В каком формате нужно отправлять УПД для X5 Retail Group зависит от текущей даты (дата, когда формируете УПД) и даты УПД (дата документа, указанная в УПД) (Табл. 1).
Текущая дата | Формат УПД | Дата УПД | ||
---|---|---|---|---|
До 2.02.19 | 2.02.19 - 31.12.19 | Начиная с 1.01.20 | ||
До 1.02.20 | УПД в старом формате (ФНС 155) | Принимает | Принимает | Не применимо |
УПД в новом формате (ФНС 820) | Отклоняет | Принимает | ||
Начиная с 1.01.20 | УПД в старом формате (ФНС 155) | Принимает | Принимает | Отклоняет |
УПД в новом формате (ФНС 820) | Отклоняет | Принимает | Принимает |
Табл. 1. Обработка УПД разных форматов
Ошибку «Не определен номер накладной» рекомендуется исправить в первую очередь с помощью отправки УПД с верным номером.
Если вы отправили УПД / УКД, на который не поступают ответные квитанции и «Титул покупателя», то проверьте поле «Номер УПД». Если указанный номер был использован в течение года, система приняла документ за дубль и его заблокировала.
Номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.
При приёмке товара и постановке на баланс в бухгалтерском учёте, X5 Retail Group необходимо в систему ввести идентификатор первичного документа, на основании которого отражена хозяйственная операция. Из-за того, что электронный УПД на момент поставки может отсутствовать, сети нужно, чтобы бумажная транспортная накладная (ТН) / товарно-транспортная накладная (ТТН) содержали номер электронного УПД и сотрудник склада вручную смог его указать в системе к соответствующей поставке.
Далее для подписания и автоматической обработки на стороне X5 Retail Group, документ приемки автоматически будет связываться с электронным УПД по его номеру, что позволит своевременно осуществлять оплату за поставленный товар. Кроме того, номер УПД, введенный в систему X5 Retail Group при приемке, в будущем отражается в акте сверки. Без указания номера УПД в акте идентификатора поставки, процесс сверки станет крайне затруднительным.
На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:
«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»
Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.
Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.
Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :
А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@
Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):
– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;
Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:
1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.
Одновременно:
1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.
Нет. X5 Retail Group предлагает перейти на электронный УПД. В бумажном виде комплект сопроводительной документации остается неизменным.
Согласно письму от Федеральной Налоговой Службы от 24.10.2016 г. N ЕД-4-15/20034 , рассмотрев обращение по вопросу об утвержденном приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155 формате счета-фактуры и формате представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, сообщает следующее:
«В формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме при внесении в него изменений в связи с вступлением в силу Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ будут внесены соответствующие корректировки: формат элемента «Функция» файла обмена информации покупателя будет изменен с Т(= 1) на Т(3 - 6).»
На основании вступления в силу (01.07.2016.) Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ о внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса РФ в Приказ от 24 марта 2016г. N ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме» были внесены соответствующие изменения:
Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ). Элемент «Функция» принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).
Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использовать числовые значения 1,2,3.
Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.
X5 Retail Group не осуществляет дополнительных проверок на заполнение данного поля.
Данное поле не является обязательным для заполнения и не используется во внутренних процессах X5 Retail Group.
Дата УПД должна быть не позднее, чем +5 дней от даты приёмки.
В поле «Покупатель» указывается юридический адрес X5 Retail Group. В поле «Грузополучатель» указывается фактическая точка доставки товара.
При товарных поставках в поле «Содержание операции» необходимо указывать «Товары переданы».
В случае возникновения технических ошибок или сбоев, необходимо оформить заявку в СЦ для перехода на текущий процесс документооборота (ЭСФ+ТОРГ-12).
«Акт о приемке» на склад будет отправлен на бумажном носителе только в том случае, если при приемке были расхождения, либо УПД был сформирован после приемки.
Тара указывается в товарных строках с нулевой стоимостью.
Перевод на электронный УПД не меняет порядок передачи сертификатов и деклараций к накладной.
ТОРГ-2 не составляется. В учетной системе X5 Retail Group нет информации о причинах отказа в приемке товара. В RECADV отразить данную информацию невозможно.
Данная ошибка вызвана расхождением цены позиции товара в «Заказе» (такой же, как в согласованной спецификации) и позиции товара в УПД. По таким УПД необходимо выставить Исправленный УПД.
Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 28.02.2017. В данном случае УПД принят и подписан. Корректировочный/Исправленный УПД формировать не нужно.
Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 10.03.2017. X5 Retail Group просит игнорировать данное сообщение.
Данная ошибка связана с техническим сбоем на стороне X5 Retail Group. Ориентировочная дата устранения – 08.02.2017. X5 Retail Group просит игнорировать данное сообщение.
