F.A.Q. при работе с универсальным передаточным документом для поставщиков X5 Group

Как проверить корректно ли сформирован УПД?

1. Проверьте указали ли номер УПД в DESADV (Рис. 1).

   

   Если номер УПД в DESADV не передается, то на стороне X5 Group в этом поле отображается номер DESADV.
2. Проверьте номер документа, указанный в электронном УПД. Он должен совпадать с номером УПД, указанным в поле «Номер УПД» DESADV (Рис. 2).

   

   Обратите внимание, номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.
3. Проверьте номер накладной в RECADV. Он должен совпадать с номером УПД (Рис. 3).

   

4. Проверьте бумажную версию документа на соответствие всем требованиям X5 Group.

Самая распространенная ошибка при работе с УПД для X5 Group – «Не определен номер накладной». Причины ее возникновения?

1. В электронных документов не были убраны префиксы (например, в 1С перед номером документа было несколько нулей, которых не было в бумажной версии документа).
2. В DESADV не передали номер УПД, либо УПД прислали с другим номером.
3. На приемку вместо утвержденной ТН привезли ТОРГ-12, в которой указан номер накладной вместо номера УПД, соответственно занесли номер из бумажной ТН.
4. Ошиблись при заполнении номера УПД на точке приемки.

Ошибку «Не определен номер накладной» рекомендуется исправить в первую очередь с помощью отправки УПД с верным номером.

Почему отправленный УПД / УКД продолжительное время остаётся в статусе «Подписан и отправлен»?

Если вы отправили УПД / УКД, на который не поступают ответные квитанции и «Титул покупателя», то проверьте поле «Номер УПД». Если указанный номер был использован в течение года, система приняла документ за дубль и его заблокировала.

Номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.

Почему необходимо указывать в товарной накладной (ТН) или товарно-транспортной накладной (ТТН) номер УПД?

При приёмке товара и постановке на баланс в бухгалтерском учёте, X5 Group необходимо в систему ввести идентификатор первичного документа, на основании которого отражена хозяйственная операция. Из-за того, что электронный УПД на момент поставки может отсутствовать, сети нужно, чтобы бумажная транспортная накладная (ТН) / товарно-транспортная накладная (ТТН) содержали номер электронного УПД и сотрудник склада вручную смог его указать в системе к соответствующей поставке.

Далее для подписания и автоматической обработки на стороне X5 Group, документ приемки автоматически будет связываться с электронным УПД по его номеру, что позволит своевременно осуществлять оплату за поставленный товар. Кроме того, номер УПД, введенный в систему X5 Group при приемке, в будущем отражается в акте сверки. Без указания номера УПД в акте идентификатора поставки, процесс сверки станет крайне затруднительным.

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

• В «шапке» документа (Табл. 1).
   

• В товарных позициях (Табл. 2).
   

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?

На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:

«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»

Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.

Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно письму от Федеральной Налоговой Службы от 24.10.2016 г. N ЕД-4-15/20034 , рассмотрев обращение по вопросу об утвержденном приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155 формате счета-фактуры и формате представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, сообщает следующее:

«В формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме при внесении в него изменений в связи с вступлением в силу Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ будут внесены соответствующие корректировки: формат элемента «Функция» файла обмена информации покупателя будет изменен с Т(= 1) на Т(3 - 6).»

На основании вступления в силу (01.07.2016.) Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ о внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса РФ в Приказ от 24 марта 2016г. N ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме» были внесены соответствующие изменения:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ). Элемент «Функция» принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использовать числовые значения 1,2,3.

Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?

Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.

Если используются услуги транспортной компании, в сведениях о лице передавшем товар указывать имя водителя или сотрудника своей компании, который передал товар транспортной компании?

X5 Group не осуществляет дополнительных проверок на заполнение данного поля.

В поле «ТаблСчФакт/ВсегоОпл/НеттоВс» указывается нетто товара по всем товарным линиям. Что делать если товар, указанный в документе, разных единиц измерения?

