Для обмена УПД (СЧФ) какие EDI-сообщение нужно проверить на получение / отправку?

  • Заказ (ORDERS) – заказ на поставку товара.
  • Уведомление об отгрузке (DESADV) / (DELNOT) – до поставки товара. Приёмка осуществляется только на основании DESADV / DELNOT.
  • Уведомление о приёмке (RECADV) – уведомление о получении товара / электронный акт приемки.
  • Уведомление о возврате (RETANN) – уведомление о возврате товара.

Особенности:

  1. Если вы не получили RECADV, необходимо обратиться к провайдеру для настройки.
  2. Если не можете отправить УПД, т.к. нет акта приёмки, проверьте получение на данный заказ RECADV. Если его нет, обратитесь сначала к провайдеру для настройки, далее к ООО «Виктория Балтия» для отправки на данные заказы RECADV.
  3. Если получен RECADV без номера накладной, значит была нарушена цепочка отправки сообщений – RECADV отправлен без необходимой информации. RECADV отправляется с указанием номера накладной, если до поставки товара в адрес сети был отправлен DELNOT / DESADV.

УПД с какой функцией принимает ГК «Виктория»?

ГК «Виктория» может выступать как отправителем, так и получателем УПД.

Поставщикам доступно формирование УПД только с функцией «СЧФ». Для сокращения ошибок в получаемых УПД (СЧФ) необходимо выставлять на основании полученного акта приёмки – RECADV. В этом случае ТОРГ-1 / ТОРГ-12 остаются на бумажных носителях.

Сеть отправляет УПД только с функцией «СЧФДОП».

Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?

ГК «Виктория» принимает:

  • Исправление (иУПД)
  • Корректировка (УКД)

Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции – УКД, либо ошибки в «шапке» документа – иУПД.

Важно

УПД и УКД должны содержать одинаковый номер накладной и номер заказа.

Требуется ли отправка электронного УПД до факта совершения приёмки?

Нет, поставщик может отправить УПД на основании RECADV (после приёмки).

Какие инфополя обязательны в исходящем от поставщика УПД?

В «шапке» документа (Рис. 1):

Рис. 1. Обязательные поля в «шапке» документа
  • Заказ на поставку – номер заказа. 
    Значение тега: перечень номеров заказа на поставку SAP, разделенных пробелом. Например: 4514201237 4514201245.
  • Номер накладной
    Значение тега: перечень номеров накладной, разделенных пробелом. Например: 123 124.

В товарных позициях (Рис. 2):

Рис. 2. Обязательные поля в товарных позициях
  • Штрих-код
    Значение тега: цифровое значение штрих-кода товара. Например: 2304150000000.
  • SKU
    Значение тега: цифровое значение кода товара в системе SAP. Например: 12345678.

 

Также, существуют особенности по заполнению полей:

  • Единица измерения в УПД/УКД/иУПД должна соответствовать единице измерения в «Заказе» (ORDERS) на поставку и документа материала. Не должно быть разночтений между единицами измерения ORDERS на поставку и ЭД. В случае расхождений ЭД будет отклонен.

  • Дата УПД должна быть датирована в соответствии с требованиями ст. 168 п.3 НК РФ в течение 5 дней от момента отгрузки, в случае несоответствия ЭД будет аннулирован. Дата УКД и ИУПД может быть датирована более поздней датой.

    Ст. 168, п.3. НК РФ: При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Есть ли особенности бизнес-процесса при работе с УПД для ГК «Виктория»?

  • Если УПД содержится на нескольких накладных, то каждый следующий номер накладной указывается через пробел.
  • Основное требование сети заключается в том, чтобы УПД был на основании одного «Заказа». Торговая сеть не принимает один УПД на несколько «Заказов». На один «Заказ» должен быть один номер накладной.
  • Обязательное условие – наличие подписанного соглашения о применении ЭДО (данное соглашение в 2018 году является обязательным составляющим договора поставки компании ООО «Виктория Балтия»).

    Как только контрагент готов к отправке УПД (СЧФ) на поставку, в этом случае делается запрос провайдеру (оформляется заявка в зависимости от провайдера) для настройки УПД по входящим поставкам в ООО «Виктория Балтия». Далее в адрес сети поступает запрос, делается настройка и отправляется ответное подтверждение провайдеру.

    В тот момент, когда ООО «Виктория Балтия» совершает настройку для работы с поставщиком «получение СФ в ЭДО», документы на бумажных носителях не принимаются.

    Если в течение 7 календарных дней после настройки УПД (СЧФ) поставщик не начинает его отправлять, настройки снимаются (ответное оповещение провайдера). Поставщик предоставляет СФ на бумажных носителях.
  • До отправки УПД (СЧФ) сверьте с менеджером КД цены без НДС на весь товар по спецификации. Обратите внимание, что в УПД (СЧФ) цена сверяется без НДС, а также ставка НДС и единицы измерения также должны совпадать. Обычно возникают ошибки в +/- 0,01 в цене, учетная политика образования цены с НДС (два знака после запятой) = Цена без НДС (два знака после запятой) * ставку НДС. Отправляемый ЭД по входящим документам должен быть формализованной формы, а именно УПД, иУПД, УКД с функцией «СЧФ», иные форматы будут аннулированы (Акт+ СФ).

Что означает статус УПД (СЧФ): «Финансовый документ уже существует в системе»?

УПД (СЧФ) на данный заказ был проведен на бумажном носителе, либо заказ отфактурирован по другому, ранее отправленному ЭД в рамках ЭДО.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Для товаров с указанным штрих-кодом не совпадает количество в Электронном документе с фактически оприходованным количеством»?

Расхождение в указанном количестве в УПД с фактической приёмкой. УПД (СЧФ) был отправлен не на основании RECADV.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Для товаров с указанным штрих-кодом не найдены соответствующие позиции в Заказе на поставку»?

Указанные товары отсутствуют в заказе. УПД (СЧФ) был отправлен не на основании RECADV.

Что означает статус УПД (СЧФ): «Заказы на поставку в системе SAP заведены на другого Поставщика»?

Поставщик не настроен на «получение СФ в ЭДО» в системе ООО «Виктория Балтия», необходимо обраться к провайдеру. Если контракт настроен и на отправленные документы получен данный статус, необходимо проверить правильность и последовательность заполнения метаданных по продавцу, грузоотправителю, покупателю, грузополучателю.

Что означает статус УПД (СЧФ): «В документе отсутствуют Заказы на поставку или имеют некорректный номер»?

Отправленный УПД (СЧФ) не содержит номер заказа товара или полностью не заполнено поле.

Что означает статус УПД (СЧФ): «КПП не найден среди альтернативных значений КПП»?

В системе ООО «Виктория Балтия» отсутствует КПП контрагента, необходимо обраться к менеджеру КД для уточнения информации.

Что означает статус УПД (СЧФ): «в КПП грузополучателя пусто»?

Отправленный УПД (СЧФ) не содержит КПП грузополучателя или заполнено неверно.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

- обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

EDI Platform
№ 675, 15 марта 2019 г.
   

Спасибо! Ваше мнение очень важно для нас

Вход на платформу
Выберите регион
Выбор другого региона приведет к изменению языка и/или содержимого страниц веб-сайта