Рис. 13. Загрузка файла документа

Статус документа изменится на «Ожидает подписания». Нажмите кнопку «Подписать и завершить» (Рис. 14).

Рис. 14. Подписание документа

В окне подтверждения подписания нажмите «Да» (Рис. 15).

Рис. 15. Подтверждение доступа

В открывшемся окне выберите активный сертификат (Рис. 16).

Рис. 16. Выбор сертификата

После подписания документ изменит статус на «Обработка отправителем». Если в форме просмотра документа статус не изменился, нажмите кнопку «Обновить» (Рис. 17).

Рис. 17. Договор со статусом «Обработка отправителем»

Обработка документа на стороне X5 Retail Group

Если компания X5 Retail Group отклонит документ, «Договор X5» изменит статус на «Отклонён». В режиме просмотра документа можно узнать причину отклонения (Рис. 18).

Рис. 18. Просмотр причины отклонения документа

Если компания X5 Retail Group отклонит документ с запросом изменить доверенность, «Договор X5» изменит статус на «Необходимо обновить доверенность» (Рис. 19).

Рис. 19. Просмотр «Договора X5» со статусом «Необходимо обновить доверенность»

Если компания X5 Retail Group подпишет документ, статус изменится на «Завершён» (Рис. 20).

Рис. 20. Документ со статусом «Завершён»

Изменение доверенности при запросе X5 Retail Group

В случае, если компания X5 Retail Group отклонила документ с запросом новой доверенности, в том же «Договоре X5» нужно заменить подгруженную доверенность. Для этого откройте «Договор X5» со статусом «Необходимо обновить доверенность», в поле «Файл доверенности» нажмите кнопку «Выбрать» (Рис. 21).

Рис. 21. «Договор X5» со статусом «Необходимо обновить доверенность»

В открывшемся окне выберите файл и нажмите кнопку «Создать» (Рис. 22).

Рис. 22. Загрузка файла доверенности

В этом случае подписание не требуется, статус документа изменится автоматически на «Обработка отправителем».

Печать «Договора X5»

Для ознакомления с подписанной версией «Договора X5» доступно формирование печатной формы с оттисками подписей с каждой стороны. Для этого наведите на вложение и нажмите кнопку «Печать» (Рис. 23).

Рис. 23. Вложения с возможностью формирования печатной формы

Откроется окно «Выбор печатной формы». Выберите формат – PDF, затем нажмите «Печать» (Рис. 24).

Рис. 24. Выбор печатной формы. Печать

Станет доступно скачать печатную форму (1). В случае, если требуется заново сформировать печатную форму, нажмите кнопку «Сброс» (2) и сформируйте печатную форму заново (Рис. 25).

Рис. 25. Выбор печатной формы. Скачивание/Сброс печатной формы

Пример оттиска подписей на каждой странице приложения (Рис. 26).

Рис. 26. Пример оттиска подписей

Экспорт архива «Договора X5»

На платформе доступен экспорт архива с вложениями и электронными подписями «Договора X5». Для этого нажмите кнопку «Экспорт» (Рис. 27).

Рис. 27. Экспорт архива

На жёсткий диск будет сохранён архив с  вложениями и электронными подписями «Договора X5» (Рис. 28).

Рис. 28. Просмотр архива

26 июля 2021 г.