Данное поле не является обязательным для заполнения и не используется во внутренних процессах X5 Group. 

Какую дату указывать в УПД?

Дата УПД должна быть не позднее, чем +5 дней от даты приёмки.

При формировании УПД в поле «Грузополучатель» вносить юридический адрес или фактический адрес доставки товара?

В поле «Покупатель» указывается юридический адрес X5 Group. В поле «Грузополучатель» указывается фактическая точка доставки товара.

Какое действие нужно указать в поле «Содержание операции»?

При товарных поставках в поле «Содержание операции» необходимо указывать «Товары переданы».

При работе с УПД отправляется ли «Акт о приёмке» из торговой точки?

«Акт о приёмке» на склад будет отправлен на бумажном носителе только в том случае, если при приёмке были расхождения, либо УПД был сформирован после приёмки.

Как происходит учёт оборотной тары в УПД?

Тара указывается в товарных строках с нулевой стоимостью.

Причины отказа в приёмке из акта ТОРГ-2 отражать в RECADV?

ТОРГ-2 не составляется. В учетной системе X5 Group нет информации о причинах отказа в приемке товара. В RECADV отразить данную информацию невозможно.

Уточнение: «Расхождение в 1 копейку». Что означает?

Данная ошибка вызвана расхождением цены позиции товара в «Заказе» (такой же, как в согласованной спецификации) и позиции товара в УПД. По таким УПД необходимо выставить Исправленный УПД.

Уточнение: «Для функции ДОП недопустима ставка 0%». Что означает?

В УПД с функцией «ДОП» в поле «Ставка НДС» нужно указывать значение «Без НДС».

При получении уточнения нужно отправить Исправленный УПД (иУПД) с указанием верного значения – «Без НДС».

Уточнение: «Заполните обязательное поле QUANTITY (параметр таблицы MATERIALDATA, строка Х)». Что означает?

Уточнение означает, что в товарной строке X указано нулевое количество. Нужно сформировать «Исправленный УПД» с указанием количества товара по этой строке отличное от нуля.

УПД отклонён с сообщением «На документе должно быть две УКЭП». Почему?

Согласно приказу ФНС № ММВ-7-15/155@, «УПД с функцией СЧФДОП» подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта.

В файле XML УПД за полномочия подписанта отвечает тэг «ОблПолн». Если в «ОблПолн» указано значение 0, 1, 2, 3 или 4, то «УПД с функцией СЧФДОП» должен подписываться двумя УКЭП. Если в «ОблПолн» указано 5 или 6, то достаточно одной подписи (расшифровка этих цифр приведена в приказе).

Каким образом мы должны отражать оборотную тару (палеты) в УПД? Это должна быть отдельная строка, как товар? Какой PLU использовать? Нужно ли тару отражать в DESADV? Будет ли тара передаваться в RECADV?

Оборотная тара отражается в УПД отдельной строкой как обычная товарная позиция с нулевой ценой.

PLU оборотной тары (Табл. 2).

Табл. 2. Код оборотной тары

Тару необходимо отправлять в DESADV, а также указывать в транспортной накладной (ТН) (раздел 7), либо в товарно-транспортной накладной (ТТН) (раздел 2).

Какой штрих-код у позиций возвратной тары?

Штрих-кода у возвратной тары нет и указывать его не нужно.

В каких случаях не приходит «Извещение о получении подтверждения поступления УПД»?

На дублирующие документы ответные квитанции и «Титулы покупателя» не отправляются.

Под дублирующими документами УПД имеется в виду, что у документов УПД не уникальная комбинация № УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Под дублирующими документами УКД имеется в виду, что у документов УКД не уникальная комбинация № УКД+дата УКД+№ исправления УКД+дата исправления УКД+№ УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Как отправить УПД в случае обратного заказа (когда заказ оформляет сам поставщик)?

В данном случае, единственная возможная форма отправки УПД – в ответ на RECADV («Уведомление о приёмке»).

