Схемы бизнес-процесса и описание особенностей при работе с УПД для сети «Магнит» (АО «Тандер») на EDI Platform

Торговая сеть «Магнит» (АО «Тандер») при работе с поставщиками использует УПД с функциями:

• СЧФДОП – включает в себя счёт-фактуру и первичный документ. Используется, если поставщик является плательщиком НДС.
• СЧФ – включает в себя счёт-фактуру, используется, если поставщик является плательщиком НДС.
• ДОП – включает в себя первичный документ и используется, если поставщик не является плательщиком НДС.

Если выставляются отдельно УПД (ДОП) и УПД (СЧФ), то электронный УПД (СЧФ) должен быть выслан на каждый УПД (ДОП).

Особенности при работе с УПД для сети «Магнит» (АО «Тандер»)

• Сеть «Магнит» использует УПД, УКД и иУПД.

• Со стороны АО «Тандер» в приоритете работа по типу УПД с функцией «СЧФДОП». УПД (СЧФДОП) заменяет товарную накладную и счёт-фактуру. Бумажные версии ТОРГ-12, счета-фактуры или УПД после даты начала обмена ЭДО заверяться со стороны сети не будут. Подписываться электронной подписью будут только УПД, УКД/иУПД. При переходе на УПД на бумажном носителе остаются сопроводительные документы ТТН или ТРН, а также ранее предоставляемые с поставкой документы, такие как: вет.свидельтества, сертификаты и т.п. В ТТН или ТРН обязательно должен быть проставлен номер заявки для поиска УПД в системе. В ТТН обязательно должны быть скрыты цены.

• УПД с функциями «СЧФДОП» и «ДОП», содержащий информацию о товарной накладной, должен быть отправлен до прибытия а/м на РЦ/ТТ. 

• УПД должен отправляться на основании «Уведомления об отгрузке» (DESADV) в момент отгрузки товара со своего склада на объект сети (РЦ/ГМ). Согласно п.1 статьи 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 г. (далее ФЗ №402-ФЗ), каждый факт хозяйственной операции должен быть оформлен первичным документом. Без наличия УПД приёмка товара невозможна. В выходные/праздничные дни УПД также должен быть отправлен в  момент отгрузки со своего склада. Если это невозможно по какой-либо причине, необходимо связаться со своим провайдером для возможности реализации отправки УПД с отсрочкой. Это позволит формировать документ в любое удобное время, при этом УПД будет подписан и осуществлена отправка в заданную дату и время.

• УПД с функцией «СЧФ», при реализации товаров, обязательно выставляется не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара. Если поставщик получил ТОРГ-2 в срок до пяти дней, то можно выставить УПД в части СЧФ с учётом результатов приёмки и качества.

• Если поставщик формирует УПД (СЧФ) на основании RECADV, но в течение пяти дней RECADV отсутствует, необходимо обратиться в поддержку Ediweb для консультации, как выставить УПД (СЧФ) без RECADV.

• В случае, если УПД (СЧФ) выставляется по итогам приёмки товара и было выявлено, что какая-либо позиция должна отсутствовать в УПД (СЧФ), то следует исключить такую позицию из УПД (СЧФ), а не указывать её с количеством равным нулю.
• В УПД (СЧФ) необходимо заполнять узел «Дополнительная информация». В поле «НомерДокументаОснования» и «ДатаДокументаОснования» необходимо указывать номер и дату документа УПД в части ДОП (товарной накладной), соответственно.
• В случае, если УПД, принимаемый сетью, не проходит техническую проверку (например, ошибки синтаксиса и его невозможно прочитать, либо введён текст в числовых полях), то поступит уточнение и необходимо сформировать ИУПД или УКД.
• ИУПД заполняется аналогично УПД, но с указанием номера и даты исправления.
• Количественное товара по фактической приёмке указывается сетью «Магнит» в документе «Уведомлении о приёмке» (RECADV), а количественные расхождения можно увидеть в бумажном ТОРГ-2.
• В УПД обязательно описывать товар в минимальных единицах измерения: килограммах и штуках.
• В УПД по каждой товарной позиции должен быть корректно заполнен штрих-код товара. Если в документе будет передаваться отсутствующий ШК в системе сети, документ будет отклонён. Только после заведения ШК со стороны сети, документ будет принят системой. Для сверки ШК необходимо обратиться к своему категорийному менеджеру.

