4 шага для повышения прозрачности обмена данными в цепочках поставок

Без процессов, обеспечивающих прозрачность цепочки поставок, руководители компаний не видят слепых пятен в структуре цепочки и не могут управлять финансовыми, правовыми и репутационными рисками. Достигнуть прозрачности цепочки непросто. Мы вдохновились материалами Deloitte и других зарубежных экспертов, которые предлагают 4 шага для улучшения прозрачности, и делимся ключевыми идеями.  

Зачем нужна прозрачность 

Прозрачность цепочки поставок — возможность в реальном времени просматривать данные, связанные с процессом поставки на всех этапах цепочки, от заказа до доставки товара. Руководителям компаний прозрачность помогает управлять внутренними и внешними рисками.

Внутренние риски могут быть связаны с пропажей груза. Программы для их отслеживания помогают узнать, где условный грузовик с товарами находится в данный момент времени. Внешние риски связаны с давлением потребителей, правительства и СМИ, которые требуют как можно больше информации о товарах. Пример обеспечения прозрачности, связанной с внешними рисками, — маркировка товаров, которая показывает, какой путь проходит каждая единица товара от закупки до момента покупки потребителем. 

Пандемия показала, как важна прозрачность цепочек поставок. Если часть этапа движения товаров оказывается в «слепой зоне», руководителям труднее управлять финансовыми, правовыми и репутационными рисками. Обеспечить прозрачность цепочки можно, но на это потребуется время. 

Как обеспечить прозрачность

Deloitte предлагают четырехэтапный подход к построению прозрачной цепочки поставок: находить риски и приоритизировать их, визуализировать цепочку поставок, собирать информацию и отслеживать информацию, необходимую для поиска и управления рисками. Предупрежден — значит вооружен. Понимая слепые пятна, легче управлять всем процессом. Если информация недоступна, пробелы надо закрыть. 

Шаг 1. Идентифицировать и приоритизировать риски 

Учитывая глобальное присутствие многих компаний, следует определять два набора рисков: риски, связанные с товарами, и внутренние риски, например, мошенничество. Первый шаг идентификации может включать график внешних и внутренних рисков, связанных со всеми заинтересованными сторонами.  

Хороший пример — компания Danone, которая составила матрицу из 41 ключевых тем, важных для всех стейкхолдеров компании, влияющих на устойчивость и развитие компании и определяющих риски и возможности. Как только компания осознаёт риски, она может ставить цели и управлять рисками, выделяя приоритетные направления. Для Danone это — безопасность и качество продукции, устойчивые источники сырья, прозрачная маркировка и т.д.  

Deloitte предлагает группировать и ранжировать риски. Риски могут быть геоополитическими, макроэкономическими, операционными, функциональными. Рейтинг может включать серьезность возникновения риска, вероятность, частоту и простоту их обнаружения. В результате анализа и приоритизации рисков можно обнаружить высокоприоритетные риски и искать решения. Например, для дорогостоящих ключевых компонентов производства, которые поставляются из других стран, можно искать альтернативных поставщиков на случай форс-мажора. 

Шаг 2. Визуализировать цепочку поставок 

После поиска и приоритизации рисков компании могут визуализировать цепочку поставок. Это помогает понять потоки товаров, местонахождение ключевых и второстепенных поставщиков, выявить информационные пробелы и поставить правильные цели.  Deloitte приводит пример, как производитель алкоголя нанёс на карту объекты доставки и определил места доставки повышенного риска, где в ближайшем будущем может не хватать воды. Потенциальный риск для компании — увеличение затрат и нарушение режима поставок. 

Шаг 3. Собирать информацию о поставках и закрывать «слепые информационные пятна» 

Третий шаг — собирать информацию о поставках и находить слепые пятна. Для этого может потребоваться отслеживать единицы и партии товаров, движущиеся по всей цепочке поставок. Так можно найти связи между нехваткой какой-то информации и рисками. Например, отсутствие стандартов сертификации с поставщиками может нанести репутационный риск компании. Чтобы закрыть такой пробел, потребуется внедрить стандарты сертификации.  

Внедрение маркировки товаров в России — хороший пример обеспечения прозрачности цепочки поставок. Код маркировки может рассказать всю историю продукта: с момента, когда он был произведен, и до того, как его приобрел потребитель. Цели маркировки — снижение оборота контрафактных товаров, повышение безопасности рынка и увеличение качества продукции для конечного потребителя. Снизится контрафакт — повысится прибыль легального бизнеса и налогов. Система автоматизации упростит документооборот и отчетность, сократит проверки налоговыми органами и создаст прозрачный рынок для потребителя.  

Шаг 4. Отслеживать информацию и управлять ей 

Когда компания знает риски, собирает информацию и понимает подход к управлению рисками, она может отслеживать и управлять полученной информацией. Это невозможно сделать без технологий, которые позволяют собирать и отслеживать информацию обо всех этапах цепочки поставок в онлайн-режиме: от закупки до оплаты и от оплаты до закупки. Как это можно сделать?  

Повышайте прозрачность с помощью обмена данными 

DHL провёл опрос 800 руководителей по управлению цепочками поставок. 60% респондентов отметили, что в их цепочке не хватает прозрачности. Проблемы, которые выделили участники:  

• Обеспечение прозрачности на всех этапах цепочки поставок 

• Отсутствие единой централизованной платформы 

• Сбор разрозненных данных 

Цифровые технологии помогают оперативно выявлять и оценивать риски, чтобы вовремя регулировать ситуации и обеспечивать непрерывность бизнеса. Вот несколько примеров технологий, которые помогают автоматизировать процессы и собирать информацию на всех этапах цепочки поставок.

Автоматизация закупок позволяет компании держать данные о всех поставщиках в одном месте, обмениваться ценами и каталогами, отслеживать отгрузки и приемки товаров, обмениваться документами с контрагентами и ФНС в электронном виде. Такой подход позволяет получать актуальные данные о движении товаров и денежных средств в реальном времени. 

Сервисы автоматизации логистики соединяют заказчиков и перевозчиков, помогают находить выгодные заказы, планировать и оптимизировать маршруты, обмениваться электронными транспортными накладными и другими документами, отслеживать грузы по GPS.  

Сервис маркировки товаров обеспечивает прозрачность пути каждого товара от поставщика до покупателя и автоматизирует передачу отчётов в ГИС МТ, приёмку и отправку отчётности, позволяет быстро получать данные о расхождениях, контролировать статус каждого товара. 

Бесшовный обмен данными между цифровыми сервисами обеспечивают интеграционные системы. Они решают задачи по маршрутизации, обработке, пересылке, подписанию, конвертации электронных документов и EDI-сообщений; позволяют управлять потоками данных из разных информационных систем, объединяют контрагентов и провайдеров.  

Одна платформа вместо нескольких решений 

Чтобы преобразовать цепочки поставок и сделать их прозрачными, требуется контролировать все уровни цепи, включая процессы внутри компании и процессы взаимодействия с торговыми партнерами. На практике это означает внедрение сквозной цифровой платформы. Такие платформы переводят все бизнес-процессы цепи поставок от закупки до оплаты в электронный вид, обеспечивают сбор данных и обмен данными со всеми заинтересованными сторонами и помогают управлять рисками.  

Полезные материалы по теме

Статья «Цифровая цепочка поставок: как изменятся IT-стратегии после пандемии»

Запись вебинара «Цифровизация логистики с помощью ЭДО и EDI»

Чек-лист для проверки бизнеса «Насколько вы рискуете без цифровизации вовремя COVID-19»