Почему переход на ЭДО актуален прямо сейчас
Слом привычных логистических и производственных цепочек, случившийся в феврале-марте 2022 года, привёл к последствиям, с которыми придётся разбираться в ближайшие месяцы.
Компании, которые в последние годы планомерно переводили свой внутренний и внешний документооборот в электронный вид, оказались в выигрыше в условиях новой реальности. Более консервативные в отношении технологий предприятия столкнулись с новыми рисками. Однако даже перед ними по-прежнему открыто окно возможностей, которые даёт электронный обмен данными в бизнесе.
Цены на офисную бумагу
Из-за приостановки поставок химсырья и готовой бумаги, стоимость бумажной продукции в марте 2022 года в рознице выросла в 8-10 раз. Организации и учреждения, использовавшие её для печати больших объёмов документов, стали переходить в режим строгой экономии. И если от печати файлов для внутреннего потребления действительно можно отказаться более-менее легко, то обязательный документооборот с деловыми партнёрами и контрагентами на бумаге стало вести слишком накладно для бюджетов компаний.
Пример из опыта Ediweb. Оптовый отдел крупной компании занимается реализаций нефтепродуктов конечным потребителям и дистрибьюторам. Ежемесячно компания «создаёт» до 50 тыс. документов. При использовании бумаги ранее у неё на это уходило порядка 180 – 200 тыс. рублей в месяц. После изменения цен расходная часть подросла бы до 1,5 – 2 млн рублей только на распечатки. Но компания из этого примера ещё до известных событий перевела эти процессы в электронный вид, сократив затраты от прежних цен на офисную бумагу примерно в 6 – 7 раз.
Даже если ажиотаж вокруг бумаги в скором времени спадёт, цена на неё не вернётся к прежним уровням. Ограниченный экспорт сырья, офисной техники, расходных материалов к ней, а также инфляция делают бумажный документооборот всё большей нагрузкой на бизнес.
В этой ситуации электронный документооборот является единственным вариантом, способным защитить бюджет компании от дополнительных затрат. При учёте старых цен на офисную бумагу экономия от внедрения ЭДО достигала у многих компаний 80%. Сейчас эти цифры будут только расти. Не хотите переплачивать за бумагу? Переходите на электронный документооборот.
Если у вас небольшой объём документооборота, исчисляемого сотнями единиц файлов, окупаемость будет заметна сразу. При больших объёмах потребуется автоматизация и интеграция, но окупаемость затрат произойдёт в течение 3-4 месяцев в среднем.
Нарушение целостности цепей поставок
Кроме спасения от непомерных расходов на офисную бумагу, электронный документооборот в текущих экономических и геополитических условиях стал базисом, на котором строится целостность цепей поставок в принципе. Волатильность спроса на те или иные категории товаров (от бакалии и средств личной гигиены до химического сырья и оборудования) и выпадение больших объёмов поставщиков-импортёров из цепи вынуждает узловых покупателей (торговые сети, оптовые и производственные компании) оперативно искать альтернативу.
Чтобы быстро реагировать на меняющиеся условия, бизнес вынужден искать замену товарным позициям и контрагентам. Скорость реакции зачастую критически важна, поскольку выпадение важных звеньев из цепочки приводит к остановке производств, росту цен.
Обеспечить быструю реакцию на события можно только с помощью электронного обмена данными – базовых EDI-сообщений, сопровождающих запрос цен и условий, отправку заказов, обмен данными об остатках, уведомления от отгрузке и приёмке, отчёты о продажах и инвентаризации.
Надо понимать, что текущие функционирование цепей поставок оказалось возможным только благодаря тому, что бизнес ранее переводил работу с поставщиками в электронный вид. Вручную обработать такой массив информации в короткие сроки невозможно, особенно, если использовать устаревшие форматы работы – телефон, прайсы в эксельках, электронную почту. EDI и ЭДО – основа для большого и сложного организма.
В ближайшие месяцы и годы вопрос поиска новых контрагентов – продавцов и покупателей будет актуальным из-за изменения сложившейся ранее структуры закупок, логистики и продаж. Поскольку EDI и ЭДО являются отраслевыми стандартами и обязательными требованиями для многих узловых компаний, то готовность работать через электронные инструменты станет пропуском для многих новых предприятий. Для них откроется путь на полки и склады федеральных гигантов ритейла или промышленности.
Кассовые разрывы и нехватка оборотного капитала
Ровно два года назад – в марте 2020-го – российский рынок проходил похожую историю, только в чуть более меньших масштабах. Во время начала пандемии коронавируса ситуация с кассовыми разрывами и нехваткой оборотных средств для многих предприятий стала критично острой. Виной тому было закрытие ряда производств и сбытовых предприятий, резкие всплески спроса и нарушение логистических каналов.
Для многих спасением оказались услуги факторинга – переуступки дебиторской задолжнности банку. Это позволило поставщикам-кредиторам получить необходимое финансирование в короткие сроки для поддержки своей операционной деятельности и инвестиций в оборот. Особенно востребованным был формат электронного факторинга, где в качестве подтвержающих документов выступали электронные документы по совершённым поставкам.
Электронные факторинговые платформы, такие как FactorPlat, автоматически проверяли большие массивы документов, благодаря чему банки в 99% одобряли заявки от кредиторов и в течение дня проводили финансирование по совершённым поставкам.
В марте 2022-го спрос на факторинг по-прежнему высок, несмотря на рост ставок. По сути, это один из немногих инструментов, позволяющих стабильно вести деятельность без риска остановки производства и цикла продаж/закупок.
Воспользоваться бонуса электронного факторинга смогли те, кто был готов использовать электронные документы. В 2021 году рынок электронного факторинга составил порядка 450-460 млрд рублей.
Что нужно делать прямо сейчас
- Быть готовым пересмотреть свою модель работы с документами и данными. Отправляя предложение крупному покупателю, переходить на электронный документооборот через операторов ЭДО. Это будет вашим преимуществом.
- Определиться с потоками документов, которые можно перевести в электронный вид. Например, договоры с деловыми партнёрами, бухгалтерские документы.
- Найти оператора ЭДО с российской платформой и обратиться к нему с запросом.
- Постепенно начать переход с бумаги на «цифру», переводя бизнес-процесс в электронный вид один за одним.
- Пользоваться бонусами, которые даёт скорость обмена данными. Поставлять товары, сырьё и продукцию точно в срок и в нужном объёме, анализировать запросы и подстраиваться под меняющийся спрос.
