Как промышленным предприятиям заранее подготовиться к обязательности ЭПД

Перевод перевозочных документов в электронный вид одна — из главных задач Транспортной стратегии России до 2030 года. Государство хочет добиться прозрачности и безопасности отрасли.

Сейчас электронные путевые листы или, например, электронные транспортные накладные в своей работе используют компании-новаторы. Они осознают ценность раннего старта подобных проектов цифровизации. Но уже в краткосрочной перспективе в ряде отраслей экономики должен появиться императив – обязательное применение исключительно электронных форм перевозочных документов.

Чего ждать производственным компаниям

Обязательность использования электронных документов (ЭПД) в перевозках планировали ввести ещё в 2023–2024 годах, для чего была подготовлена соответствующая нормативно-правовая база. Но императив отложили, хотя и на небольшой срок. Ожидается поэтапный переход на обязательность, который затронет различные типы перевозимых грузов.

По экспертным данным Ediweb, в первую очередь императив охватит следующие категории:

• Опасные грузы (газы, нефтепродукты, воспламеняющиеся жидкости, ядовитые токсичные, окисляющие, едкие вещества);

• Крупногабаритные грузы (трубы, оборудование, кабельные барабаны, промышленные ёмкости, строительные конструкции и техника);

• Древесина (как необработанное сырьё, так и пиломатериалы);

• Алкогольная и спиртосодержащая продукция;

• Зерно.

Отдельно отмечается обязательность в части пассажирских перевозок – здесь может речь идти не только о городском и междугороднем транспорте, но и о служебных перевозках, например, доставке персонала на рабочие места (к заводу, на вахту, отдалённые объекты).

С момента обязательного внедрения ЭПД любое несоблюдение требований может привести к штрафам и санкциям. Промышленные компании, заранее подготовившиеся к нововведениям, смогут избежать юридических рисков и дополнительных финансовых затрат, связанных с нарушением требований регуляторов.

Перед промышленными предприятиями встают несколько задач:

• Найти подходящего оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), с помощью которого можно будет работать по новым стандартам.

• Провести интеграцию своих внутренних систем с соответствующей платформой от оператора ИС ЭПД.

• Обеспечить персонал устройствами для обработки перевозочных документов – ПК, ноутбуки, планшеты, смартфоны, бортовые информационно-мультимедийные устройства. Выпустить необходимые электронные подписи.

• В случае перехода на электронные путевые листы и желании использовать дистанционные медосмотры водителей, найти необходимую организацию, предоставляющую такие услуги, и проконтролировать её готовность работать с выбранной платформой для ЭПД.

• При переходе на электронные транспортные накладные обеспечить подключение к безбумажному обмену данными контрагентов – грузоотправителей или грузополучателей. Если предприятие использует услуги сторонних экспедиторов и перевозчиков, то их этот процесс также затронет.

Всё вышеперечисленное может отнять время от полугода и более. Техническая часть, связанная с подключением к оператору ИС ЭПД или интеграцией систем, зачастую решается в относительно быстрые строки, исчисляемые днями или несколькими неделями. Основные трудозатраты связаны с присоединением деловых партнёров и подрядчиков к схеме обмена перевозочными документами.

Как решать задачу перехода на ЭПД

Логистика является ключевым направлением развития цепей поставок, при помощи которой улучшить стратегическое положения предприятия и поднять его конкурентоспособность. От неё зависит доставка оборудования, материалов или сырья для производственных нужд, а также реализация готовой продукции. Всё это должно проходить в срок, в должном объёме и с относительно невысокими затратами. Поэтому важно обеспечивать её функционирование на стабильном уровне.

Электронные перевозочные документы потребуют от всех участников цепочки поставок использования цифровых решений. Если один из элементов цепочки (например, наёмный перевозчик или грузоотправитель) не готов переходить на ЭПД, то под угрозу попадает вся реализация проекта. Чем раньше компания начнет взаимодействовать с партнёрами по данному вопросу, тем проще и быстрее пройдет процесс задачи.

Многие предприятия решают эту проблему путём донесения комплексных выгод от цифровизации транспортного документооборота. Здесь может идти речь о примерах экономии на отказе от бумаги и автоматизации бизнес-процессов, связанных с оформлением документов. При росте объёма документооборота и количества перевозок пропорционально увеличивается и становится более наглядной экономическая выгода и эффективность нового формата работы в целом.

Опыт перехода на юридически значимый электронный документооборот в оптово-розничной торговле подсказывает, что если предприятие выступает инициатором перехода на ЭПД и относится к так называемым хабам (крупные производственные холдинги, выступающие для более мелких организаций ключевыми поставщиками или заказчиками), то ему проще реализовать такой проект. Отчасти это связано с позицией «сильной руки» в деловых взаимоотношениях с контрагентами. Когда готовность работать через электронные перевозочные документы становится обязательным требованием при заключении или пролонгации контракта, то деловые партнёры с большой вероятностью не захотят терять крупный источник заказов или закупок. Они вынуждены принять такие требования и возражения становится минимальными.

Дополнительным стимулированием может выступать перекладка части расходов на цифровизацию транспортного документооборота на сторону промышленного предприятия. Например, оплата за трафик электронных перевозочных документов, при том, что это всё равно в совокупности экономичнее на 70-80%, чем работа на бумаге.

