Маршруты согласования документов в системе Ediweb Docs

Маршруты согласования документов

Для добавления нового маршрута согласования откройте главное меню, выберите раздел «Настройки организации» → «Маршруты согласования документов». Нажмите кнопку «Добавить» (Рис. 1).

Отобразится форма выбора типа маршрута (Рис. 2):

1. Универсальный – тип маршрута, подходящий для любого типа документов как для внутреннего пользования, так и внешнего ЭДО в любом направлении.
2. Частный – тип маршрута, применяемый только для входящих документов, обеспечивает автоматическую отправку документа при выполнении условий, приписанных в маршруте: определенный контрагент, тип и статус документа.

Универсальный маршрут

При выборе типа «Универсальный» отобразится форма создания маршрута (Рис. 3).

Заполните наименование маршрута в соответствующем поле, затем выберите, кто должен начать согласование: сотрудник или подразделение. Если сотрудник, выберите его из списка и назначьте действие, которое он должен выполнить: согласовать или подписать (Рис. 4).

Если выбрано подразделение, то действие по согласованию будет требоваться от любого участника. Если требуется действие всех участников подразделения, отметьте поле «Требуется согласование всех участников» (Рис. 5).

Если при выборе подразделения поле «Требуется согласование всех участников» отмечено, то после сохранения данных отобразится весь список сотрудников этого подразделения (Рис. 6).

Если в выбранном подразделении есть неподтвержденные (заблокированные или удалённые) сотрудники, система подсветит карточку участника красным и отобразит соответствующую подсказку (Рис. 7).

В списке маршрутов в столбце «Требуется пересмотр» будет указано по какой причине данный маршрут будет недоступен для выбора (Рис. 8).

Далее можете добавить нового участника в текущий этап или добавить следующий этап согласования с новым сотрудником или подразделением. В зависимости от выбранного варианта создастся маршрут с разным порядком согласования:

• Последовательный порядок согласования – маршрут, состоящий из этапов, по которым документ подписывается/согласовывается пользователями в строгой очередности. Может быть любое количество этапов. В каждом этапе только 1 участник. 
  Если в последовательном согласовании участником является подразделение, то ожидается выполнение действия над документом любым участником подразделения с правом подписи/согласования.
• Параллельный порядок согласования – маршрут с одним этапом, но с двумя или более участниками. Документ на согласование отправляется одновременно всем участникам.
  Если участником является подразделение и отмечено поле «Ожидается подписание всех участников» подразделения, то согласование является параллельным и требует подписи всех участников подразделения.
• Смешанный порядок согласования – маршрут, состоящий из нескольких этапов, где хотя бы один должен быть параллельного типа. Например, на первом этапе направляется документ трём сотрудникам параллельно, вторым этапом одному сотруднику — только после того, как согласуют первые трое.

Чтобы маршрут был последовательным, нажмите кнопку «Добавить этап» (Рис. 9).

Отобразится такая же форма для второго этапа (Рис. 10).

Можно построить параллельный маршрут – в таком случае документ отправится всем сотрудникам одновременно. Для этого в форме этапа 1 нажмите кнопку «Добавить участника» (Рис. 11).

В первый этап добавится новый участник. Рядом с этапом появится лейбл, указывающий, что данный этап будет согласовываться участниками параллельно (Рис. 12).

Если нажать кнопку «Добавить этап», добавится второй этап, а маршрут станет смешанным.

Для сохранения маршрута нажмите кнопку «Создать маршрут» (Рис. 13).

Созданный маршрут отобразится в списке (Рис. 14).

Частный маршрут

При выборе частного маршрута отобразится форма создания (Рис. 15).

Маршрут можно создать с разным порядком согласования.

Заполните поля:

• Наименование маршрута
• Ответственный сотрудник – сотрудник, который получит документ и сможет с ним работать после завершения согласования.
• Контрагент – организация, от которой должен поступить документ, чтобы он был отправлен на согласование по созданному маршруту.
• Тип документа – тип документа, который будет отправлен на согласование по созданному маршруту.
• Статус документа – статус, в котором должен находиться документ, чтобы он был отправлен на согласование по созданному маршруту.

Только при выполнении всех условий (контрагент, тип и статус) документ будет автоматически отправлен на согласование по созданному маршруту.

Далее поля заполняются аналогично универсальному маршруту (Рис. 16).

В общем списке отображается тип маршрутов. Если в маршруте выбран сотрудник, который ещё не подтверждён в системе, в колонке «Требуется пересмотр» будет отображаться информация о нём (Рис. 17).

Согласование документов

Создание маршрута для согласования документов

Для отправки документа на внутреннее согласование откройте главное меню и выберите раздел «Согласование документов», затем нажмите кнопку «Создать» → (Рис. 18).

Откроется окно «Новое согласование документов»  (Рис. 19).

Кликните по параметру «Маршрут согласования» и из выпадающего списка выберите ранее созданный маршрут (Рис. 20).

Далее заполните все обязательные поля и прикрепите документ, который требуется согласовать. Затем нажмите «Отправить на согласование».

Согласование документа отобразится во вкладке «Создал». Для просмотра согласования документа нажмите соответствующую кнопку (Рис. 21).

В режиме просмотра согласования отображается его статус. Информацию по движению документа можете просмотреть, нажав соответствующую кнопку (Рис. 22).

Откроется информация о маршруте согласования (Рис. 23).

Настройка согласования документов для сотрудника

Для запуска согласования незапланированных маршрутов можно передавать документ на каждом шаге на согласование, выбирая нужного сотрудника. Для настройки данного функционала откройте главное меню и выберите раздел «Согласование документов», затем нажмите кнопку «Создать» → «Согласование для сотрудника» (Рис. 24).

Откроется окно «Новое согласование документа для сотрудника» (Рис. 25).

Кликните по параметру «Ответственный сотрудник» и из выпадающего списка выберите сотрудника, который будет ответственным за этапы согласования. Далее в поле «Доступные действия» выберите значение: «Согласование/Отказ», «Подписание/Отказ» (Рис. 26).

Далее заполните все обязательные поля и прикрепите документ, который требуется согласовать. Затем нажмите «Отправить на согласование».

Согласование документа отобразится во вкладке «Создал». Для просмотра согласования документа нажмите соответствующую кнопку (Рис. 27).

В режиме просмотра согласования отображается его статус. Информацию по движению документа можете просмотреть, нажав соответствующую кнопку (Рис. 28).

Откроется информация о маршруте согласования (Рис. 29).

Внешний ЭДО с контрагентами

Документы, которыми обмениваетесь с контрагентами, можно отправлять на согласование. После создания документа по кнопке «Подписать и отправить» отобразится 3 варианта (Рис. 30):

• Подписать и отправить документ;
• Отправить на согласование внутри организации по маршруту;
• Отправить на согласование внутри организации для сотрудника.

Если выбрали операцию «На согласование внутри организации по маршруту», система отобразит окно с данными и выбором маршрута, по которому отправите документ (Рис. 31).

После заполнения параметров нажмите кнопку «Отправить на согласование». Согласование по документу будет создано и отобразится в список согласований.

Аналогично документ можно отправить на согласование из списка. Для этого выделите документ и нажмите кнопку «Отправить на согласование» (Рис. 32).

Далее отобразится окно с данными и выбором маршрута. Заполнение формы аналогично описанию выше.

Входящий документ также можно отправить на согласование. Для этого откройте документ, затем нажмите «Другие действия» → «Отправить на согласование» (Рис. 33).

Далее отобразится окно с выбором маршрута. Заполнение формы аналогично описанию выше.