F.A.Q. при работе с универсальным передаточным документом для поставщиков X5 Retail Group

Как проверить корректно ли сформирован УПД?

1. Проверьте указали ли номер УПД в DESADV (Рис. 1).

   

   Если номер УПД в DESADV не передается, то на стороне X5 Retail Group в этом поле отображается номер DESADV.
2. Проверьте номер документа, указанный в электронном УПД. Он должен совпадать с номером УПД, указанным в поле «Номер УПД» DESADV (Рис. 2).

   

   Обратите внимание, номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.
3. Проверьте номер накладной в RECADV. Он должен совпадать с номером УПД (Рис. 3).

   

4. Проверьте бумажную версию документа на соответствие всем требованиям X5 Retail Group.

Самая распространенная ошибка при работе с УПД для X5 Retail Group – «Не определен номер накладной». Причины ее возникновения?

1. В электронных документов не были убраны префиксы (например, в 1С перед номером документа было несколько нулей, которых не было в бумажной версии документа).
2. В DESADV не передали номер УПД, либо УПД прислали с другим номером.
3. На приемку вместо утвержденной ТН привезли ТОРГ-12, в которой указан номер накладной вместо номера УПД, соответственно занесли номер из бумажной ТН.
4. Ошиблись при заполнении номера УПД на точке приемки.

Ошибку «Не определен номер накладной» рекомендуется исправить в первую очередь с помощью отправки УПД с верным номером.

Почему отправленный УПД / УКД продолжительное время остаётся в статусе «Подписан и отправлен»?

Если вы отправили УПД / УКД, на который не поступают ответные квитанции и «Титул покупателя», то проверьте поле «Номер УПД». Если указанный номер был использован в течение года, система приняла документ за дубль и его заблокировала.

Номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.

Почему необходимо указывать в товарной накладной (ТН) или товарно-транспортной накладной (ТТН) номер УПД?

При приёмке товара и постановке на баланс в бухгалтерском учёте, X5 Retail Group необходимо в систему ввести идентификатор первичного документа, на основании которого отражена хозяйственная операция. Из-за того, что электронный УПД на момент поставки может отсутствовать, сети нужно, чтобы бумажная транспортная накладная (ТН) / товарно-транспортная накладная (ТТН) содержали номер электронного УПД и сотрудник склада вручную смог его указать в системе к соответствующей поставке.

Далее для подписания и автоматической обработки на стороне X5 Retail Group, документ приемки автоматически будет связываться с электронным УПД по его номеру, что позволит своевременно осуществлять оплату за поставленный товар. Кроме того, номер УПД, введенный в систему X5 Retail Group при приемке, в будущем отражается в акте сверки. Без указания номера УПД в акте идентификатора поставки, процесс сверки станет крайне затруднительным.

Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?

На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:

«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»

Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.

Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

При переходе на электронный УПД, меняется ли комплект сопроводительной документации – Счет-фактура/ЭСФ и ТОРГ-12 на УПД (бумажный)?

Нет. X5 Retail Group предлагает перейти на электронный УПД. В бумажном виде комплект сопроводительной документации остается неизменным.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно письму от Федеральной Налоговой Службы от 24.10.2016 г. N ЕД-4-15/20034 , рассмотрев обращение по вопросу об утвержденном приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155 формате счета-фактуры и формате представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, сообщает следующее:

«В формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме при внесении в него изменений в связи с вступлением в силу Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ будут внесены соответствующие корректировки: формат элемента «Функция» файла обмена информации покупателя будет изменен с Т(= 1) на Т(3 - 6).»

На основании вступления в силу (01.07.2016.) Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ о внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса РФ в Приказ от 24 марта 2016г. N ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме» были внесены соответствующие изменения:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ). Элемент «Функция» принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использовать числовые значения 1,2,3.

Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?

Печатная форма реализована в соотвествии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.

Если используются услуги транспортной компании, в сведениях о лице передавшем товар указывать имя водителя или сотрудника своей компании, который передал товар транспортной компании?

