F.A.Q. при работе с УПД для торговой сети «Леруа Мерлен»

УПД с какой функцией принимает «Леруа Мерлен»?

Торговая сеть «Леруа Мерлен» использует УПД с функциями:

• «СЧФДОП» – для поставщиков, являющихся плательщиками НДС
• «ДОП» – для неплательщиков НДС.

УПД для «Леруа Мерлен» рекомендуется формировать на основании «Уведомления об отгрузке» (DESADV).

Важно

При создании электронного УПД для «Леруа Мерлен» необходимо основываться на дате записи на поставку и отправлять УПД не ранее, чем за 4 дня и не позднее, чем за 4 часа до отгрузки товара в магазине/складе.

Дата УПД должна быть не позднее, чем на сутки от даты отгрузки товара и находиться в пределах того месяца, когда совершается отгрузка товара.

В каких случаях не принимается УПД?

УПД не принимается, если:

• В нём имеется код товара сети вне заказа
• В количестве или в цене указан «0»
• Есть арифметические ошибки при расчётах в табличной части
• Указан один и тот же код товара сети в разных строках
• Если от поставщика был ранее получен УПД с таким же номером для любого другого заказа в течении календарного года, в котором был выставлен документ

Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?

На стороне торговой сети реализован «Корректировочный УПД» (УКД) и Исправленный УПД (иУПД). 

Торговая сеть «Леруа Мерлен» работает с двумя типами УКД: по процессу корректировки поставок и по возвратам.

Основанием для создания УКД по процессу корректировки поставок при работе с «Леруа Мерлен» является ТОРГ-2 (Акт о расхождении), который оформляется при фактической приёмке товара в магазине. ТОРГ-2 передаётся поставщику вне ЭДО.

Основанием для создания УКД по возвратам является RETANN (EDI-сообщение от «Леруа Мерлен», содержащее информацию о количестве товара к возврату).

Если было получено «Уведомление об уточнении УПД» с текстом «Существуют расхождения между СФ и приемкой. Требуется выставление КСФ. Список расхождений будет выслан в документе ТОРГ2», то следует оформить УКД на основании «Акта о выявленных расхождениях» от бухгалтерии магазина или центрального офиса.

Можно ли аннулировать УПД / УКД для «Леруа Мерлен»?

При работе с «Леруа Мерлен» доступно аннулирование УПД / УКД. Для обработки аннулирования УПД / УКД предварительно сообщите сотрудникам сети какие именно документы аннулируете. Предложение на аннулирование не аннулирует документ в системе торговой сети.

Если функция аннулирования недоступна, обратитесь в поддержку Ediweb.

Каковы особенности бизнес-процесса поставок в «Леруа Мерлен» с внедрением УПД (СЧФДОП)?

1. DESADV должен содержать «номер УПД», либо в номере накладной (если старая интеграция), либо в отдельных тегах «Номер УПД» и «Дата УПД».
2. После создания «Уведомления об отгрузке» (DESADV), необходимо сформировать и отправить, подписанный валидной электронной подписью электронный УПД. Желательно за 48 часов до фактической отправки груза.
3. При отправке поставщиком товара, требуется передавать ТТН в бумажном виде. При этом документ остаётся без изменений.
4. После того, как товар по заказу пройдет первую приёмку, УПД будет подписан без фактического пересчета. Это означает, что после количественного пересчета, который происходит в магазине, поставщику может быть выставлен акт на бумаге (ТОРГ-2, ТОРГ-4), УПД изменит статус на «С уточнением» – если поставщик согласен, то необходимо предоставить «Универсальный корректировочный документ» (УКД) в бумажном виде.

Полный процесс описан в схеме: Бизнес-процесс при работе с УПД (СЧФДОП) для «Леруа Мерлен».pdf

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:

Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.

Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?

Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.

Каковы расширенные требования к УПД для «Леруа Мерлен»?

«Леруа Мерлен» в проекте УПД дополнительно к базовым требованиям ФНС формата вводит расширенные требования к составу документа, а именно – логику проверки заполнений отдельных полей.

Дополнительные требования для УПД:

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

Важно

Реквизиты адресов продавца, покупателя, грузополучателя и грузоотправителя должны соответствовать выписке из ЕГРЮЛ и указываться полностью в соответствующих полях.

Наименование компании-покупателя должно соответствовать юридической форме – ООО "ЛЕ МОНЛИД".

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Оператор ЭДО руководствуется:

А) Приказом ФНС России от 08.06.2021 г. N ЕД-7-26/546@

7. Оператор электронного документооборота должен иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

Б) Приказом Минфина России от 05.02.2021 г. N 14н

5. Счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком

Одновременно:

17. Покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет счет-фактуру в электронной форме на соответствие требованиям, установленным подпунктом "а" и "б" пункта 14 настоящего Порядка, и в случае выявления необходимости исправления ошибок в счет-фактуре в электронной форме:
а) формирует в электронной форме уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме;
б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица покупателя;
в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (при необходимости);
г) направляет файл подписанного уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме в адрес продавца через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем.

При этом ни Приказ Минфина, ни Приказ ФНС не предоставляют Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО УПД.

Что означает уточнение «Расхождение в расположении между заказом и ЭСФ»?

Это уточнение означает, что в «Заказе» (ORDERS) конечный получатель отличается от грузополучателя в УПД. Требуется устранить расхождения.

Как выглядит формат УПД для «Леруа Мерлен»?

Описание нового и текущего формата УПД и EDI-сообщений можете просмотреть в статье №882.