Схема бизнес-процесса и его описание при работе с УПД для сети «Детский мир» на EDI Platform

Для реализации перехода на УПД, между поставщиком и ПАО «Детский мир» должно быть подписано дополнительное соглашение о переходе. В случае, если дополнительное соглашение было подписано, то в системе активируется для поставщика функция УПД и EDI Platform станет принимать от поставщика:

• УПД с функцией «СЧФДОП», если поставщик является плательщиком НДС (Вариант 1, 2)
• УПД с функцией «ДОП», если поставщик не является плательщиком НДС (Вариант 3)

Важно

Другие функции УПД для такого поставщика будут отклоняться.

Если функция УПД не активирована для поставщика, то временно принимаются УПД с функцией «СЧФ» (Вариант 4).

На стороне торговой сети реализована логика обработки УКД аналогичная проекту «Счетов-фактур», а именно: в случае, если в УПД обнаружены расхождения, торговая сеть ожидает «Исправления» и/или «Корректировки» УПД.

Торговая сеть позволяет использовать как «Исправления», так и «Корректировки», но процесс «Исправлений/Корректировок» должен быть последователен.

Существует четыре варианта бизнес-процесса при работе с УПД для сети «Детский мир».

Вариант 1: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД с функцией «СЧФДОП»

«Вариант 1» подходит поставщикам, заключившим дополнительное соглашение с ПАО «Детский мир» и являющимися плательщиками НДС.

Особенности процесса:

1. «Уведомление об отгрузке» (DESADV) должно содержать «номер УПД» (аналог: номер счёта-фактуры), который по факту должен быть передан вместо номера DESADV.
2. После получения e-mail подтверждения о готовности сети принять поставку, поставщик отправляет товар с ТТН в бумажном виде.
3. Товарно-транспортная накладная должна содержать «номер Заказа» и «номер УПД».
4. По результатам приёмки представитель сети оформляет бумажный документ – «Акт приёма-передачи» (АПП), информация о котором также может быть отправлена посредством «Уведомления о приёмке» (RECADV).
5. Поставщик завершает формирование УПД (СЧФДОП), вписав «номер АПП», без которого УПД будет отклонён.

Полный процесс описан в схеме: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД (СЧФДОП). Вариант 1

Вариант 2: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД с функцией «СЧФДОП» (без DESADV)

«Вариант 2» подходит поставщикам, заключившим дополнительное соглашение с ПАО «Детский мир», являющимися плательщиками НДС и не использующими документ DESADV.

Особенности процесса:

1. Поставщик формирует УПД с функцией «СЧФДОП», подписывает его электронной подписью и отправляет в сеть без номера «Акта приёма-передачи» (АПП).
2. Сеть отклоняет данный УПД по причине отсутствия номера АПП, но поставщику отправляется e-mail подтверждение о готовности сети принять поставку. Поставщик отправляет товар с ТТН в бумажном виде.
3. Товарно-транспортная накладная обязательно должна содержать «номер Заказа» и «номер УПД».
4. По результатам приёмки представитель сети оформляет бумажный документ – «Акт приёма-передачи» (АПП), информация о котором также может быть отправлена посредством «Уведомления о приёмке» (RECADV).
5. Поставщик завершает формирование УПД (перевыставляет УПД), вписав «номер АПП», без которого УПД будет отклонён.

Полный процесс описан в схеме: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД (СЧФДОП). Вариант 2

Вариант 3: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД с функцией «ДОП» (с DESADV)

«Вариант 3» подходит поставщикам, заключившим дополнительное соглашение с ПАО «Детский мир», не являющимися плательщиками НДС и использующими DESADV.

Особенности процесса:

1. DESADV должен содержать «номер УПД (ДОП)», который по факту должен быть передан вместо «номера DESADV».
2. После получения e-mail подтверждения о готовности сети принять поставку, поставщик отправляет товар с ТТН в бумажном виде.
3. Товарно-транспортная накладная обязательно должна содержать «номер УПД».
4. По результатам приёмки представитель сети оформляет бумажный документ – «Акт приёма-передачи» (АПП), информация о котором также может быть отправлена посредством RECADV.
5. Поставщик завершает формирование УПД (ДОП), вписав «номер АПП», без которого УПД будет отклонён.