X5 Retail Group не осуществляет дополнительных проверок на заполнение данного поля.

В поле «ТаблСчФакт/ВсегоОпл/НеттоВс» указывается нетто товара по всем товарным линиям. Что делать если товар, указанный в документе, разных единиц измерения?

Данное поле не является обязательным для заполнения и не используется во внутренних процессах X5 Retail Group. 

Какую дату указывать в УПД? Дата УПД должна соответствовать дате поставки?

В файле информации продавца фигурируют несколько дат, в том числе: дата формирования файла, дата создания файла и пр. Требование к заполнению дат заключается только в том, что дата отгрузки товара не должна быть позднее даты приемки.

При формировании УПД в поле «Грузополучатель» вносить юридический адрес или фактический адрес доставки товара?

В поле «Покупатель» указывается юридический адрес X5 Retail Group. В поле «Грузополучатель» указывается фактическая точка доставки товара.

Какое действие нужно указать в поле «Содержание операции»?

При товарных поставках в поле «Содержание операции» необходимо указывать «Товары переданы».

В случае ошибок или сбоя при формировании УПД, можно ли отправить электронный счет-фактуру?

В случае возникновения технических ошибок или сбоев, необходимо оформить заявку в СЦ для перехода на текущий процесс документооборота (ЭСФ+ТОРГ-12).

При переходе на УПД будет ли отправляться «Акт о приемке» из торговой точки?

«Акт о приемке» на склад будет отправлен на бумажном носителе только в том случае, если при приемке были расхождения, либо УПД был сформирован после приемки.

Как происходит учет оборотной тары в УПД?

Тара указывается в товарных строках с нулевой стоимостью.

Требуются ли сертификаты/декларации к накладной на бумажном носителе?

Перевод на электронный УПД не меняет порядок передачи сертификатов и деклараций к накладной.

Причины отказа в приемке из акта ТОРГ-2 отражать в RECADV?

ТОРГ-2 не составляется. В учетной системе X5 Retail Group нет информации о причинах отказа в приемке товара. В RECADV отразить данную информацию невозможно.

Уточнение: «Расхождение в 1 копейку». Что означает?

Данная ошибка вызвана расхождением цены позиции товара в «Заказе» (такой же, как в согласованной спецификации) и позиции товара в УПД. По таким УПД необходимо выставить Исправленный УПД.

Почему УПД, по которым были высланы «Уведомления об уточнении», имеют «Титул покупателя», при этом корректировочные документы не отправляли?

Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 28.02.2017. В данном случае УПД принят и подписан. Корректировочный/Исправленный УПД формировать не нужно.

Уточнение: «Пользователь PIAPPLUSER уже обрабатывает документ закупки X». Что означает?

Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 10.03.2017. X5 Retail Group просит игнорировать данное сообщение.

Уточнение: «Попытка повторной обработки счета-фактуры». Что означает?

Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 08.02.2017. X5 Retail Group просит игнорировать данное сообщение.

Уточнение: «Заполните обязательное поле QUANTITY (параметр таблицы MATERIALDATA, строка Х)». Что означает?

Уточнение означает, что в товарной строке X указано нулевое количество. Нужно сформировать «Исправленный УПД» с указанием количества товара по этой строке отличное от нуля.

УПД отклонен с сообщением «На документе должно быть две УКЭП». Почему?

Согласно приказу ФНС № ММВ-7-15/155@, «УПД с функцией СЧФДОП» подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта.

В файле XML УПД за полномочия подписанта отвечает тэг «ОблПолн». Если в «ОблПолн» указано значение 0, 1, 2, 3 или 4, то «УПД с функцией СЧФДОП» должен подписываться двумя УКЭП. Если в «ОблПолн» указано 5 или 6, то достаточно одной подписи (расшифровка этих цифр приведена в приказе).

