F.A.Q. при работе с УПД для сети «Магнит» (АО «Тандер») на EDI Platform

УПД с какой функцией принимает «Магнит» (АО Тандер)?

УПД необходимо отправлять до приёмки, в связи с данным требованием возможны два вида работы с документом:

• Отправить УПД с функцией «СЧФДОП» до приёмки
• Отправить УПД с функцией «ДОП» до приёмки, затем УПД с функцией «СЧФ» после приёмки

На основании каких документов можно формировать УПД?

УПД можно сформировать на основании следующих документов: ORDERS, DESADV и RECADV.

На основании RECADV можно формировать УПД только с функцией «СЧФ».

В каких случаях возможно выставление исправленного, в каких корректировочного УПД?

В случае нахождения ошибки в количестве товара по причине недовоза / частичного перевоза / брака, выявленного при приёмке товара – «Корректировка» (УКД), во всех остальных случаях – «Исправление» (иУПД).

Почему при создании корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?

На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:

«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»

Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.

Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Оператор ЭДО руководствуется:

А) Приказом ФНС России от 08.06.2021 г. N ЕД-7-26/546@

7. Оператор электронного документооборота должен иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

Б) Приказом Минфина России от 05.02.2021 г. N 14н

5. Счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком

Одновременно:

17. Покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет счет-фактуру в электронной форме на соответствие требованиям, установленным подпунктом "а" и "б" пункта 14 настоящего Порядка, и в случае выявления необходимости исправления ошибок в счет-фактуре в электронной форме:
а) формирует в электронной форме уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме;
б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица покупателя;
в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (при необходимости);
г) направляет файл подписанного уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме в адрес продавца через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем.

При этом ни Приказ Минфина, ни Приказ ФНС не предоставляют Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО УПД.

Какую информацию нужно передавать в УПД?

• Информацию о грузополучателе
• Дату отгрузки (передачи) – должна совпадать с датой УПД

• В наименовании организации грузополучателя должно содержаться «АО» в верхнем регистре и «Тандер» в любом регистре

Все остальные обязательные поля для заполнения заполняются автоматически.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:

Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.

Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?

Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

• <ДопСвФХЖ1 НаимОКВ="Российский рубль"/>
• В «шапке» документа (Табл. 1).
   

• В товарных позициях (Табл. 2).
   

Также, в зависимости от типа УПД, иУПД, УКД, обязательным является инфополе «НаимДокОпр» (Табл. 3, 4)
 

Комплект бумажных документов

Комплект документов: ТТН/ТрН, ВС, сертификаты, декларации (в зависимости от типа продукции).

Сеть «Магнит» (АО Тандер) требует, чтобы бумажные документы: «Транспортная накладная» и «Товарно-транспортная накладная» обязательно содержали информацию в поле «Заказ» (Заявка). Это поле может заполняться автоматически, подтягивая данные из УПД – «Номер заказа», либо заполняться вручную оператором. Ниже представлены пример ТТН и ТН (Рис. 1).

Как оформляется приёмка с расхождениями (перевоз/недовоз)?

В случае расхождения объемов товаров в УПД и принятых по факту, будет составлен бумажный Акт ТОРГ-2 и выдан водителю. В электронном УПД при этом будет проставлена электронная отметка о составлении Акта, которую контрагент увидит в своем интерфейсе.

УПД будет подписан сетью, но от поставщика будет ожидаться УКД с корректировками объемов.

Возможна ли приёмка товара на основании DESADV, а отправка УПД только после получения RECADV? Зачем отправлять УПД в момент отгрузки?

DESADV не является юридически значимым документом, поэтому приёмка возможна только на основании наличия УПД при поставках а/м. Сеть основывается на Федеральном законе от 06.12.2011 (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете». Ст. 9 п. 3 «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных».

Следовательно, при приёмке товара (совершении факта хозяйственной деятельности) у сети должен быть первичный документ, например – УПД.

Примет ли сеть поставку по бумажным документам, если поставщик не сможет выслать УПД?

Приёмка по бумаге возможна только в критичных ситуациях, например: технический сбой с любой стороны (поставщика, покупателя, провайдера). Приёмка товара по бумагам в случае неотправки УПД, отправки некорректно оформленного УПД невозможна.

Дата поставки должна передаваться в одном из дополнительных или конкретном поле УПД?

Дата поставки – это дополнительное поле в УПД. Дата поставки должна соответствовать дате отправки УПД в сеть (текущей дате).

Обязательно ли в УПД указывать отдельной строчкой количество поддонов по нулевой цене, если поддоны не возвратные?

Возвратные поддоны оформляются отдельным бумажным УПД с нулевой ценой (если не возвратные поддоны, по ним составлять бумажный документ не нужно). Также возвратные поддоны можно отражать в ТТН или ТРН.