Полный процесс описан в схеме: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД (ДОП). Вариант 3

Вариант 4: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский мир» с внедрением УПД с функцией «СЧФ»

«Вариант 4» подходит поставщикам, не заключившим дополнительное соглашение с ПАО «Детский мир» и не успевшими завершить процесс перехода на УПД. По факту сеть будет принимать документы по старой схеме, но счёт-фактура будет приниматься только в новом формате.

Особенности процесса:

1. DESADV должен содержать «номер УПД (СЧФ)», который по факту должен быть передан вместо «номера DESADV».
2. После получения e-mail подтверждения о готовности сети принять поставку, поставщик отправляет товар с ТТН в бумажном виде, также как и накладная ТОРГ-12.
3. По результатам приёмки представитель сети оформляет пакет бумажных документов – «Акт приёма-передачи» (АПП), ТОРГ-12 с отметкой о приёмке товара по АПП, транспортная накладная. Данная информация также может быть отправлена посредством RECADV.
4. Поставщик завершает формирование УПД (СЧФ), вписав «номер АПП», без которого УПД будет отклонён.

Полный процесс описан в схеме: Бизнес-процесс поставок в ТС «Детский Мир» с внедрение УПД (СЧФ). Вариант 4

Подробнее о дополнительных требованиях к составу документов УПД и УКД вы можете ознакомиться в статье «Расширенные требования к документам УПД и УКД для ПАО «Детский мир».

Описание изменений от «Детского мира»

После перехода на УПД, документы с датой создания начиная с даты подключения, указанной в заявке, принимаются только с функцией «СЧДОП». Документы с датой создания ранее даты подключения принимаются во всех форматах (ЭСФ и УПД СЧФ для плательщиков НДС, ДОП - для неплательщиков НДС).

В период до 01.07.2017 изменения в документооборот при приёмке вноситься не будут. Поставщик сопровождает поставку бумажной товарной накладной (+транспортная при необходимости). Товарная накладная и сформированный к ней «Акт приема-передачи» будут подписываться сотрудниками «Детского мира». После приёмки поставщик отправляет УПД с функцией «СЧФДОП» – если является плательщиком НДС, либо «ДОП» – только для неплательщиков НДС.

Начиная с 01.07.2017 отправка бумажных накладных по поставщикам, перешедшим на отправку УПД с функцией «СЧФДОП» не требуется. Отправленные бумажные товарные накладные подписываться сотрудниками «Детского мира» не будут. Поставка товара должна сопровождаться транспортной накладной с указанием «номера Заказа» и «номера УПД/уведомления об отгрузке».

При приёмке сотрудник магазина распишется и поставит печать магазина в транспортной накладной, а также запишет: «Товар принят по акту приема-передачи №___ от ____». Экземпляр поставщика «Акта приема-передачи» с экземпляром транспортной передастся представителю поставщика, присутствующему при пересчёте товара. Если представитель поставщика не будет присутствовать при пересчёте товара, то поставщик самостоятельно забирает экземпляры при следующей поставке.

В случае, если поставщик на один «Заказ» от «Детского мира» формирует несколько УПД, то рекомендуется передавать с поставкой по одному экземпляру бумажных товарных накладных для избежание путаницы в случаях, если DESADV не будут вовремя и корректно загружены в систему сети. В этом случае бумажные товарные накладные не подписываются. Подписанию подлежит только транспортная накладная, в которой должны быть перечислены все «номера Заказов» и номера УПД/уведомлений об отгрузке. Использование ТТН нежелательно.

Требований к положению номера УПД (или DESADV) и Заказа нет, приложенный шаблон можно использовать для примеры поставщикам: Шаблон расположения номера УПД и «Заказа».jpg