Каким образом мы должны отражать оборотную тару (палеты) в УПД? Это должна быть отдельная строка, как товар? Какой PLU использовать? Нужно ли тару отражать в DESADV? Будет ли тара передаваться в RECADV?

Оборотная тара отражается в УПД отдельной строкой как обычная товарная позиция с нулевой ценой.

PLU оборотной тары (Табл. 1).

PLU	Размеры палеты	Количество
3354748	Палета 1200х800	1шт
3354749	Палета 1200х1000	1шт

Табл. 1. Код оборотной тары

 

Только поставщикам, которые перешли на УПД, тару необходимо отправлять в DESADV, а также указывать в Транспортной накладной (раздел 7), либо Товарно-Транспортной накладной (раздел 2).

Тара будет передаваться в RECADV только тем поставщикам, которые перешли на УПД.

Какой штрих-код у позиций возвратной тары?

Штрих-кода у возвратной тары нет и указывать его не нужно.

В каких случаях не приходит «Извещение о получении подтверждения поступления УПД»?

На дублирующие документы ответные квитанции и «Титулы покупателя» не отправляются.

Под дублирующими документами УПД имеется в виду, что у документов УПД не уникальная комбинация № УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Под дублирующими документами УКД имеется в виду, что у документов УКД не уникальная комбинация № УКД+дата УКД+№ исправления УКД+дата исправления УКД+№ УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Как отправить УПД в случае обратного заказа (когда заказ оформляет сам поставщик)?

В данном случае, единственно возможная форма отправки УПД – в ответ на RECADV («Уведомление о приёмке»).

Напоминаем, что УПД должен содержать номер «Заказа», а также в транспортной накладной обязательно должен быть указан номер УПД.

Корректно ли, что по описанному БП на отклонённый УПД приходит «Титул получателя» после того, как был проверен и акцептован сделанный дополнительно УКД? Как визуализировать текущий статус по оригинальному УПД?

Да, это корректно, так как в случае акцепта УКД, оригинальный исходный УПД (или его последняя версия исправления, на которую ссылается УКД) тоже подлежит подписанию. Так как с точки зрения фиксации итогов передачи товарно-материальных ценностей, только пара УПД + УКД вместе однозначно фиксирует итоги. Поэтому оба документа должны быть подписаны. 

Для поставщика визуализация текущего статуса должна выглядеть следующим образом:

1. Когда оригинальный УПД прошел и на него выставлено «Уведомление об уточнении», должна отображаться информация, что УПД требует исправления или корректировки.
2. Когда на EDI Platform был сделан УКД, должна отображаться информация, что исходный УПД был откорректирован.
3. Когда на исходный УПД пришел подписанный «Титул получателя», поставщик должен видеть что все вопросы закрыты, документ завершен.

 Если вместо корректировки УПД был создан исправленный УПД и он покрыл все расхождения, в этом случае на оригинальный УПД вернётся подписанный «Титул получателя»?

В этом случае на оригинальный УПД не будет выставлен подписанный «Титул покупателя», так как ИУПД заменил в учете оригинальный УПД. И только на финальную акцептованную версию Исправления УПД вернётся «Титул покупателя».

Действует ли для УПД правила цепочки: Оригинал → Исправление → Корректировка, как они дейстовали для ЭСФ?

Действует. Проект в этом плане схож с ЭСФ. Цепочка может выглядеть как: УПД → N исправлений УПД → УКД на последнее исправление → N исправлений УКД.

Отфактуруется в таком случае последняя версия исправления и последняя версия корректировоки. По ним придут «Титулы получателя».

Почему при ошибках в отправляемом УКД необходимо делать «корректировку на корректировку»? В проекте ЭСФ было принято формировать «Исправление корректировочного счета-фактуры».

Это дополнительная возможность, предусмотренная проектом, но на практике будет встречаться крайне редко. Действительно, в случае если в УПД были расхождения только в количествах, и выставленный УКД покрыл их не полностью, можно поставщику сформировать УКД на предыдущий УКД, в котором он «покроет» оставшиеся расхождения. В таком случае подпись «Титула получателя» вернется на все три документа.