Напоминаем, что УПД должен содержать номер «Заказа», а также в транспортной накладной обязательно должен быть указан номер УПД.

Корректно ли, что по описанному БП на отклонённый УПД приходит «Титул получателя» после того, как был проверен и акцептован сделанный дополнительно УКД? Как визуализировать текущий статус по оригинальному УПД?

Да, это корректно, так как в случае акцепта УКД, оригинальный исходный УПД (или его последняя версия исправления, на которую ссылается УКД) тоже подлежит подписанию. Так как с точки зрения фиксации итогов передачи товарно-материальных ценностей, только пара УПД + УКД вместе однозначно фиксирует итоги. Поэтому оба документа должны быть подписаны. 

Для поставщика визуализация текущего статуса должна выглядеть следующим образом:

1. Когда оригинальный УПД прошел и на него выставлено «Уведомление об уточнении», должна отображаться информация, что УПД требует исправления или корректировки.
2. Когда на EDI Platform был сделан УКД, должна отображаться информация, что исходный УПД был откорректирован.
3. Когда на исходный УПД пришел подписанный «Титул получателя», поставщик должен видеть что все вопросы закрыты, документ завершен.

Если вместо корректировки УПД был создан исправленный УПД и он покрыл все расхождения, в этом случае на оригинальный УПД вернётся подписанный «Титул получателя»?

В этом случае на оригинальный УПД не будет выставлен подписанный «Титул покупателя», так как ИУПД заменил в учете оригинальный УПД. И только на финальную акцептованную версию Исправления УПД вернётся «Титул покупателя».

Действует ли для УПД правила цепочки: Оригинал → Исправление → Корректировка?

Цепочка может выглядеть как: УПД → N исправлений УПД → УКД на последнее исправление → N исправлений УКД.

Отфактуруется в таком случае последняя версия исправления и последняя версия корректировоки. По ним поступят «Титулы получателя».

Почему при ошибках в отправляемом УКД необходимо делать «корректировку на корректировку»?

Это дополнительная возможность, предусмотренная проектом, но на практике будет встречаться крайне редко. Действительно, если в УПД были расхождения только в количествах, и выставленный УКД покрыл их не полностью, можно поставщику сформировать УКД на предыдущий УКД, в котором он «покроет» оставшиеся расхождения. В таком случае подпись «Титула получателя» вернётся на все три документа.

Параллельно с этим действует возможность сформировать Исправление УКД. И именно так рекомендуем устранять расхождения поставщикам.

Почему в части материалов для поставщика фигурируют схемы УПД с функцией СЧФ, хотя в основном проекте эта функция УПД не будет использована?

Так как наряду с обычными поставками в X5 Group существуют «некоммерческие» поставки, сама возможность приёма УПД с функцией «СЧФ» была в SAP заложена, но к проекту с товарными поставщиками она не относится. Для товарных поставщиков УПД с функцией «СЧФ» отклоняется.

Проект УПД предполагает изменение DESADV в части простановки номера и даты УПД + включения возвратной тары. Будет ли сбой в приёмке DESADV, если поставщик отправит в DESADV номер УПД + возвратную тару раньше срока его перехода на УПД? 

Условия возвратной тары, номера и даты УПД

1. Возвратную тару не рекомендуется указывать раньше даты перехода поставщика на УПД (отсчет даты происходит по дате заказа). Теоретически, если возвратная тара будет включена в DESADV, то она попадет и в RECADV, но что в таком случае произойдет с фактуровкой Счета-фактуры – неизвестно, такой кейс не тестировался. 
2. Поля «Номер УПД» в DESADV компании X5 Group нет. Есть номер документа DESADV EANCOM. Поэтому, что именно указал поставщик, компании X5 Group не определить сразу. При приемке, если она осуществляется по прежней схеме с бумажной накладной, номер DESADV будет сверен с номером бумажной ТОРГ-12.  Поэтому включать отправку номера УПД в DESADV поставщик может только если: 

• номер DESADV и номер УПД всегда совпадают

ИЛИ/И

• номер УПД совпадает с номером бумажной ТОРГ-12 и с номером накладной из ЭСФ

В других же случаях указание номера УПД в отправляемый DESADV раньше положенного срока приведет к тому, что ТОРГ-12 не будет совпадать с DESADV, что может привести к сбою приемки.