Можно ли отправлять УПД накануне дня отправки товара, при этом передаваемую дату отгрузки указывать равной реальной дате отгрузки?

Дата формирования документа по законодательству не может быть раньше даты отгрузки, поэтому это невозможно. Можно обратиться к провайдеру для настройки автоотправки в нужную дату. При этом дата отгрузки должна быть равна дате УПД.

Зачем скрывать цены в ТТН?

Одна из целей перехода на электронный документооборот – это повышение конфиденциальности. Необходимо скрыть информацию по ценам от сторонних лиц в товарной части ТТН. Т.е. необходимо убрать стоимость в разрезе товарной поставки, при этом можно оставить итоговую стоимость груза. Изменение формата ТТН при этом не требуется.

Уведомление о приёмке товара (REСADV) будет приходить со всех объектов покупателя (РЦ, ГМ, ММ) или только с РЦ?

При переходе поставщика на УПД, RECADV будет поступать по всем направлениям отгрузок.

Что делать если после окончания приёмки не приходит RECADV?

Если после приёмки не приходит RECADV, обратитесь к провайдеру. Провайдер проверяет техническую часть на своей стороне, далее обращается в сеть с запросом. Если после этого RECADV не поступил, вопрос не решён, провайдер даст ответ: «Проблема на стороне сети, необходимо обратиться с вопросом к своему логисту на стороне сети».

Для части «ДОП» и части «СЧФ» в едином УПД будут разные номера?

Если документ единый – УПД (СЧФДОП), то номер будет один для всего документа. Если поставщик хочет использовать отдельные форматы: УПД (ДОП) и УПД (СЧФ), то и номер у каждого документа будет свой.

Нужно ли подписывать дополнительное соглашение для перехода на УПД?

При реализации УПД подписание дополнительных документов не требуется, только «Акт об успешном окончании тестирования» после его завершения. Все условия об обмене эл.документами прописаны в доп.соглашении по EDI, новом ДП.

Можно ли отправлять несколько УПД на один ORDERS при частичной отгрузке?

Можно, если у поставщика есть признак деления ORDERS. Для добавления признака поставщику необходимо направить запрос ответственному логисту сети.

В случае возникновения ошибок и не принятия документа со стороны сети, как поставщику понять, что необходимо исправить?

При обнаружении ошибок сеть направит уведомление об ошибке, в котором будет указан текст ошибки. В зависимости от ошибки и вида документов (УПД/УКД/иУПД) необходимо произвести действия, описанные в статье Базы знаний.

Как сеть подписывает документы со своей стороны?

Процесс подписания ЮЗДО автоматизирован в компании на всех направлениях (ГМ, ММ. РЦ). Подписание проводится по окончанию физической приёмки продукции. Подписание будет проводиться с помощью ЭЦП.

Какие действия в случае неподписания УПД со стороны сети после завершения приёмки?

Если не подписан УПД со стороны сети после завершения приёмки, необходимо:

• по неподписанному УПД РЦ направлять запрос на своего логиста РЦ;
• по неподписанному УПД ГМ направлять запрос на адрес Специалиста по недовозам ГМ specnedov@magnit.ru;
• по неподписанному УПД Транзитных поставок ГМ через РЦ направлять запрос на своего логиста ГМ;
• по неподписанному УПД категории «фреш» направлять запрос на сотрудника Веревкина Наталья Павловна verevkina_np@magnit.ru по шаблону:

«Наименование КА, ИНН

Прошу уточнить, по какой причине не поступил подписанный со стороны Тандер УПД по заявке/заявкам № ____?»

Важно

В запросе обязательно нужно указывать номер УПД и номер заявок.

В случае, если после вашего обращения в сеть вам поступил ответ, что операции находятся в высоком статусе, обратитесь к своему провайдеру и приложите ответ от сети. Провайдер в свою очередь направит запрос в техподдержку сети.

Можно ли исправить номер УПД после отправки?

Исправить номер УПД после отправки нельзя, если он принят системой (не было уточнений). Вам необходимо изменить номер документа в вашей учетной системе на номер принятого сетью УПД.

Как исправить УКД?

Необходимо направить иУКД с учётом всех расхождений.

Какие действия в случае неподписания УКД/иУПД со стороны сети?

Если ответственными со стороны сети подтверждена корректность и принятие документов к учету УКД/иУПД, с вопросом о подписании необходимо обратиться к своему провайдеру.

Какие действия в случае выявления разницы логики расчета НДС на стороне КА и АО «Тандер»?

Необходимо внести изменения в свою учётную систему, формула расчета НДС прописана в договоре поставки, расчёт НДС должен осуществляться согласно данной логике.