Подписание электронного универсального передаточного документа (УПД)

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и факта передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функции.

Подключиться →

В зависимости от выбранной функции документа, электронный универсальный передаточный документ (УПД) служит различным целям. Эти цели различаются по характеру простановки подписей ответственных лиц (Табл. 1).

Роль	Функция оформляемого УПД
Роль	СЧФ	СЧФДОП	ДОП
Ответственный за оформление факта хозяйственной деятельности (сотрудник, обычно ставящий подпись на счетах-фактурах)	Участвует в подписании	Участвует в подписании	Не участвует в подписании
Ответственный за отгрузку/приёмку или оказание услуги (сотрудник, обычно ставящий подпись на накладных)	Не участвует в подписании	Участвует в подписании	Участвует в подписании

Табл. 1. Функции участников

Кто подписывает УПД?

УПД с функцией «1 – СЧФ»

УПД с функцией «1 – СЧФ» подписывает один раз представитель продавца – сотрудник, ответственный за оформление факта хозяйственной деятельности и отражение НДС. Как правило, это тот же сотрудник (бухгалтер, генеральный директор и т. д.), чья подпись ставится на обычные электронные счета-фактуры. ФНС-квитанции подписываются двумя сторонами по той же логике, как и в обычных электронных счета-фактурах (Рис. 1).

УПД с функцией «3 – ДОП»

УПД с функцией «3 – ДОП» представляют из себя две части: «Титул отправителя» и «Титул получателя». По аналогии с актами и накладными, «Титул отправителя» подписывается один раз лицом, ответственным за передачу груза/оказания услуги со стороны поставщика. «Титул получателя» подписывается лицом, принимающим товар/услугу со стороны покупателя (Рис. 2).

УПД с функцией «2 – СЧФДОП»

УПД с функцией «2 – СЧФДОП» – самый сложный по бизнес-процессу. Однако и его подписание можно осуществить просто, если учесть все детали. В общем случае на документ требует три подписи:

Отправитель проставляет подпись лица, ответственного за отражение фактов хозяйственной деятельности (чаще всего бухгалтера) на свой сформированный документ.
Отправитель проставляет вторую подпись лица, ответственного за передачу товаров/услуг со своей стороны на свой сформированный документ.
Получатель документа ставит подпись лица, ответственного со своей стороны за приёмку товаров/услуг.

ФНС-квитанции по факту передачи документа могут подписываться вышеуказанными лицами (Рис. 3).

Рис. 3. Схема подписи УПД с функцией «2 – СЧФДОП»

Если на стороне отправителя есть сотрудник, который может совмещать роли «1» и «2», то он в праве поставить свою подпись на документ единожды. Платформа Ediweb для таких случаев содержит специальные возможности, которые позволяют настроить однократное подписание со стороны отправителя, если один и тот же сотрудник совмещает две роли. Это достаточно распространённое явление. Эта настройка позволяет сделать процесс подписания таким же быстрым и удобным, как и в обычных счетах-фактурах. Если компания на платформе разделяет подписантов «1» и «2», то платформа сначала даёт подписать документ одному пользователю, затем другому (Рис. 4).

Рис. 4. Схема подписи УПД при разделении подписантов

«Титул продавца/покупателя» при использовании функции СЧФДОП может быть подписан как одной, так и двумя подписями. Если должна устанавливаться одна подпись внутри формата, заполняется поле с указанием области полномочий.

Области полномочий подписанта

Области полномочий подписанта-продавца	СЧФ	СЧФДОП	ДОП
0 – лицо, ответственное за подписание счетов-фактур	V	V + 2 V + 3
1 – лицо, совершившее сделку, операцию		V + 0 + 2	V + 2
2 – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за её оформление		V + 0	V
3 – лицо, ответственное за оформление свершившегося события		V + 0	V
4 – лицо, свершившее сделку, операцию и ответственное за подписание счетов-фактур	V	V + 3	V + 3
5 – лицо, свершившее сделку, операцию и ответственное за её оформление и подписание счетов-фактур	V	V	V
6 – лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур	V	V	V

Области полномочий подписанта-покупателя	СЧФДОП	ДОП
1 – лицо, совершившее сделку, операцию	V + 3	V + 3
2 – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за её оформление	V	V
3 – лицо, ответственное за оформление свершившегося события	V	V

12 сентября 2023 г.