Исходя из практики Ediweb, разработчика логистического сервиса DropCat и оператора ИС ЭПД, наибольшее вовлечение в цифровизацию транспортного документооборота показывают именно производственные компании, причём в самых различных сегментах (от машиностроения до пищёвой промышленности). Зачастую они являются лидерами на своих рынках, потому вперёд остальных принимают решения о подготовке к обязательности ЭПД заранее. Например, на разных стадиях масштабирования работы с электронными перевозочными документами находятся «ЭконНива», «Транснефть-Логистика», «Газпромнефть», «Камаз» и т. п. Ещё больше производственных компаний занимаются обсуждением и планирование проектов.

Вместе с базовыми документами типа транспортной накладной и путового листа, используется и переход на электронные поручения экспедиторам и задания на отгрузку со складов ответственного хранения, а также цифровые договоры.

Что ограничивает внедрение ЭПД

• Все участники процесса должны иметь возможность обрабатывать документы в электронном виде (формировать, отправлять, получать). Водитель должен иметь возможность взаимодействовать с документом во время погрузки.

• Необходим механизм оцифровки сопутствующих документов, например, доверенностей.

• Нельзя подписать документ в местах, где нет доступа к интернету или мобильной связи. Частично этот вопрос решает отсроченная передача документов.

Обыкновенно эти вопросы решают в ходе пилотных проектов при участии оператора ИС ЭПД.

Для начала проекта по внедрению электронных перевозочных документов необходима логистическая цепь поставки хотя бы из двух компаний. При этом одна из них должна совмещать в себе две функции. Например, при перевозке груза между складами одного и того же предприятия наёмным транспортом грузоотправитель и грузополучатель – это одна компания, а перевозчик – другая.

Пример №1. Классическая схема взаимодействия, где участвуют три компании (заказчик транспортно-логистических услуг, поставщик транспортно-логистических услуг и грузополучатель), каждой из которых присуща уникальная функция.

Пример №2. Усложнённая схема взаимодействия, в которой участвуют четыре или более компаний, каждой из которых присущи свои функции (некоторые дублируются).

Подходя к использованию ЭТрН, нужно также проанализировать состояние мастер-данных предприятия. Электронная транспортная накладная подразумевает обязанность грузоотправителя сформировать первую часть документа. Если порядка в мастер-данных нет (например, в учётной системе может отсутствовать информация о том, какие перевозчики, водители, автомобили и юрлица ответственны за конкретную перевозку), то сформировать документ можно будет только вручную. Из-за этого компания может лишиться положительного эффекта автоматизации обработки данных и экономии трудозатрат.

Рекомендуется начать с наведения порядка мастер-данных: автоматизировать закупочные взаимодействия с перевозчиками и транспортными партнёрами. Это позволит достаточно быстро подготовиться к внедрению ЭТРН.

Как быть с сотрудниками

При реализации масштабных задач предприятие может столкнуться с внутренним противодействием или скрытым саботажем инноваций. Если говорить о непосредственных пользователях, например, водителях или складских работниках, то их возможные возражения нивелируются тем, что смартфоны есть даже у самых консервативных. Все пользуются навигатором, чтобы оптимально строить маршруты, максимально быстро доезжать до пункта назначения и экономить топливо. 

Многие из перевозчиков прекрасно себя чувствуют на различных сайтах и биржах по поиску грузов и заказов. Поэтому у них накоплен достаточный пользовательский опыт, который применим и в работе с электронными перевозочными документами.

Чуть иначе обстоит ситуация с топ-менеджментом предприятия, который принимает решения об инновациях или влияет на них. Одним из ключевых сотрудников, от которых может зависеть успешность реализации проекта, выступает директор по логистике или иной управленец, связанный с транспортным департаментом производственного предприятия. Его интерес к цифровизации документооборота заключается в том, чтобы обеспечить реализацию сквозного процесса доставки товара, сырья, материалов — от входящих товарных документов к задачам для логистов и передаче внешним исполнителям вплоть до получения финальных документов. Прозрачность процессов, обеспечивающаяся за счёт перевода документов в цифровой формат, позволяет логистам получать оперативную, полную и достоверную информации по грузоперевозкам компании, при необходимости привлекать дополнительные ресурсы в виде перевозчиков на внешнем рынке.

Не менее значимым проводником реализации проекта на предприятии выступает ИТ-директор. Его критерии выбора подходящего решения для работы с электронными перевозочными документами будут включать: гибкость и масштабируемость, возможности интеграции, быстрота разворачивания решения и наличие достаточной документации, поддержка со стороны вендора.

На начальном этапе проекта внутри компании рекомендуется провести тестирование нововведения с привлечением небольшого числа водителей и транспортных средств. Это позволит испытать на практике механизмы работы с ЭПЛ, не ломая текущих бизнес-процессов.

Выводы

Эффективная работа логистических отделов на промышленных предприятиях требует комплексного подхода к управлению документооборотом, который сочетает в себе современные технологии, соблюдение нормативных требований и постоянное развитие профессиональных навыков сотрудников.

Переход на электронные документы значительно ускоряет процессы оформления и обработки перевозочных документов. Это освобождает ресурсы, которые ранее тратились на бумажную работу, и минимизирует человеческий фактор при ошибках в документах.

Предприятия, которые заранее внедрят и протестируют новую систему, смогут быстрее адаптироваться и получить конкурентные преимущества за счёт более эффективной работы. Компания получает возможность ускорить приемку сырья и материалов, отгрузку готовых изделий со склада. Это, в свою очередь, позволяет увеличить объёмы выпуска продукции, обороты и прибыль.

Промышленным предприятиям важно начать подготовку заранее, чтобы минимизировать риски, сократить затраты и получить выгоды от автоматизации и цифровизации процессов.

Заглавная иллюстрация Designed by Freepik