Формирование универсального передаточного документа для сети «Леруа Мерлен Восток» на EDI Platform

Универсальный передаточный документ (УПД) необходимо отправлять УПД не ранее, чем за 4 дня и не позднее, чем за 4 часа до отгрузки товара в магазине/складе, и рекомендуется формировать на основании «Уведомления об отгрузке» (DESADV). Все реквизиты в УПД должны быть указаны верно. Наименование организаций на русском языке, в соответствии с Уставом, с указанием формы собственности.

Для создания УПД перейдите во вкладку «Взаимосвязи», затем по контрагенту «Леруа Мерлен Восток» выберите раздел исходящих документов «Уведомления об отгрузке» (Рис. 1).

Кликните левой кнопкой мыши по «Уведомлению об отгрузке» и в контекстном меню операций выберите «УПД (СЧФДОП)» или «УПД (ДОП)» для неплательщиков НДС (Рис. 2).

Откроется форма создания «УПД Титул поставщика» (Рис. 3).

Проверьте заполнение обязательных полей:

1. В блоке «Универсальный передаточный документ» (Рис. 4):

• Функция – обязательное значение «СЧФДОП», либо «ДОП»
• Номер документа – номер УПД
• Дата документа – дата УПД должна быть не позднее, чем на сутки от даты отгрузки товара и находиться в пределах того месяца, когда совершается отгрузка товара
• Код валюты – выбор валюты – RUB
• Номер заказа покупателя – номер «Заказа» (ORDERS)
• Дата заказа покупателя – дата «Заказа» (ORDERS)
• Номер накладной – номер «Уведомления об отгрузке» (DESADV)
• Дата накладной – дата «Уведомления об отгрузке» (DESADV)
• Наименование составителя информации продавца – при заполненном профиле организации подставляется автоматически

2.     В блоке «Грузоотправитель», в случае, если данные грузоотправителя и продавца совпадают, то отметьте поле «Как у продавца». Дополнительные данные заполнять не нужно (Рис. 5-а).

В случае, если данные грузоотправителя и продавца не совпадают, поле «Как у продавца» должно быть пустым. Тогда нажмите «Дополнительно» и заполните обязательные поля (Рис. 5-б):

• Название организации
• ИНН
• КПП
• Индекс
• Регион

3.     В блоках «Продавец», «Покупатель» и «Грузополучатель» проверьте заполнение полей (Рис. 6):

• Название организации
• GLN
• ИНН
• КПП
• Регион

Важно

Реквизиты адресов продавца, покупателя, грузополучателя и грузоотправителя должны соответствовать выписке из ЕГРЮЛ и указываться полностью в соответствующих полях.

Наименование компании-покупателя должно соответствовать юридической форме – ООО "ЛЕРУА МЕРЛЕН ВОСТОК".

4.     В блоке «Данные продавца о передаче» проверьте заполнение полей (Рис. 7):

• Содержание действий
• Дата отгрузки (передачи)
• Наименование документа основания – для УПД старого формата (ФНС 155) значение «Отсутствует», для УПД нового формата (ФНС 820) значение «Без документа-основания»
• Работник организации продавца: Ф.И.О. и должность

5.     В блоке «Подписант» (Рис. 8):

• Область полномочий – выберите из списка
• Статус – выберите из списка
• Должностные обязанности – должностные обязанности подписанта или иные основания полномочий (доверия)
• Тип – выберите из списка
• Название организации
• Должность – должность подписанта
• Ф.И.О. подписанта
• ИНН

Далее заполните информацию о товаре. Для этого в форме «Строки универсального передаточного документа» кликните по товарной строке и выберите операцию «Обновить» (Рис. 9).

Откроется форма «Товарная строка». Обязательными полями к заполнению являются (Рис. 10):

• Наименование товара
• Количество – запрещено передавать дробное количество товара при использовании единицы изменения – шт (PCE).
• Цена без НДС
• Ставка налога
• Штрих-код
• Артикул покупателя
• Единица измерения
• Номер заказа
• Сумма без НДС
• Сумма с НДС

Если не заполнены поля «Сумма без НДС» и «Сумма с НДС», суммы рассчитаются автоматически на основании данных из полей «Цена без НДС», «Ставка налога» и «Количество». В случае автоматического заполнения проверьте суммы.

Важно 

Если товар импортируемый, то обязательно укажите «Страну происхождения» (1) и «Номер ГТД» (2). Если на один товар приходится несколько номеров «ГТД», то линии необходимо продублировать, нажав кнопку «Добавить ГТД» (3) и указав в каждой строке «номер ГТД» (2) (Рис. 11).

Сертификация цепочки поставок и контролируемой древесины (FSC CoC/CW) — сертификация организаций, занимающихся переработкой, транспортировкой и продажей лесной продукции в случае, если организация планирует закупать и/или использовать в процессе производства несертифицированную древесину или продукцию на основе древесины.

Поставщикам, прошедшим добровольную сертификацию FSC, следует указывать данные о номере сертификата и тип FSC продукции. Пример добавления информации о сертификации (Рис. 12).

Тип сертификации должен содержать «FSC».

После заполнения обязательных полей нажмите кнопку «Обновить» (Рис. 13).

Перед подписанием УПД убедитесь, что:

• Арифметически все суммы рассчитаны верно и совпадают с теми, которые учтены в системе поставщика (∑без НДС, ∑НДС и ∑с НДС)
• ЭЦП не просрочена
• Номер и дата верные и совпадают с теми, которые учтены в системе поставщика
• ГТД указаны, если необходимо
• Реквизиты двух сторон указаны верно 

После изменений числовых данных для пересчёта сумм нажмите «Обновить» (1). После заполнения всех обязательных полей в УПД нажмите кнопку «Подписать» (2)(Рис. 14).