Бизнес требует интеграции

Простая интеграция информационных систем и ESB-шины уже не подходят бизнесу — без синхронизации с поставщиками, партнерами и клиентами компании не могут эффективно управлять цепями поставок. Оперативный обмен данными и обработки рыночных сигналов должны проходить одновременно.

Разбираем, какие дополнительные ценности создает полноценная интеграция, и на что обратить внимание при запуске проектов. 

Чтение этого материала займёт 7 минут.

Проверка на прочность 

Во время пандемии цепочки поставок в России и во всём мире пострадали, а бизнес ощутил последствия: закрытые границы, нехватка логистических мощностей, резкие колебания спроса, предложения и цен, срывы поставок и нарушения производства.

Особенно пострадали компании, которые управляли цепями поставок без цифровизации и не имели под рукой оперативной информации о запасах и возможностях подрядчиков — от транспортных компаний до производителей и поставщиков. Важные решения бизнес принимал с задержкой, а затраты на бэк-офис выросли. 

Глобальная бизнес-экосистема требует переводить взаимоотношения с клиентами, партнёрами и поставщиками услуг в цифровой формат. С одной стороны технологии помогают сохранить деловые связи, с другой — найти точки роста для бизнеса. Компании, которые оцифровывают цепи поставок, имеют преимущества для развития по данным исследований Celanis и McKinsey:

С какими проблемами сталкивается крупный бизнес 

Множество филиалов и подразделений. Зачастую филиалы используют несколько учётных систем или разные бизнес-процессы обработки документов. Провести сквозную интеграцию и настроить связи при этом трудозатратно по времени и ресурсам. 

Сложная ИТ-инфраструктура. Компании не могут быстро адаптировать информационные системы под меняющиеся требования рынка, государства и новые внутренние регламенты: растут расходы на поддержку систем, сложно рассчитать реальные сроки проекта и быстро меняться.  

Затраты на ФОТ большого штата разработчиков. Статья расходов растет пропорционально размеру холдинга. Задач по разработке, внедрению и поддержке решений становится больше, а количество исполнителей и их квалификации часто недостаточно для быстрой реализации проекта.  

Рассинхронизация по срокам и затратам. У каждой ERP, CRM, ECM, СЭД свои особенности, требующие отдельного анализа. Адекватно рассчитать весь проект в таком объёме зачастую невозможно, особенно если команд для их поддержки – несколько. 

Незапланированные корректировки. Любые неожиданные изменения в системах посреди реализации крупного проекта приводят к откату на несколько этапов назад и необходимости начинать разрабоку сначала. 

Создаем идеальную бизнес-интеграцию 

Информационная система в компании должна быть гибкой: быстро меняться под внутренние и внешние процессы, будь то запуск маркировки или новые форматы документов.

Если вы планируете или реализуете интеграционный проект, важно обращать внимание на бизнес-логику и возможную автоматизацию рутинных операций.  

Гибкость и бизнес-логика 

Часто компании запускают интеграционные проекты без проработанной бизнес-логики. В результате:

• проект долго окупается из-за сложностей в реализации;

• вы внедряете стандартную шину ESB, которая соединяет внутренние системы с внешними источниками данных через единую точку входу, но не умеет обогащать данными нужные документы;

• пользователи вынуждены работать в нескольких интерфейсах учетных систем с разными форматами документов.

Полноценная интеграционная система должна не ломать устоявшиеся процессы, а упрощать их:

• снижать количество рутинных операций, при этом оставляя человеку возможность принимать управленческие решения;

• обрабатывать большие массивы данных и обогащать документы данными;

• напоминать о задолженностях, просроченных сертификатах ЭП, неподписанных документах;

• помогать работать со всеми партнерами в одном окне независимо от количество операторов ЭДО и учетных систем.

Подключение каждой новой ERP — задача настройки нового коннектора. Новое звено не должно прерывать или нарушать логику работы. Эту проблему решает модульный принцип построения и разделения кода. В результате полноценная интеграционная система:

• быстрее окупает затраты на внедрение за счет снижения расходов на соединение систем и техническую поддержку и сокращение человеческих ресурсов.

