Как сократить интеграции с провайдерами ЭДО и автоматизировать маршруты документов
Особенность российского рынка услуг электронного документооборота заключается в том, что на нём присутствуют более 80 операторов ЭДО. Если у крупной организации сотни и тысячи контрагентов, то они с большой вероятностью будут использовать различные платформы электронного документооборота. Это влечёт за собой дополнительные сложности, которые необходимо решить.
Необходимость работать в нескольких системах ЭДО одновременно
Организуя ЭДО со своими контрагентами, приходится создавать аккаунты на платформах у каждого из операторов электронного документооборота, с которыми работают основные группы клиентов.
Это приводит к дополнительным трудозатратам: персонал вынужден обучаться специфике использования каждой из платформ, которые могут значительно отличаться друг от друга; нужно постоянно переключаться между интерфейсами; вручную выгружать документы или переносить информацию во внутренние системы. При этом создать единый архив не получится – документы каждый оператор ЭДО будет хранить данные на своей платформе.
Поддержка множества интеграций
Некоторые компании пытаются решить проблему через интеграцию своих бухгалтерских систем с каждой из платформ. Помогает это лишь отчасти, создавая новые проблемы.
Интеграционные модули избавят от ручной работы во множестве интерфейсов, но кратно увеличат нагрузку на ИТ-отдел. При любом изменении законодательства в части форматов документов или порядка их обмена потребуется проводить большое количество доработок. Компания будет вынуждена увеличивать штат ИТ-специалистов на своей стороне или заказывать услуги у самих операторов ЭДО.
Каждый провайдер ЭДО работает в своём технологическом стеке, используя различные программные методы, каналы связи, специфику обработки сообщений и формат этих сообщений.
Когда в компании, например, функционируют три учётных системы и две платформы провайдера, то потребуется шесть интеграционных модулей, — затраты на поддержку вырастают в разы.
Единый оператор ЭДО
Ещё один вариант – перевести всех контрагентов на единую ЭДО-платформу – в теории мог бы сократить нагрузку на ИТ. Но такой путь на практике могут реализовать лишь единицы. Если на небольших контрагентов ещё можно надавить и заставить перейти к определённому оператору, то средних и крупных поставщиков или b2b-покупателей привлечь к такому способу решения своих проблем достаточно сложно. Придётся долго убеждать, а иногда и финансово мотивировать их. При этом вся система не заработает полноценно, пока последний контрагент не перейдёт на единую платформу.
Но даже если такой проект удастся реализовать, то узловая компания кратно повышает риски. Любой сбой и DDOS-атака остановит все отгрузки, продажи и приёмку с вытекающими последствиями в виде убытков, штрафов и упущенной выгоды. Бизнес традиционно выбирает пул из нескольких крупных операторов ЭДО для диверсификации рисков и удобства своих контрагентов, но решает описанные выше проблемы иным способом.
Решение-мультипровайдер
Проверенный на практике вариант – использование мультипровайдерной шины.
Такая мультипровайдерная шина выступит хабом, к которой будут подключаться и операторы ЭДО, и информационные системы самой компании.
Данная схема (рис. 2) позволяет кратно сократить количество интеграционных соединений и уровень доработок на стороне своей инфраструктуры. Как следствие – снижение нагрузки на ИТ.
Логику маршрутизации электронных документов и их обработки можно вынести на сторону решения-мультипровайдера, например, конвертацию форматов в автоматическом режиме. Таким образом будут достигнуты дополнительные цели:
- ЭДО с контрагентами как процесс станет проще;
- Меньше нагрузка на учётные системы., которые будут работать быстрее и с меньшим риском появления ошибок;
- На базе мультипровайдерной шины можно сформировать единый архив всех электронных документов, храня их или на сервере, или в защищённом облаке. Это обеспечит быстрый поиск и выгрузку документов, например, при запросах налоговой службы;
- Важный результат реализации данной схемы – возможность настроить свою сеть документооборота с контрагентами фактически без роуминга. Клиенты будут продолжать работать на привычных платформах ЭДО, не переплачивая за роуминг и бегая от оператора к оператору. Поток данных будет централизован;
- Компания сможет анализировать потоки документов в разрезе каждой из платформ ЭДО, знать объёмы реального трафика и в дальнейшем корректировать свою политику работы с операторами.
Практика Ediweb
В экосистеме Ediweb особая роль отведена интеграционной платформе LinkServer, призванной решать подобные задачи и минимизировать проблемы пользователей. Один из модулей LinkServer выступает как мультипровайдер. Он позволяет работать с операторами EDI и ЭДО в режиме «одного окна». С его помощью можно быстро проводить облегчённые интеграции с ERP-системами.
С LinkServer можно самостоятельно контролировать реальный трафик документов из единого центра управления. Модуль унифицирует протоколы обмена, сокращает потоки данных и берёт на себя «под ключ» работу с электронной подписью.
Кейс «Мерседеса»: автоматизировали маршрутизацию и обработку документов
Сотрудники «Мерседеса» формировали накладную и счёт-фактуру в разных учётных системах. Данные между ними не синхронизировались. Возникал риск, что они могли отличаться. Чтобы синхронизировать данные, потребовались бы глобальные доработки учётных систем.
Мы интегрировали финансовую и логистическую системы заказчика с LinkServer и настроили автоматические сверки и обработку документов. Сейчас автоматизированный процесс занимает пару минут с минимальным участием сотрудника.
Ритейлер работал с операторами ЭДО, используя четыре интеграционных соединения. Мы установили клиенту платформу LinkServer, которая замкнула на себе все соединения с операторами ЭДО, выступая в роли хаба.
Для организации входящего потока данных в учётную систему заказчика LinkServer делает автоматические запросы к операторам ЭДО на предмет наличия нужных документов, после чего отправляет их заказчику. Для исходящего потока реализована другая логика. LinkServer считывает информацию из служебного поля документа и передаёт данные нужному контрагенту и нужному оператору ЭДО.
Одной из задач заказчика был перевод поставщиков на электронный юридически значимый документооборот. Клиент планировал обмениваться с ними счетами-фактурами, актами выполненных работ, счетами на оплату.
Документооборот должен был курсировать по направлению от поставщиков
к компании-заказчику через операторов ЭДО. Мы предложили использовать LinkServer с функцией автоматического пакетирования документов. LinkServer определяет оператора ЭДО, через которого работает контрагент, и отправляет документы в нужную систему; а также принимает от операторов ЭДО технические статусы, самостоятельно подписывая их в фоновом режиме.
Итоги. Коротко
- Чем меньше интеграционных соединений – тем стабильнее работа всей инфраструктуры и меньше затраты.
- Работа с несколькими операторами ЭДО одновременно – нормальная практика, при условии, что используется мультипровайдерная шина.
- На сторону мультипровайдерной шины можно и нужно выносить функционал, связанный с машрутизацией документооборота, его трансформацию, сверки и другую обработку, чтобы снизить нагрузку на внутренние системы.
