EDI-ликбез. Что нужно знать об ORDERS

Чаще всего первое знакомство небольшого бизнеса с технологиями EDI и ЭДО начинается с перехода на отправку и обработку заказов на поставку в новом формате. Использование телефонов, емейла, факсов, мессенджеров вполне возможно между двумя предпринимателями одного масштаба, но, если вашим контрагентом выступает большая торговая сеть, дистрибьютор, производитель — с высокой вероятностью, принимать и получать заказы придётся иначе.

Что такое ORDERS

ORDERS («Заказ») — тип EDI-сообщений, который содержит запросы на поставку определённого количества товара. Компания-покупатель создаёт заказ в своей учётной системе или в личном кабинете на платформе электронного документооборота, после чего мгновенно отправляет его деловому партнёру. Заказ при этом потребуется принять, оперативно обработать и дать на него ответ.

Крупные компании, работая с небольшими предпринимателями, чаще всего делают де-факто и де-юре использование такого формата обязательным для своих контрагентов. Соответствующие требования указываются в договорах или критериях отбора партнёров. В условиях высокой конкуренции бизнесу необходимо проводить обмен данными быстро и безошибочно, тратя на это минимальные время и ресурсы. Их контрагентам приходится соответствовать предложенным условиям, чтобы не потерять хороший канал сбыта или источник выгодных закупок.

Как это работает

После подписания договора компания-покупатель использует ORDERS, с помощью которого отправляет компании-продавцу перечень и количество заказываемых товаров. ORDERS содержит в себе:

1. Номер заказа
2. Требуемую дату и время поставляемого товара
3. Ссылку на номер договора поставки или контракта
4. Цену и квалификатор (с учётом НДС и других налогов)
5. Идентификаторы получателя и отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, грузополучателя
6. Информацию о содержимом заказа (штрих-коды, количество, наименование товара, кратность упаковки).

По статистике, время на оформление такого заказа сокращается в четыре раза — с 20 до 5 минут. При небольшом объёме заказов их можно принимать прямо в веб-кабинете платформы электронного документооборота. 

Крупные компании экономят на обработке большого массива информации, не раздувая штат операционистов и менеджеров. Они подключаются к платформам электронного документооборота через интеграционные соединения, модули и коннекторы, чтобы работать прямо в своей учётной системе, в её привычном интерфейсе.

Как сделать работу с заказами ещё проще

При увеличении количества исходящих или входящих заказов и небольшие компании стараются оптимизировать обмен заказами. Задуматься об интеграции стоит, если количество заказов превышает 100 в месяц. Тогда процесс введения данных вручную будет сводиться к трём простым действиям: подтверждению, корректировке или отклонению заявки.

Пример: поставщик «Магнита» обрабатывал порядка 10 тыс. заказов в месяц, на что у него уходило 3300 человеко-часов и 770 тысяч рублей на зарплату персонала, сопутствующие налоги, расходные материалы и оборудование рабочих мест. После перехода на ORDERS компания ежемесячно стала экономить 575 тыс. рублей за счёт снижения затрачиваемого времени.

Вслед за использованием сообщения ORDERS, деловые партнёры в скорейшем времени приходят к необходимости отправлять ответы на такие заказы, а значит – подключать ещё один тип сообщений ORDRSP. А позже — обмениваться уведомлениями об отгрузке (DESADV) и приёмке (RECADV), создавая на основе этих данных необходимые сопровождающие электронные документы с юридической значимостью.

EDI помогает:

• На 90% быстрее получать информацию за счёт мгновенной пересылки
• С 6% до 0% сократить случаи потери документов, заказов и другой информации.

В цепочке обмена EDI-сообщениями ключевую роль играет EDI-провайдер. Именно он обеспечивает техническое состояние каналов связи, целостность форматов сообщений, отслеживая факт передачи данных и исключая вероятность возникновения конфликтов между деловыми партнёрами. Передавая заказы через EDI, уже не получится сослаться на «потерю заказа», «неточности» и т. д. Технология минимизируют человеческий фактор.

Чаще всего расходы на оплату трафика в рамках обмена ORDERS ложатся на поставщиков. В России этот тип сообщения при работе с контрагентами используют практически все торговые сети (от «Магнита», «Пятёрочки» и «Ленты» до «Забайкальского привоза» и «Низкоцена»), а также онлайн-ритейлеры (Ozon, Wildberries) и оптовики-дистрибьюторы (Федеральный закупочный союз, «Русский продукт», Союз Орловщины и т. д.).