• снижает количество часов, которые сотрудники тратят на повторяющиеся сверки, пакетирование и подписание документов, ввод и извлечение данных.

Согласование документов 

Один из показателей эффективности внедрения интеграционных решений — сокращение сроков согласования документов. В крупных компаниях обычно сложная корпоративная цепочка принятия решений. Если на старте внедрения бизнес-интеграции перекладывать процедуру согласования документов в цифровой вид, компания ускоряет процессы и экономит время сотрудников. 

На старте проекта можно предусмотреть конструктор маршрутов согласования документов. Обычно используют параллельное и последовательное согласование счетов, заявок, договоров — любых исходящих и входящих документов.

При такой интеграции файлы мгновенно переходят на новый этап, а сотрудник получает уведомление. Если у компании есть «узкие места» в согласовании, такой подход сократит время на передачу документов, ускорит обработку счетов и договоров. Каждый процесс становится прозрачным и управляемым: сотрудники легко контролируют сроки и видят маршрут каждого документа.

Типы согласований в сервисе для кадрового ЭДО WorkCat.

Автоподписание 

Если сотрудники каждый день обрабатывают и подписывают тысячи документов, интеграционная система ускоряет документооборот и снижает нагрузку на сотрудников. Система соединяется с «КриптоПро» или другим софтом для ЭП и подписывает файлы без участия человека. Можно задавать логику подписания разными людьми и маршрутизацию документов в разные системы. Процессы могут работать автономно, но можно оставить возможность сотруднику согласовывать или проверять документы прежде, чем это сделает система.

По нашему опыту автоматическое подписание ускоряет процесс в 100 раз. Для примера: в онлайн-кабинете платформы обычно сотрудник тратит на подписание 1 документа 1-3 секунды. Интеграционная система автоматически подписывает 250 документов за это же время.

Проведение сверок 

Сверки тоже можно доверить «машине», но в некоторых случаях разумно настроить стоп-фильтры, по которым система будет находить документы с ошибками и отправлять их сотруднику на ручную проверку. 

Как это работает:

1. Если в документах есть расхождение до 1 рубля или данные совпадают, поставка принимается по умолчанию. Есть есть расхождение более 1 рубля – требуется подтверждение.  

2. Специалист получает уведомление и принимает решение — отклонить документ или принять его, считать сверку корректной или нет.  

3. Пороговые значения фильтра можно менять в зависимости от ситуации.

Полуавтоматические сверки в таком случае помогут оперативно выявлять сложные инциденты, при этом ускорят приемку. Модуль сверки интеграционной системы не сравнивает два документа между собой, а синхронизирует данные в единой точке сбора данных. Например, два документа — УПД и УКД — модуль рассматривает комплексно, затем синхронизирует между собой данные от поставщика и покупателя. 

Рассмотрим на примере:

• Поставка сопровождается электронными документами → данные полей автоматически попадают в учётную систему;
• Модуль анализирует все данные поставки и ищет изменения;
• При обнаружении более актуальных данных модуль вносит изменения в сущность поставки. 

В итоге сотрудники получают готовые результаты сверок в ERP-системе, делают консолидированные отчеты и заменяют функционал целого штата бухгалтеров, которые занимались проверкой документов по чек-листу. Входящие документы в таком случае проверяются автоматически, а контрагенты получают уведомления с подробным описанием обнаруженных ошибок. 

Имея под рукой эти данные, компания видит все статусы документов, фильтрует их, делает исправления и корректировки. Такой подход позволяет задавать дополнительные условия сверок – в какой степени изменять данные поставок постфактум, отклонять ли ранее принятые документы, пропускать ли расхождение в несколько копеек.