• Допускается отправка на один «Заказ» (ORDERS) – один УПД. Предоставлять на перевоз отдельный комплект документов нельзя, только иУПД. Если вы предполагаете возить продукцию на РЦ один заказ – несколько УПД (например, разными машинами), об этом необходимо сообщить логисту до перехода в продуктив. Если вы уже работаете по частичной отгрузке по DESADV, вы можете отправлять несколько УПД на одну заявку без доп.информирования. На ГМ частичная отгрузка не реализована, для разделения наборов вам необходимо обратиться в сеть.

• В случае подписания нового договора, расширения географии отгрузок (например отгружались только на РЦ, стали на ГМ) в обязательном порядке необходимо подключение к EDI по новому договору/направлению для получения «Заказов». Для подключения к EDI по новому договору/направлению необходимо обратиться к провайдеру. Если заявки не будут поступать по EDI, принять товар по ЭДО не будет возможности, что приведет к срыву поставок.

• При принятии решения о смене провайдера обязательно информирование ответственного специалиста по тестированию/переводу от сети. При отсутствии информации, настройки станут некорректными, ЭДО не будут поступать в сеть, что приведет прекращению тестирования в период теста и к срыву поставок после начала обмена ЮЗДО.

Требования к УПД, выставляемым поставщиками в адрес сети «Магнит» (АО «Тандер»)

На входе имеется ряд логических проверок, в случае несоблюдения данных требований, документ системой АО «Тандер» будет отклонен. Наиболее распространенные ошибки:

• Ошибка в дате документа
• Ошибка в дате отгрузки
• Ошибка в дате ожидаемого прихода

из-за которых УПД не поступит в сеть и, соответственно, приёмка не будет возможна. Исправить данные ошибки можно отправив верный документ, либо выслав иУПД. Остальные ошибки в УПД можно исправить в зависимости от ошибок – иУПД/УКД. Полный перечень проверок и необходимые действия в статье Базы знаний Ediweb. По всем вопросам формирования документов просьба обращаться к провайдеру.

Все имеющиеся в электронном документе УПД поля должны быть заполнены контрагентом. В УПД, выставляемом при реализации товаров, передаче имущественных прав, в обязательном порядке должно быть заполнено:

• Номер ORDERS в соответствии с заявкой ORDERS в поле «Заказ».
• «Дата документа» должна попадать во временные рамки: с даты создания заявки (включительно) по дату прихода (включительно).
• Отправка УПД должна производиться в день отгрузки со склада поставщика. Система сети настроена так, что не принимает документы наперёд, это противоречит законодательству. Согласно п.1 статьи 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 г. (далее ФЗ №402-ФЗ), каждый факт хозяйственной операции должен быть оформлен первичным документом. Дата отправки УПД должна совпадать с датой документа.
• «Дата отгрузки» должна попадать во временные рамки: с даты создания заявки (включительно) по дату документа (включительно).
• Дата ожидаемого прихода (дата поставки) – если УПД формируете до факта поставки, то нужно указывать фактическую дату поставки. Если УПД формируете после поставки, то независимо от даты поставки, необходимо указывать текущую дату.

Важно 

Для корректировки планируемой даты поставки на РЦ (дата ожидаемого прихода), если по документу не было уточнений, необходимо обратиться к вашему ответственному менеджеру цепочек поставок (логисту сети), дата будет откорректирована им для РЦ вручную.

