Работа с документами в «полевых» условиях. От сканирования и верификации до отправки в офис
Как организовать работу выездных сотрудников с документами, обеспечив высокую скорость обработки данных и информационную безопасность одновременно? С такими задачами часто сталкиваются компании, заключающие договоры и соглашения с клиентами в «полевых» условиях, используя курьеров, менеджеров и специалистов вне офиса.
Разберём типовые проблемы и задачи, а также наиболее подходящий вариант организации процессов.
Распространённые проблемы
Низкая скорость
У компании, которая подписывает документы с клиентами или собирает с них другие данные на выезде, ключевой проблемой становится низкая скорость передачи информации от сотрудника в офис. Необходимость привозить бумажные оригиналы для их дальнейшей обработки тормозит многие бизнес-процессы, будь то выпуск банковской карты, активация страхового полиса или заключение договора о сотрудничестве.
Выездной сотрудник вынужден возвращаться в офис в тот же день, чтобы его коллеги успели взять в обработку поступившие документы, либо откладывать посещение офиса на следующее утро, или вовсе — выделять для доставки накопленных за неделю документов отдельный день.
Затраты на ручной труд
Ещё одним фактором, который влияет на скорость и качество обработки данных, является ручной ввод информации из документов во внутренние системы организации.
Например, сотрудникам приходится вносить информацию из паспортов, счетов и договоров, что отнимает ресурсы компании при большом потоке заявок, увеличивая нагрузку на ФОТ бэк-офиса. Требуется содержать штат операционистов, которые будут заняты исключительно этими задачами, либо нагружать дополнительными обязанностями менеджеров.
Кроме того, ручная обработка данных неизбежно приводит к появлению ошибок ручного ввода (некорректные адреса, номера документов, реквизиты, опечатки в ФИО).
Отсутствие гарантий безопасности данных
Важным пунктом организации работы с документами клиентов на выезде являются вопросы безопасности. Утечки клиентской информации, массово случавшиеся в последние годы во многих российских компаниях, вынуждают ужесточать требования к информационной безопасности, чтобы снизить репутационные, юридические и коммерческие риски.
Сами клиенты негативно реагируют на использование, например, личных телефонов курьеров для фотографирования их паспортов и предъявляют особые запросы к хранению и обработке подобной чувствительной информации. Любая цифровизация выездного документооборота должна в первую очередь рассматриваться с точки зрения защиты данных.
Что делать бизнесу?
Наиболее предпочтительным вариантом решения задач, стоящих перед компанией с определённым объёмом клиентского документооборота, приводящегося с помощью выездных сотрудников, является организация и контроль за их работой с помощью надёжных и функциональных цифровых решений.
В базовом варианте это должна быть связка между специализированным мобильным приложением для планшета или смартфона сотрудника и веб-кабинетом (серверной частью), в котором работает руководитель, супервайзер или менеджер.
Такая система должна обладать следующим функционалом для решения задач:
Автоматизированная передача данных в офис. Это позволит сократить трудозатраты персонала и ускорить обработку информации, что в конечном итоге улучшит клиентский сервис за счёт оперативности реакции и скорости принятия решений. Автоматизация, работающая в фоновом режиме, позволит выводить на рынок более конкурентоспособные предложения.
Интеграция с внутренними системами организации. Это необходимо для полноценного решения задачи автоматизации, чтобы минимизировать ручной ввод или перенос данных. В таком случае комплексный эффект от цифровизации будет выше. Выбираемое решение должно обладать техническими возможностями соединения по облегчённым каналам связи, чтобы доработки на стороне корпоративных систем были минимальными.
Распознавание данных. Мобильное приложение должно базировать на технологиях оптического распознавания (OCR) и обладать возможностями искусственного интеллекта (AI) для обработки документов, удостоверяющих личность и другой бизнес-документации (от паспортов и водительских удостоверений до счетов и договоров).
Безопасность хранения клиентской информации. Важно предусмотреть, чтобы программное обеспечение не передавало личные данные клиентов для обработки в сторонние сервисы. Также приложение не должно хранить данные на устройстве, а обрабатывать их в локальной оперативной памяти, не запрашивая сетевое соединение, например, для распознавания. Передача данных должна идти по защищённым каналам связи. В целом же решению необходимо соответствовать требованиям как 152-ФЗ, так и стандартам HIPAA, GDPR, CCPA.
При запуске мобильного инструментария для сотрудников нужно понимать, что никакие гарантии, сертификаты и какие-либо заверения от сервисов обработки и хранения персональных данных, составляющих коммерческую или служебную тайну, не защитят от рисков. Решить задачу можно лишь с помощь фактической схемы реализации обработки и передачи данных, где возможность компрометации будет исключена в принципе.
