F.A.Q. при работе с УПД для сети «Дикси» на EDI Platform

УПД с какой функцией принимает «Дикси»?

Поставщикам доступно формирование УПД с функциями:

• СЧФ – приоритетная функция. УПД нужно формировать с данной функцией.
• СЧФДОП – в случае, если у поставщика нет возможности отправить УПД с функцией «СЧФ», можно отправить с функцией «СЧФДОП», но со стороны сети УПД не будет подписан и отправлен «Титул покупателя». Документооборот по УПД (СЧФДОП) сеть будет считать завершенным, но на платформе не будет завершён. Отражаются только статусы.
• ДОП – в случае, если у поставщика нет возможности отправить УПД с функцией «СЧФ», можно отправить с функцией «ДОП».

Формировать УПД для «Дикси» нужно на основании DESADV / RECADV, в зависимости от того, какую схему работы выбрали и подписали с «Дикси» в доп. соглашении о поставках.

Сеть отправляет УПД только с функцией «СЧФДОП».

Схемы работы с УПД

Существует две схемы работы с УПД для «Дикси»:

1. Электронный УПД (СЧФ) по отгрузке (УПД (СЧФ) по DESADV).
   
   Приёмка товара осуществляется по ТОРГ-1, отправка поставщиком УПД (СЧФ) вместе с отгрузкой товара. 
2. Электронный УПД(СЧФ) по приёмке (УПД (СЧФ) по RECADV).
   
   Приёмка товара осуществляется по ТОРГ-1, отправка поставщиком УПД (СЧФ) по результатам приёмки. 

После приёмки RECADV возвращается в течение 12-24 часов. Сразу же происходит сверка УПД.

Схема выбирается при заключении доп. соглашения к договору поставки с сетью.

При работе с УПД, нужно ли отправлять ORDRSP и DESADV?

DESADV с указанием цен без НДС является обязательным.

Если в отправленном DESADV указаны цены не те, которые хранятся в УС «Дикси», то поставка не будет принята до момента урегулирования цен. Поэтому, чтобы заранее выявить проблемы с ценами, рекомендуется отправлять ORDRSP с указанием цен без НДС, но не является обязательным.

Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?

ТС «Дикси» принимает:

• Исправление (иУПД)
• Корректировка (УКД)

Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции, либо ошибки в «шапке» документа.

Перевыставление УПД не предусмотрено, но возможно в случае, если получено уточнение «AdviseWithoutReg».

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

• В «шапке» документа (Табл. 1).

Табл. 1. Обязательные поля в «шапке» документа

• В товарных позициях (Табл. 2).

Табл. 2. Обязательные поля в товарных позициях

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

В дополнительном соглашении с поставщиками «Дикси» указывает обязательным инфополе «Номер_договора». По информации от сети, оно написано из-за внутренних ошибок составления документа. Поле можно не заполнять, оно системой не обрабатывается. 

Можно ли аннулировать УПД?

После завершения документооборота можно запросить аннулирование, и если «Дикси» подтвердит, то документ аннулируется.

Особенности процесса физической приёмки и документооборота?

• ТТН/ТрН, предоставляемые с поставкой поставщиком, со стороны «Дикси» будут подписаны, но на них не будет проставлена круглая печать магазина или РЦ. На ТТН/ТрН будет проставлен штамп о приёмке по акту по форме ТОРГ-1 с указанием номера и даты акта.
• Представитель поставщика должен быть уполномочен подписывать от лица поставщика акт по форме ТОРГ-1, и по требованию сотрудника «Дикси» должен предоставить копию доверенности (для всех поставок на РЦ обязательно наличие оригинала).
• Визуально пример акта по форме ТОРГ-1 представлен далее (Рис. 1).

• До момента получения  DESADV сетью «Дикси», поставка не будет принята. Рекомендуемое время отправки – сразу по отгрузке товара, но не менее чем за 1 час до приёмки.

• EDI Сообщения ORDRSP И DESADV являются обязательными к отправке для контрагента, ORDERS и RECADV обязательные для отправки сетью «Дикси».

• По факту приёмки «Дикси» совместно с представителем поставщика подписывают ТОРГ-1, затем сеть передаёт контрагенту RECADV с номером ТОРГ-1 в качестве номера документа.

• В случае, если УПД (СЧФ) отличается от подписанного ТОРГ-1 по количеству/сумме, либо не содержит необходимый набор дополнительных полей, то такой УПД не будет принят к учёту. В адрес поставщика будет сформировано «Уведомление об уточнении» (УОУ). Расширенная информация о причинах отклонения УПД будет отправлена на адрес эл.почты указанный в ДС.

*Первые две недели после подключения УПД поставщик должен везти весь комплект бумажных документов с собой.

Что делать если у поставщика разработан свой шаблон доп.соглашения по ЭДО, может ли его подписать «Дикси»?

«Дикси» при работе по ЭДО использует только ДС разработанные в компании.

Что делать если у вашего ЮЛ существует несколько направлений товарных поставок с «Дикси» и одно из направлений не удовлетворяет ряду требований?

Юридическое лицо при переключении на ЭДО должны полностью отвечать требованиям «Дикси», работать одновременно в бумажном и электронном документообороте с контрагентом является трудозатратным и невыгодным для обеих сторон.

Выгоды от подключения электронного обмена?

• Сверка и корректировка цен до приёмки товара. Товар принят по корректным ценам, отсутствуют разногласия, дозапрос изменённых документов. Экономия бумаги и транзакционных издержек.
• Уменьшенный состав товаросопроводительных документов. Требуется ТТН с заполненным товарным разделом (ТрН предоставляется только при необходимости поставщиком подтвердить затраты на наёмный транспорт). Экономия бумаги и транзакционных издержек.
• При выборе схемы «по приёмке» (используя сообщение RECADV) отсутствие исправительных и корректировочных документов, что дополнительно повлечёт экономию по расчётам с провайдером ЭДО.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.