• Порядковый номер и дата составления УПД.
  Нужно, чтобы номер УПД был уникальным в пределах календарного года. Если нет возможности осуществлять сквозную нумерацию УПД в пределах года, об этом следует сообщить на электронный  ящик <uzdo-support@magnit.ru>. Перед отправкой УПД следует проверить, что электронному документу присвоен именно тот номер, который нужно (а не номер ORDERS, например). Исправить номер и дату УПД путем создания иУПД нельзя.
• Узел «Дополнительная информация». В поле «НомерДокументаОснования» и «ДатаДокументаОснования» необходимо указывать номер и дату документа УПД.
• Инфополе «НаимДокОпр» является обязательным для УПД (СЧФДОП и ДОП), УКД (КСЧФДИС и ДИС), иУПД (СЧФДОП и ДОП)
• Наименование, адрес и идентификационные номера (ИНН, КПП) налогоплательщика и покупателя.
  Должно указываться полное или сокращенное наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Должен заполняться адрес (для юридических лиц), указанный в Едином государственном реестре юридических лиц, в пределах места нахождения юридического лица, место жительства (для индивидуальных предпринимателей), указанное в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей. Наиболее часто встречающаяся ошибка при заполнении адреса — отсутствие/задвоение наименования города или населенного пункта.

Важно

Все реквизиты адресов должны быть указаны в соответствующих полях: Наименование района — в поле «Район», наименование города — в поле «Город», наименование населенного пункта — в поле «Населенный пункт», наименование улицы — в поле «Улица», номер дома — в поле «Дом». В адресах поставщика и покупателя данные не должны задваиваться: наименования района, города, населенного пункта, улицы, дома должны указываться один раз в предусмотренном для этого в xml-файле поле.

Для покупателя должны быть указаны реквизиты:

ИНН: 2310031475,

Наименование: АО Тандер или Акционерное общество Тандер,

Адрес: Российская Федерация, Краснодарский край, Краснодар г, Леваневского ул, 185;

Наименование грузополучателя должно начинаться с:  «АО Тандер, … далее указывается наименование точки доставки. Адрес грузополучателя должен указываться полностью, КПП покупателя должен указываться для точки доставки»;

• Обязательно заполнение хотя бы одного из реквизитов: Наименование валюты «руб.» или Код «643»;
• Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счёт предстоящих поставок товаров;
• Наименование поставляемых (отгруженных) товаров и единица измерения.
• Количество (объем) поставляемых (отгруженных) по УПД товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения;
• Количество товара в УПД должно совпадать с приходом и соответствовать указанному количеству в акте ТОРГ-2;
• Цена за единицу измерения по договору без учета налога (в случае применения государственных регулируемых цен, включающих в себя налог, необходимо указание цены с учетом суммы налога);
• Стоимость товаров по счету-фактуре без налога;
• Сумма акциза по подакцизным товарам;
• Налоговая ставка;
• Сумма налога, предъявляемая покупателю товаров, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
• Если сумма налога в УПД (УКД/иУПД) равна нулю, то следует указывать значение «0», а не «Без НДС»;
• Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров, переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
• Страна происхождения товара (если страна происхождения не РФ);
• Номер таможенной декларации (если указывается страна происхождения товара);
• Необходимо указать сумму без учета НДС — всего по УПД. Сумма без учета НДС всего по УПД должна равняться общей сумме без учета НДС построчно.
• Необходимо указать сумму с учетом НДС всего по УПД. Сумма с учетом НДС всего по УПД должна равняться общей сумме с учетом НДС построчно.
• Необходимо указать сумму НДС — всего по УПД. Сумма НДС всего по УПД должна равняться общей сумме НДС построчно.

Важно

В случае, если поставщик является индивидуальным предпринимателем, зарегистрированным в качестве ИП до 01.01.2017, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП (номер, серия, дата). Для поставщиков, зарегистрированных в качестве ИП после 01.01.2017, в поле реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП должна указываться запись (ГРНИП) 000000000000000 от "_____"_______________2017г

• Обязательно перед отправкой УПД необходимо подписать электронной подписью.
• В случае реализации и внедрения в работу новых дополнительных полей в документе УПД, подписание дополнительных юридических документов не требуется.

Требования к УПД по алкогольной продукции

Табл. 1. Требования к УПД по алкогольной продукции

Схемы бизнес-процесса при работе с УПД для сети «Магнит»

• Схема бизнес-процесса при работе с УПД с функцией «СЧФДОП»
• Схема бизнес-процесса при работе с УПД с функцией «СЧФ» и «ДОП»