Дополнительный функционал для управления сотрудниками, их задачами, маршрутами, графиками. Оптимально использовать единый сервис, чтобы избежать ситуации необходимости одновременной работы в нескольких приложениях. Поэтому важно рассматривать решения, обладающими максимально широкими возможностями и опциями.
Что предлагает Ediweb
Ediweb разработал Mobile Platform, позволяющую создавать и быстро запускать в продуктивную эксплуатацию корпоративные мобильные приложения, затрагивающие деятельность выездного персонала, используя готовые и гибкие функциональные модули. На основе этой платформы реализован сервис EdiCourier, выступающий как система управления сотрудниками, работающими на выезде – например, для доставки карт, договоров или бизнес-встреч с клиентами. Он состоит из мобильного приложения для выездного сотрудника и веб-кабинета руководителя.
Мобильное приложение EdiCourier играет роль бэк-офиса в смартфоне или на планшете с возможностью автоматического распознавания первичных документов, верификации клиента, обработки данных и передачи их в офис.
Где можно использовать EdiCourier?
- Совершение платежей на основе распознавания банковских карт и баркодов;
- Онбординг клиентов при обработке паспортов, ID-карт, водительских удостоверений, СНИЛС, ОМС, виз, видов на жительство, разнообразных свидетельств;
- Сбор данных для проведения процедур KYC или AML физических или юридических лиц, например, с помощью распознавания и последующей аутентификации удостоверяющих или уставных документов;
- Выдача кредита или страховки с цифровой обработкой тех же удостоверений, паспортов, справок 2-НДФЛ, анкет, банковских карт;
- Проведение аудита в «полевых» условиях с обработкой уставных, бухгалтерских и учётных документов.
Узнайте больше о возможностях, функционале, условиях внедрения и практическом использовании программы для курьеров EdiCourier.
С помощью EdiCourier можно легко наладить удобное, безопасное и быстрое выездное обслуживание клиентов банков и страховых компаний, дистрибьюторов, сервисных служб.
EdiCourier позволяет управлять графиками работы выездных сотрудников, автоматически распределять тысячи заявок и создавать наиболее эффективные маршруты за 10-15 минут, давая возможность экономить время и трудозатраты руководителя.
Технологии OCR и AI, интегрированные с EdiCourier, используют оригинальные нейтросетевые модели, поднимающие качество автоматического распознавания данных на новый уровень. Алгоритмы сами обнаруживают документ на кадре, автоматически определяют его тип, находят реквизиты и распознают их. Система устойчива к геометрическим искажениям, шумам, перепадам освещения, дефектам печати и низкому разрешению. Распознавание выполняется на устройствах без передачи данных вовне и нетребовательно к вычислительным ресурсам, что позволяет запускать его даже на слабых устройствах.
Используя EdiCourier, можно определять признаки цифровой или физической подделки документов, удостоверяющих личность. Алгоритм выявления признаков подделки реализует комплексный подход к анализу имеющейся в документе информации: начиная от кросс- валидации данных, проверки действительности документа и подсчёта контрольных сумм и заканчивая нейросетевым анализом важных особенностей бланка документа.
Приложение определяет попытки использования муляжей, фотокопий, а также съёмку образа документа с экрана монитора компьютера или смартфона. Алгоритмы находят голографические и другие визуальные элементы защиты, проверяют геометрию бланка, контролируют поведение документа в реальных условиях наблюдения в видеопотоке и на отдельных кадрах.
Процесс сканирования занимает несколько секунд и не требует отдельных усилий со стороны курьера и владельца документов.
Вся информация шифруется и защищается от несанкционированного доступа и злоумышленников. При проверке документов, менеджер, наделенный соответствующим уровнем прав, может инициировать проведение повторной встречи, чтобы переделать и повторно отправить на проверку отдельные реквизиты.
После рабочего дня у сотрудника компании на руках остаются оригиналы документов, подписанные клиентом. В это же время данные обрабатываются офисом, поэтому процессы не останавливаются. Передавая оригиналы документов сотруднику офиса позже, курьер фиксирует в мобильном приложении, какие из документов были переданы для отчётности.
Фотографии, сделанные через приложение, не хранятся на устройстве, их невозможно подделать или украсть. Все данные передаются по защищённым каналам связи. Приложение синхронизируется с корпоративными или учётными системами.
Таким образом, использование мобильного приложения позволяет обезопасить сканирование документов и паспортов курьерами, упростить процесс проверки личных данных и доставку. Это не только экономит время, но и обеспечивает высокую степень безопасности и защиты конфиденциальной информации.
