F.A.Q. при работе с УПД для ГК «Виктория» на EDI Platform

Для обмена УПД (СЧФ) какие EDI-сообщение нужно проверить на получение / отправку?

• Заказ (ORDERS) – заказ на поставку товара.
• Уведомление об отгрузке (DESADV) / (DELNOT) – до поставки товара. Приёмка осуществляется только на основании DESADV / DELNOT.
• Уведомление о приёмке (RECADV) – уведомление о получении товара / электронный акт приемки.
• Уведомление о возврате (RETANN) – уведомление о возврате товара.

Особенности:

1. Если вы не получили RECADV, обратитесь к провайдеру для настройки.
2. Если не можете отправить УПД, т.к. нет акта приёмки, проверьте получение на данный заказ RECADV. Если его нет, обратитесь сначала к провайдеру для настройки, далее к ООО «Виктория Балтия» для отправки на данные заказы RECADV.
3. Если получен RECADV без номера накладной, значит была нарушена цепочка отправки сообщений – RECADV отправлен без необходимой информации. RECADV отправляется с указанием номера накладной, если до поставки товара в адрес сети был отправлен DELNOT / DESADV.

УПД с какой функцией принимает ГК «Виктория»?

ГК «Виктория» может выступать как отправителем, так и получателем УПД.

Поставщикам немаркируемого товара доступно формирование УПД только с функцией «СЧФ». Для сокращения ошибок в получаемых УПД (СЧФ) необходимо выставлять на основании полученного акта приёмки – RECADV. В этом случае ТОРГ-1 / ТОРГ-12 остаются на бумажных носителях.

По поставкам маркируемого товара должен быть УПД с функцией «СЧФДОП».

Сеть отправляет УПД только с функцией «СЧФДОП».

Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?

ГК «Виктория» принимает:

• Исправление (иУПД)
• Корректировка (УКД)

Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции – УКД, либо ошибки в «шапке» документа – иУПД.

Важно

УПД и УКД должны содержать одинаковый номер накладной и номер заказа.

Требуется ли отправка электронного УПД до факта совершения приёмки?

Нет, поставщик может отправить УПД на основании RECADV (после приёмки).

Какие инфополя обязательны в исходящем от поставщика УПД?

В «шапке» документа (Рис. 1):

• Заказ на поставку – номер заказа. 
  Значение тега: перечень номеров заказа на поставку SAP, разделенных пробелом. Например: 4514201237 4514201245.
• Номер накладной
  Значение тега: перечень номеров накладной, разделенных пробелом. Например: 123 124.

В товарных позициях (Рис. 2):

• Штрих-код
  Значение тега: цифровое значение штрих-кода товара. Например: 2304150000000.
• SKU
  Значение тега: цифровое значение кода товара в системе SAP. Например: 12345678.

Также, существуют особенности по заполнению полей:

• Единица измерения в УПД/УКД/иУПД должна соответствовать единице измерения в «Заказе» (ORDERS) на поставку и документа материала. Не должно быть разночтений между единицами измерения ORDERS на поставку и ЭД. В случае расхождений ЭД будет отклонен.

• Дата УПД должна быть датирована в соответствии с требованиями ст. 168 п.3 НК РФ в течение 5 дней от момента отгрузки, в случае несоответствия ЭД будет аннулирован. Дата УКД и ИУПД может быть датирована более поздней датой.
  
  Ст. 168, п.3. НК РФ: При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Есть ли особенности бизнес-процесса при работе с УПД для ГК «Виктория»?

• Если УПД содержится на нескольких накладных, то каждый следующий номер накладной указывается через пробел.
• Основное требование сети заключается в том, чтобы УПД был на основании одного «Заказа». Торговая сеть не принимает один УПД на несколько «Заказов». На один «Заказ» должен быть один номер накладной.
• Обязательное условие – наличие подписанного соглашения о применении ЭДО (данное соглашение в 2018 году является обязательным составляющим договора поставки компании ООО «Виктория Балтия»).
  