3.    Параметр «Дата УПД» из DESADV приходит в X5 Group как дата DESADV. Проверки на дату нет, но должна фигурировать та же дата, что и в исходящем УПД.

Как проверяется выставление иУПД или УКД в различных категориях расхождений? 

Проверка на стороне X5 Group реализована следующим образом:

1. ИУПД формируется при исправлении любых категорий расхождений
2. УКД формируется только при расхождений по количеству. Если в УКД изменять цены или параметры «шапки», документ будет отклонен.

Таким образом, поставщики на практике могут любые расхождения закрывать через иУПД.

Будет ли в RECADV приходить возвратная тара?

Если указали в DESADV и в ТН/ТТН возвратную тару, тогда будет и в RECADV.

Что делать, если нет возможности указывать возвратную тару в документах «Корректировка Реализации товаров и услуг», которая служит исходной информацией для формирования УКД, работая на типовых конфигурациях 1С?

При необходимости можно модернизировать 1С.

Есть ли проверка на уникальность номера поступающего УПД?

Да, проверяется уникальность сочетания [Юр. лицо поставщика]+[Юр. лицо X5 Group]+[Номер УПД]+[Дата УПД]

Возможна ли в последующем работа без обязательного указания номера УПД в DESADV?

Вопрос в процессе проработки, окончательная информация будет позднее.

Уточнение: «Не заполнено поле ДатаОсн». Что означает?

Это означает, что в отправленном УПД не заполнено поле «Дата заказа покупателя». В этом случае необходимо сформировать исправленный УПД и указать в нем дату заказа.

С какими текстами ошибок нужно обратиться в бухгалтерию СЦ? 

Часто возникающие ошибки по УПД:

1. Не найдена не подписанная накладная
2. Не определен номер накладной – возможно расхождение в ссылках у приёмки и номере СФ в XML-файле
3. Накладная не найдена – возможно не заведена приемка к заказу
4. Список расхождение по таре
5. Список расхождение по количеству
6. Список расхождение по цене
7. См. примечание к СФ – существует расхождение между приемкой и XML 
8. К корректировочной счет фактуре не найден оригинальный документ – возможно указан некорректный номер или дата корректируемого УПД
9. Попытка повторной обработки СФ *» в системе уже есть ранее поступивший УПД без метки удаления с идентичным номером накладной
10. Уже существует подписанный УПД» в системе уже существует ранее проведенный УПД к заказу
11. Для данного УПД существует исправление
12. Документ закупки 6* еще не деблокирован
13. Невозможно агрегировать материал в позиции *******
14. Некорректная функция документа СЧФДОП
15. Позиция **: не определен код товара
16. Некорректная дата документа
17. Введите только положительные значения
18. Должен быть заполнен элемент НаимЕдИзмДо в позиции **
19. Задайте ссылку на действительное поступление материалов (строка *****)
20. У кредитора нет банковских реквизитов с кодом **********

При необходимости специалист СЦ самостоятельно создаст запрос в поддержку X5 Group.

С какими текстами ошибок нужно обратиться к провайдеру?

1. Поставщик 7* не подлежит обработке в БЕ*; Контрагент не подключен к УПД – поставщик не подключён к ЭДО УПД в разрезе указанного БЕ, либо поставщик подключён к ЭДО УПД в разрезе указанного БЕ, но дата УПД ранее даты начала работы по ЭДО. Для подключения нужного БЕ отправьте запрос менеджеру Edisoft на подключение к УПД.
2. Некорректно указан ИНН поставщика – в XML некорректно указан ИНН поставщика.