Создание персональных и массовых приглашений в Ediweb Docs

Создание персонального приглашения

Для создания персонального приглашения откройте главное меню, выберите раздел «Приглашения» → «Исходящие» и нажмите кнопку «Создать» (Рис. 1).

Отобразится форма создания персонального приглашения (Рис. 2).

В поле «Получатель» введите наименование или ИНН организации, если искомая организация уже работает в Ediweb, она отобразится в списке (Рис. 3).

Нажмите на организацию. Данные подставятся автоматически.

Приглашение будет отправлено организации в системе Ediweb и на эл.почту, адрес которой был указан у компании. Если после выбора организации поле «Почта» не заполнилось, укажите самостоятельно.

Если организация не найдена в Ediweb, нажмите «Отправить приглашение на email» (Рис. 4).

Отобразится форма создания приглашения (Рис. 5).

Введите ИНН компании, система проверит данные на корректность, найдёт компанию в базе и подставит данные (Рис. 6).

Если организация не зарегистрирована в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц) или является недействующей, система отобразит сообщение (Рис. 7).

Проверьте данные и повторите действия.

Далее введите данные:

• Еmail – на указанную эл. почту будет отправлено приглашение с ссылкой для регистрации на платформе.
• Продукт – доступны только те продукты, к которым вы подключены. Выберите продукт для приглашения.
• Роль – для некоторых продуктов нужно выбрать роли в бизнес-процессе – свою и контрагента. Чаще всего роли назначаются автоматически.
• Комментарий – заполните при необходимости.

Приглашение можно сохранить в «Черновик» и отправить (Рис. 8).

Сохранённое приглашение отобразится в списке документов во вкладке «Черновики» (Рис. 9).

Отправленное приглашение отобразится в списке документов во вкладке «Исходящие» и будет иметь статус «Ожидает ответа» (Рис. 10).

После того, как контрагент примет приглашение, его статус изменит на «Партнёр готов к работе» (Рис. 11).

Помимо этого, поступит уведомление (Рис. 12).

Отмена отправленного приглашения

Отправленное приглашение можно отозвать. Для этого откройте приглашение и нажмите кнопку «Отозвать» (Рис. 13).

Далее укажите причину, в связи с которой отзываете приглашение и нажмите «Отозвать» (Рис. 14).

После отмены приглашения статус изменится на «Отозвано» (Рис. 15).

Причина отзыва отображается в режиме просмотра приглашения. Отозванное приглашение можно отправить без изменений, нажав «Отправить повторно» или копировать приглашение для дальнейшего редактирования, нажав «Сделать копию» (Рис 16).

Массовое приглашение

Для создания массового приглашения откройте главное меню, затем выберите раздел «Приглашения» → «Массовые приглашения». Нажмите кнопку «Создать» (Рис. 17).

Отобразится форма создания массового приглашения (Рис. 18).

Нажмите кнопку «Скачать шаблон». На ПК загрузится xls-файл. Откройте шаблон в Excel и заполните поля:

• Наименование организации   
• ИНН (обязательное поле)         
• КПП (обязательное поле для юридического лица)  
• Email (обязательное поле)       
• Комментарий

Сохраните файл в том же формате.

Далее нажмите кнопку «Загрузить файл» (Рис. 19).

Загруженный файл отобразится в форме (Рис. 20).

Далее заполните все поля и нажмите кнопку «Создать список» (Рис. 21).

Система обработает файл и создаст «Черновики» приглашений по загруженному списку организаций, которым они будут отправлены.

Система отобразит количество успешно загруженных приглашений. Если в файле присутствует организация, которой ранее уже направлялось приглашение, информация также отобразится в уведомлении (Рис. 22).

Для отправки приглашений нажмите кнопку «Отправить» (Рис. 23).

При успешной отправке система отобразит количество отправленных приглашений. Обработанный список отобразится в списке «Массовых приглашений» (Рис. 24).

Все приглашения, входящие в массовые, будут отображаться в разделе «Исходящие» (Рис. 25).

Если в загруженном файле присутствуют ошибки, они будут подсвечены другим цветом. При наведении на некорректную строку отображается причина ошибки. В поле «Строк с ошибками» система отображает количество. Чтобы посмотреть только строки с ошибками, отметьте поле «Показать только ошибки» (Рис. 26).

Чтобы исправить ошибку, наведите на строку с ошибкой и нажмите кнопку «Редактировать» или «Удалить» (Рис. 27).

При редактировании откроется форма с указанием ошибки. Внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить» (Рис. 28).

Если в фильтре была проставлена галочка «Показать только ошибки», исправленная строка исчезнет.

Если массовое приглашение было отправлено с несколькими ошибочными строками, по ним будут созданы «черновики». Статус самого массового приглашения будет «Отправлен». В этом случае отобразится подсказка о возможности исправить ошибки и переотправить оставшиеся приглашения (Рис. 29).

При открытии массового приглашения отображаются актуальные статусы. Исправьте ошибки в приглашениях со статусом «Черновики» и повторно отправьте приглашения (Рис. 30).

Помимо этого, приглашения можно отредактировать и отправить из раздела «Черновики» (Рис. 31).

Работа с входящими приглашениями

Для просмотра входящих приглашений откройте главное меню и выберите раздел «Приглашения» → «Входящие». В заголовке указано количество входящих приглашений (Рис. 32).

Для просмотра данных по приглашению нажмите соответствующую кнопку (Рис. 33).

Во всплывающем окне просмотрите информацию по приглашению, затем нажмите «Принять» или «Отклонить» (Рис. 34).

Если приглашение по продукту Ediweb, то после нажатия кнопки «Принять» приглашение изменит статус на «Партнёр готов к работе», партнёрство с КА, приславшим приглашение, будет настроено автоматически (Рис. 35).

Если приглашение было отправлено по продукту DropCat, который у вас подключен в той роли, которая в приглашении, то после нажатия кнопки «Принять» приглашение изменит статус на «Партнёр готов к работе», партнёрство с КА, приславшим приглашение, будет настроено.

Если у вас не подключен продукт DropCat или подключен в другой роли, то после нажатия кнопки «Принять» приглашение изменит статус на «Принято, процесс настройки». Вам поступит договор по продукту DropCat в роли, указанной в приглашении, который необходимо подписать. После подписания документа продукт будет подключен, права для роли настроены, приглашение изменит статус на «Партнёр готов к работе», партнёрство с КА, приславшим приглашение, будет настроено.

При нажатии кнопки «Отклонить» укажите причину, по которой вы отклоняете приглашение, затем нажмите «Отклонить» (Рис. 36).

После отклонения приглашения статус изменится на «Отклонено» (Рис. 37).

В приглашении будет отображаться причина отклонения (Рис. 38).