  Как только контрагент готов к отправке УПД (СЧФ) на поставку, в этом случае делается запрос провайдеру (оформляется заявка в зависимости от провайдера) для настройки УПД по входящим поставкам в ООО «Виктория Балтия». Далее в адрес сети поступает запрос, делается настройка и отправляется ответное подтверждение провайдеру.
  
  В тот момент, когда ООО «Виктория Балтия» совершает настройку для работы с поставщиком «получение СФ в ЭДО», документы на бумажных носителях не принимаются.
  
  Если в течение 7 календарных дней после настройки УПД (СЧФ) поставщик не начинает его отправлять, настройки снимаются (ответное оповещение провайдера). Поставщик предоставляет СФ на бумажных носителях.

• До отправки УПД (СЧФ) сверьте с менеджером КД цены без НДС на весь товар по спецификации. Обратите внимание, что в УПД (СЧФ) цена сверяется без НДС, а также ставка НДС и единицы измерения также должны совпадать. Обычно возникают ошибки в +/- 0,01 в цене, учетная политика образования цены с НДС (два знака после запятой) = Цена без НДС (два знака после запятой) * ставку НДС. Отправляемый ЭД по входящим документам должен быть формализованной формы, а именно УПД, иУПД, УКД с функцией «СЧФ», иные форматы будут аннулированы (Акт+ СФ).

Что означает статус УПД (СЧФ): «Финансовый документ уже существует в системе»?

УПД (СЧФ) на данный заказ был проведен на бумажном носителе, либо заказ отфактурирован по другому, ранее отправленному ЭД в рамках ЭДО.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Для товаров с указанным штрих-кодом не совпадает количество в Электронном документе с фактически оприходованным количеством»?

Расхождение в указанном количестве в УПД с фактической приёмкой. УПД (СЧФ) был отправлен не на основании RECADV.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Для товаров с указанным штрих-кодом не найдены соответствующие позиции в Заказе на поставку»?

Указанные товары отсутствуют в заказе. УПД (СЧФ) был отправлен не на основании RECADV.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Заказы на поставку в системе SAP заведены на другого Поставщика»?

Поставщик не настроен на «получение СФ в ЭДО» в системе ООО «Виктория Балтия», необходимо обраться к провайдеру. Если контракт настроен и на отправленные документы получен данный статус, необходимо проверить правильность и последовательность заполнения метаданных по продавцу, грузоотправителю, покупателю, грузополучателю.

Что означает статус УПД (СЧФ): «В документе отсутствуют Заказы на поставку или имеют некорректный номер»?

Отправленный УПД (СЧФ) не содержит номер заказа товара или полностью не заполнено поле.

Что означает статус УПД (СЧФ): «КПП не найден среди альтернативных значений КПП»?

В системе ООО «Виктория Балтия» отсутствует КПП контрагента, необходимо обраться к менеджеру КД для уточнения информации.

Что означает статус УПД (СЧФ): «в КПП грузополучателя пусто»?

Отправленный УПД (СЧФ) не содержит КПП грузополучателя или заполнено неверно.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Оператор ЭДО руководствуется:

А) Приказом ФНС России от 08.06.2021 г. N ЕД-7-26/546@

7. Оператор электронного документооборота должен иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

Б) Приказом Минфина России от 05.02.2021 г. N 14н

5. Счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком

Одновременно:

17. Покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет счет-фактуру в электронной форме на соответствие требованиям, установленным подпунктом "а" и "б" пункта 14 настоящего Порядка, и в случае выявления необходимости исправления ошибок в счет-фактуре в электронной форме:
а) формирует в электронной форме уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме;
б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица покупателя;
в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (при необходимости);
г) направляет файл подписанного уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме в адрес продавца через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем.

При этом ни Приказ Минфина, ни Приказ ФНС не предоставляют Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО УПД.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:

Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.