Параллельно с этим действует возможность сформировать Исправление УКД. И именно так рекомендуем устранять расхождения поставщикам.

Почему в части материалов для поставщика фигурируют схемы УПД с функцией СЧФ, хотя в основном проекте эта функция УПД не будет использована?

Так как, наряду с обычными поставками, в X5 Retail Group существуют «некоммерческие» поставки, сама возможность приема УПД с функцией СЧФ была в SAP заложена, но к проекту с товарными поставщиками она не относится. Для товарных поставщиков УПД с функцией СЧФ отклоняется.

Проект УПД предполагает изменение DESADV в части простановки номера и даты УПД + включения возвратной тары. Будет ли сбой в приёмке DESADV, если поставщик отправит в DESADV номер УПД + возвратную тару раньше срока его перехода на УПД? 

Условия возвратной тары, номера и даты УПД

1. Возвратную тару не рекомендуется указывать раньше даты перехода поставщика на УПД (отсчет даты происходит по дате заказа). Теоретически, если возвратная тара будет включена в DESADV, то она попадет и в RECADV, но что в таком случае произойдет с фактуровкой Счета-фактуры – неизвестно, такой кейс не тестировался. 
2. Поля «Номер УПД» в DESADV компании X5 Retail Group нет. Есть номер документа DESADV EANCOM. Поэтому, что именно указал поставщик, компании X5 Retail Group не определить сразу. При приемке, если она осуществляется по прежней схеме с бумажной накладной, номер DESADV будет сверен с номером бумажной ТОРГ-12.  Поэтому включать отправку номера УПД в DESADV поставщик может только если: 

• номер DESADV и номер УПД всегда совпадают

ИЛИ/И

• номер УПД совпадает с номером бумажной ТОРГ-12 и с номером накладной из ЭСФ

В других же случаях указание номера УПД в отправляемый DESADV раньше положенного срока приведет к тому, что ТОРГ-12 не будет совпадать с DESADV, что может привести к сбою приемки.

     3.      Параметр «Дата УПД» из DESADV приходит в X5 Retail Group как дата DESADV. Проверки на дату нет, но должна фигурировать та же дата, что и в исходящем УПД.

После даты перехода на УПД, должны по «старым» поставкам закрыть цепочку документооборота счетами-фактурами. Какой показатель позволяет классифицировать поставку как «старую» в прошлом периоде? 

Принадлежность поставки к категории «старой» или «новой» определяется по дате заказа.

Как проверяется выставление исправленного УПД или УКД в различных категориях расхождений? 

Проверка на стороне X5 Retail Group реализована следующим образом:

1. ИУПД формируется при исправлении любых категорий расхождений
2. УКД формируется только при расхождений по количеству. Если в УКД изменять цены или параметры «шапки» – документ будет отклонен.

Таким образом поставщики на практике могут любые расхождения закрывать через ИУПД.

Будет ли в RECADV приходить возвратная тара?

Если указали в DESADV и в ТН/ТТН возвратную тару, тогда будет и в RECADV.

Что делать, если нет возможности указывать возвратную тару в документах «Корректировка Реализации товаров и услуг», которая служит исходной информацией для формирования УКД, работая на типовых конфигурациях 1С?

При необходимости можно модернизировать 1С.

Есть ли проверка на уникальность номера поступающего УПД?

Да, проверяется уникальность сочетания [Юр. лицо поставщика]+[Юр. лицо X5 Retail Group]+[Номер УПД]+[Дата УПД]

Возможна ли в последующем работа без обязательного указания номера УПД в DESADV?

Вопрос в процессе проработки, окончательная информация будет позднее.

Уточнение: «Не заполнено поле ДатаОсн». Что означает?

Это означает, что в отправленном УПД не заполнено поле «Дата заказа покупателя». В этом случае необходимо сформировать исправленный УПД и указать в нем дату заказа.