Уточнение означает, что в товарной строке X указано нулевое количество. Нужно сформировать «Исправленный УПД» с указанием количества товара по этой строке отличное от нуля.
Согласно приказу ФНС № ММВ-7-15/155@, «УПД с функцией СЧФДОП» подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта.
В файле XML УПД за полномочия подписанта отвечает тэг «ОблПолн». Если в «ОблПолн» указано значение 0, 1, 2, 3 или 4, то «УПД с функцией СЧФДОП» должен подписываться двумя УКЭП. Если в «ОблПолн» указано 5 или 6, то достаточно одной подписи (расшифровка этих цифр приведена в приказе).
Оборотная тара отражается в УПД отдельной строкой как обычная товарная позиция с нулевой ценой.
PLU оборотной тары (Табл. 2).
PLU | Размеры палеты | Количество |
---|---|---|
3354748 | Палета 1200х800 | 1шт |
3354749 | Палета 1200х1000 | 1шт |
Табл. 2. Код оборотной тары
Тару необходимо отправлять в DESADV, а также указывать в транспортной накладной (ТН) (раздел 7), либо в товарно-транспортной накладной (ТТН) (раздел 2).
Штрих-кода у возвратной тары нет и указывать его не нужно.
На дублирующие документы ответные квитанции и «Титулы покупателя» не отправляются.
Под дублирующими документами УПД имеется в виду, что у документов УПД не уникальная комбинация № УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.
Под дублирующими документами УКД имеется в виду, что у документов УКД не уникальная комбинация № УКД+дата УКД+№ исправления УКД+дата исправления УКД+№ УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.
В данном случае, единственно возможная форма отправки УПД – в ответ на RECADV («Уведомление о приёмке»).
Напоминаем, что УПД должен содержать номер «Заказа», а также в транспортной накладной обязательно должен быть указан номер УПД.
Да, это корректно, так как в случае акцепта УКД, оригинальный исходный УПД (или его последняя версия исправления, на которую ссылается УКД) тоже подлежит подписанию. Так как с точки зрения фиксации итогов передачи товарно-материальных ценностей, только пара УПД + УКД вместе однозначно фиксирует итоги. Поэтому оба документа должны быть подписаны.
Для поставщика визуализация текущего статуса должна выглядеть следующим образом:
В этом случае на оригинальный УПД не будет выставлен подписанный «Титул покупателя», так как ИУПД заменил в учете оригинальный УПД. И только на финальную акцептованную версию Исправления УПД вернётся «Титул покупателя».
Действует. Проект в этом плане схож с ЭСФ. Цепочка может выглядеть как: УПД → N исправлений УПД → УКД на последнее исправление → N исправлений УКД.
Отфактуруется в таком случае последняя версия исправления и последняя версия корректировоки. По ним придут «Титулы получателя».
Это дополнительная возможность, предусмотренная проектом, но на практике будет встречаться крайне редко. Действительно, в случае если в УПД были расхождения только в количествах, и выставленный УКД покрыл их не полностью, можно поставщику сформировать УКД на предыдущий УКД, в котором он «покроет» оставшиеся расхождения. В таком случае подпись «Титула получателя» вернется на все три документа.
Параллельно с этим действует возможность сформировать Исправление УКД. И именно так рекомендуем устранять расхождения поставщикам.
Так как, наряду с обычными поставками, в X5 Retail Group существуют «некоммерческие» поставки, сама возможность приема УПД с функцией СЧФ была в SAP заложена, но к проекту с товарными поставщиками она не относится. Для товарных поставщиков УПД с функцией СЧФ отклоняется.
Условия возвратной тары, номера и даты УПД
ИЛИ/И
В других же случаях указание номера УПД в отправляемый DESADV раньше положенного срока приведет к тому, что ТОРГ-12 не будет совпадать с DESADV, что может привести к сбою приемки.
3. Параметр «Дата УПД» из DESADV приходит в X5 Retail Group как дата DESADV. Проверки на дату нет, но должна фигурировать та же дата, что и в исходящем УПД.
Проверка на стороне X5 Retail Group реализована следующим образом:
Таким образом поставщики на практике могут любые расхождения закрывать через ИУПД.
Если указали в DESADV и в ТН/ТТН возвратную тару, тогда будет и в RECADV.
При необходимости можно модернизировать 1С.
Да, проверяется уникальность сочетания [Юр. лицо поставщика]+[Юр. лицо X5 Retail Group]+[Номер УПД]+[Дата УПД]
Вопрос в процессе проработки, окончательная информация будет позднее.
Это означает, что в отправленном УПД не заполнено поле «Дата заказа покупателя». В этом случае необходимо сформировать исправленный УПД и указать в нем дату заказа.
Спасибо! Ваше мнение очень важно для нас