Формирование универсального передаточного документа для X5 Retail Group на EDI Platform

Для того, чтобы сформировать УПД, перейдите во вкладку «Взаимосвязи», затем выберите по контрагенту X5 Retail Group раздел входящих документов «Заказы» (ORDERS), либо «Уведомления о приёмке» (RECADV) (Рис. 1).

Кликните левой кнопкой мыши по нужному документу и в контекстном меню операций выберите «УПД» (Рис. 2).

Важно

Плательщикам НДС необходимо создавать УПД (СЧФДОП), неплательщикам НДС – УПД (ДОП).

Откроется форма создания универсального передаточного документа. Выберите версию УПД (Рис. 3):

• ФНС 155 – старый формат (Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155)
• ФНС 820 – новый формат (Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820)

Заполните основные поля в блоке «Универсальный передаточный документ» (Рис. 4):

• Номер документа – номер УПД. Должен быть оригинальным и не повторяться в других УПД в течение года
• Дата документа – дата УПД – текущая или ранее
• Наименование составителя информации продавца (при заполненном профиле организации подставляется автоматически)

Важно

Для успешной обработки документа на стороне X5 Retail Group необходимо, чтобы значение в поле «Номер документа» и «Дата документа» совпадали со значениями, указанными в «Уведомлении об отгрузке».

Необходимые данные о продавце и покупателе заполняются автоматически, при условии, что профиль организации заполнен.

Если данные грузоотправителя и продавца совпадают, то можно установить галочку «Как у продавца» (Рис. 5).

Данные о получателе подставляются автоматически. Проверьте поля блока «Данные продавца о передаче» (Рис. 6).

• Содержание действий – Товары переданы
• Дата отгрузки (передачи) – должна соответствовать дате документа
• Наименование документа-основания – для УПД старого формата указывается «Отсутствует», для УПД нового формата указывается «Без документа-основания»

Важно

При работе с УПД на бумаге предусмотрено проставление двух подписей. Для использования одной ЭП необходимо в блоке «Подписант» в поле «Область полномочий» выбрать из списка 6 или 7 пункт, в этом случае документ может быть подписан только одной ЭП (Рис. 7).

Также проверьте заполнение полей «Фамилия», «Имя» и «ИНН» – они должны совпадать с данными используемого для подписания сертификата.

Если предполагается, что подписывать документ будут отдельно сотрудник, ответственный за совершение сделки, и сотрудник, ответственный за её оформление, то проверьте правильность заполнения данных о втором подписанте (разверните блок «Подписант 2») (Рис. 8).

После проставления первой подписи данные в документе изменить будет невозможно.

По умолчанию товарные линии в УПД подставляются из документа-основания – ORDERS/RECADV. Чтобы добавить новую товарную линию, нажмите кнопку «Добавить строку» (Рис. 9).

Откроется форма создания товарной строки. После заполнения необходимых полей, нажмите кнопку «Создать» (Рис. 10).

Важно

Если тара, на которой поставлен товар, является возвратной, то она должна быть указана в DESADV и в одном УПД с товаром (в фактическом количестве по нулевой цене), а также хотя бы в одной из бумажных накладных, сопровождающих поставку (транспортная накладная п.7, товарно-транспортная накладная и т.п.). Невозвратная тара в УПД не включается.

Контрольный идентификационный знак (КИЗ)

В УПД нового формата (Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820) появился блок «Номер средств идентификации»,  где заполняется информация о контрольном идентификационном знаке (КИЗ). Для добавления КИЗ нажмите кнопку «Добавить идентиф./маркировку» (Рис. 11):

Выберите «Тип кода» – «КИЗ», укажите «Код» – номер КИЗ и нажмите кнопку «Добавить» (Рис. 12).

После добавления всех кодов по выбранной товарной строке нажмите кнопку «Сохранить» (Рис. 13).

После заполнения необходимых полей, нажмите кнопку «Создать» (Рис. 14).

Для изменения существующей товарной строки кликните по ней и выберите операцию «Обновить» (Рис. 15).

Скорректируйте информацию и нажмите кнопку «Обновить» (Рис. 16).

После изменения всех числовых значений нажмите кнопку «Обновить» для пересчёта сумм (Рис. 17).

Система произведёт пересчёт сумм по товарным строкам и общих по документу. Проверьте заполнение всех обязательных полей и итоговых сумм, затем нажмите «Подписать» (Рис. 18).

Откроется раздел отправленных УПД, где у созданного документа должен быть проставлен статус SEND. После этого документ отправляется покупателю. Как только получатель документа отправит «Титул покупателя», документ отобразится в разделе УПД «Титул покупателя».