Кейс автопроизводителя. Интеграционная платформа LinkServer автоматически сверяет документы и ищет отклонения по ценам, количеству, отсутствию полей в документе. Если нет расхождений, LinkServer автоматически подписывает ЭП и передаёт контрагенту. Если есть расхождения, отправляет контрагенту на корректировку.

Часто ERP наших клиентов не могут проверять входящие счета-фактуры и накладные на соответствие результатам приемки. Такую проверку можно настроить в интеграционной системе, но пользователь может отслеживать результаты в привычном интерфейсе учетной системы. 

Как результат компания снижает ручной труд и повышает скорость обработки документов без глобальных доработок учетных систем.

Обогащение данных 

Чем активнее ваши сотрудники использует цифровые решения, связанные как классическим делопроизводством (входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы), так и лежащие за его пределами: работа с договорами, счетами, финансовым архивом, межкорпоративное взаимодействие, тем с большим объёмом данных сталкивается ваша компания.

Хорошая интеграционная система должна обеспечивать сквозную синхронизацию точек обмена данными и обогащать документы данными из различных источников, используя технологии машинного обучения и роботизации бизнес-процессов (RPA).

Как может помочь интеграционная система:

• отслеживать поступления товаров, УПД, счетов-фактур;

• проверять условия поставок;

• забирать данные из одного документа и подставлять в другой.

Например, вы формируете  Invoice в учетной системе, а интеграционная система забирает документ, трансформирует его в УПД, добавляет дополнительные данные  (ФНС, ID, точку отгрузки, коды товара) и передаёт по маршруту. 

Поддержка стандартов ФНС

Классическая ситуация, когда учетная система не поддерживает стандарты ФНС, и сотрудники переносят данные из SAP в 1С. Эту проблему решает интеграционная система, которая конвертирует форматы входящих и исходящих документов, например, из Invoice в УПД.

В этом случае система извлекает недостающие данные из каталогов товаров или других баз данных и добавляет в требуемый формат. Дополнительно система может автоматически генерировать квитанции ФНС и автоматически их подписывать. Компания получает выгоду: снижает затраты на бумагу и разгружает сотрудников.

Кейс американского производителя и дистрибьютора инструментов для строительства и ремонта. SAP компании не поддерживал форматы документов по стандартам ФНС. Мы интегрировали учетную систему с интеграционной платформой, которая автоматиески трансформирует данные из SAP в EDI-сообщения и регламентированный ФНС ЮЗДО. Платформа находится на серверах в России, поэтому правила ЮЗДО соблюдаются. Пользователи при этом продолжают работать в интерфейсе ERP. Обмен титулами и статусными квитанциями, сверки и подписание автоматизированы.

Такую задачу решает интерфейс пользователя на стороне интеграционной системы, она же и является архивом. Обычно компания не знает, когда и какие документы попросит налоговая — здесь на помощь приходят фильтры с учетом номеров, дат, названий юрлиц, статусов документов. 

Если хочется совсем убрать ручной труд, интеграционная система может автоматически проверять реестр документов, находить нужные файлы и выгружать их пользователю. 

Итоги. Коротко  

1. Внедряйте полноценную бизнес-интеграцию вместо ESB. Для решения глобальной задачи цифровизации цепей поставок недостаточно просто соединить все сервисы через единый узел. Документы нужно согласовывать, обрабатывать, обогащать, строить на их основании отчёты и принимать управленческие решения. 

2. Продумайте бизнес-логику. Интеграционная система не должна ломать сложившиеся процессы внутри и снаружи компании, она должна мягко встроиться в существующий контур, добавив функциональной ценности. 

3. Автоматизируйте рутину, но контролируйте машину. Тотальная автоматизация — не самоцель интеграционного проекта.  Важно разделить: обработку больших данных отдать программным роботам, а принятие интеллектуальных решений – сотруднику. 

4. Масшатабируйте автоматизацию. Чем больше объём процессов охватывает интеграция — от подписания и согласования до архивирования, тем больший кумулятивный эффект получит компания в виде сэкономленного бюджета, скорости реакции на изменения рынка, устойчивости цепей поставок.