F.A.Q. при работе с УПД для сети «Дикси» на EDI Platform

УПД с какой функцией принимает «Дикси»?

Поставщикам доступно формирование УПД с функциями:

СЧФ
СЧФДОП
ДОП (для неплательщиков НДС)

Формировать УПД для «Дикси» нужно на основании DESADV / RECADV, в зависимости от того, какую схему работы выбрали и подписали с «Дикси» в доп. соглашении о поставках.

Сеть отправляет УПД только с функцией «СЧФДОП».

Схемы работы с УПД

Существует две схемы работы с УПД для «Дикси»:

Электронный УПД по отгрузке (УПД по DESADV).

Приёмка товара осуществляется по ТОРГ-1, отправка поставщиком УПД вместе с отгрузкой товара.
Электронный УПД по приёмке (УПД по RECADV).

Приёмка товара осуществляется по ТОРГ-1, отправка поставщиком УПД по результатам приёмки.

После приёмки RECADV возвращается в течение 12-24 часов. Сразу же происходит сверка УПД.

Схема выбирается при заключении доп. соглашения к договору поставки с сетью.

При работе с УПД, нужно ли отправлять ORDRSP и DESADV?

DESADV с указанием цен без НДС является обязательным.

Если в отправленном DESADV указаны цены не те, которые хранятся в УС «Дикси», то поставка не будет принята до момента урегулирования цен. Поэтому, чтобы заранее выявить проблемы с ценами, рекомендуется отправлять ORDRSP с указанием цен без НДС, но не является обязательным.

Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?

ТС «Дикси» принимает:

Исправление (иУПД)
Корректировка (УКД)

Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции, либо ошибки в «шапке» документа.

Перевыставление УПД не предусмотрено, но возможно в случае, если получено уточнение «AdviseWithoutReg».

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

В «шапке» документа (Табл. 1).

Табл. 1. Обязательные поля в «шапке» документа
Название поля	Комментарий
Идентиф="номер_заказа"	Необходимо проверять номер заказа по маске: номер заказ имеет вид: 1704076513947, где: • первые два символа «17» – это год • 3-4 символы – неделя • 5-13 – сиквенс. 1. Необходимо проверять длину 13 символов. 2. Необходимо проверять 1 и 2 символы на значение между год из даты фактуры ... год из даты фактуры – 3. 3. Необходимо проверять 3 и 4 символы на значение между 01...53
Идентиф="номер_накладной"	Формат проверять не требуется
Идентиф="получатель"	GLN получателя (торговой сети)
Идентиф="отправитель"	GLN отправителя (поставщика)
Идентиф="грузополучатель"	GLN грузополучателя (точки доставки ТТ/РЦ)

В товарных позициях (Табл. 2).

Табл. 2. Обязательные поля в товарных позициях
Название поля	Атрибут и пример заполнения
Идентиф="штрихкод"	Значен= "1234567890123" *ШК товара должен быть единый и неизменный во всех электронных сообщениях, в случае, если поставщик на различных пр.площадках использует разные ШК товаров, они обязательно должны быть прогружены в систему «Дикси». В DESADV и ORDRSP поставщик должен отправлять ШК, который передан «Дикси» в ORDERS без изменений.

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

В дополнительном соглашении с поставщиками «Дикси» указывает обязательным инфополе «Номер_договора». По информации от сети, оно написано из-за внутренних ошибок составления документа. Поле можно не заполнять, оно системой не обрабатывается.

Можно ли аннулировать УПД?

После завершения документооборота можно запросить аннулирование, и если «Дикси» подтвердит, то документ аннулируется.

Особенности процесса физической приёмки и документооборота?

ТТН/ТрН, предоставляемые с поставкой поставщиком, со стороны «Дикси» будут подписаны, но на них не будет проставлена круглая печать магазина или РЦ. На ТТН/ТрН будет проставлен штамп о приёмке по акту по форме ТОРГ-1 с указанием номера и даты акта.
Представитель поставщика должен быть уполномочен подписывать от лица поставщика акт по форме ТОРГ-1, и по требованию сотрудника «Дикси» должен предоставить копию доверенности (для всех поставок на РЦ обязательно наличие оригинала).
Визуально пример акта по форме ТОРГ-1 представлен далее (Рис. 1).

До момента получения DESADV сетью «Дикси», поставка не будет принята. Рекомендуемое время отправки – сразу по отгрузке товара, но не менее чем за 1 час до приёмки.
EDI Сообщения ORDRSP И DESADV являются обязательными к отправке для контрагента, ORDERS и RECADV обязательные для отправки сетью «Дикси».
По факту приёмки «Дикси» совместно с представителем поставщика подписывают ТОРГ-1, затем сеть передаёт контрагенту RECADV с номером ТОРГ-1 в качестве номера документа.
В случае, если УПД (СЧФ) отличается от подписанного ТОРГ-1 по количеству/сумме, либо не содержит необходимый набор дополнительных полей, то такой УПД не будет принят к учёту. В адрес поставщика будет сформировано «Уведомление об уточнении» (УОУ). Расширенная информация о причинах отклонения УПД будет отправлена на адрес эл.почты указанный в ДС.

*Первые две недели после подключения УПД поставщик должен везти весь комплект бумажных документов с собой.

Что делать если у поставщика разработан свой шаблон доп.соглашения по ЭДО, может ли его подписать «Дикси»?

«Дикси» при работе по ЭДО использует только ДС разработанные в компании.

Что делать если у вашего ЮЛ существует несколько направлений товарных поставок с «Дикси» и одно из направлений не удовлетворяет ряду требований?

Юридическое лицо при переключении на ЭДО должны полностью отвечать требованиям «Дикси», работать одновременно в бумажном и электронном документообороте с контрагентом является трудозатратным и невыгодным для обеих сторон.

Выгоды от подключения электронного обмена?

Сверка и корректировка цен до приёмки товара. Товар принят по корректным ценам, отсутствуют разногласия, дозапрос изменённых документов. Экономия бумаги и транзакционных издержек.
Уменьшенный состав товаросопроводительных документов. Требуется ТТН с заполненным товарным разделом (ТрН предоставляется только при необходимости поставщиком подтвердить затраты на наёмный транспорт). Экономия бумаги и транзакционных издержек.
При выборе схемы «по приёмке» (используя сообщение RECADV) отсутствие исправительных и корректировочных документов, что дополнительно повлечёт экономию по расчётам с провайдером ЭДО.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Оператор ЭДО руководствуется:

А) Приказом ФНС России от 08.06.2021 г. N ЕД-7-26/546@

7. Оператор электронного документооборота должен иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

Б) Приказом Минфина России от 05.02.2021 г. N 14н

5. Счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком

Одновременно:

17. Покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет счет-фактуру в электронной форме на соответствие требованиям, установленным подпунктом "а" и "б" пункта 14 настоящего Порядка, и в случае выявления необходимости исправления ошибок в счет-фактуре в электронной форме:
а) формирует в электронной форме уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме;
б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица покупателя;
в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (при необходимости);
г) направляет файл подписанного уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме в адрес продавца через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем.

При этом ни Приказ Минфина, ни Приказ ФНС не предоставляют Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО УПД.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:

Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.

31 января 2024 г.